Электронный документооборот

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

· соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

· распределённость;

· масштабируемость;

· модульность;

· открытость;

· переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· создание справочников и работа с ними;

· контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

· создание и редактирование реквизитов документов;

· формирование отчетов по документообороту предприятия;

· импорт документов из файловой системы и Интернета;

· создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

· работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

· электронное распространение документов;

· работа с документами в папках;

· получение документов посредством сканирования и распознавания.

· уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определённые задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

· обеспечение более эффективного управления за счёт автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

· исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

· исключение необходимости или существенное упрощение и удешев-ление хранения бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива;

· экономия ресурсов за счёт сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

· поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

· обеспечение кадровой гибкости за счёт большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

· протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

· оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Электронные потоки информации на предприятии (в офисе) схематично представлены на рис.10.1.

Рис. 10.1. Общая схема электронного документооборота

Всякая система электронного документооборота должна быть распределённой, так как ввод документов происходит на территориально-распределённой организации.

Перечислим функции систем электронного документооборота.

1. Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

1. стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

2. скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путём сравнения значений этих атрибутов со значениями запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д.

Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши: с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; 3) электронные носители — жёсткие, оптические, магнитооптические диски.

Одна из важных функций системы документооборота — маршрутизация и контроль исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота — это построение схемы, согласно которой они передаются между рабочими местами пользователей АРМ.

Известны следующие системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация — последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: контроль доставки документа; контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определённым маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

· интеграции процесс повышение информированности руководства и специалистов за счёт увеличения объёмов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчётов и докладов, а также за счёт повышения полноты и достоверности отчётов;

· уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счёт перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

· уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счёт получения точной адресации в электронном виде;

· интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

· создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

· процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема "Электронный архив");

· процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема "Ввод стандартных форм документов");

· управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема "Делопроизводство").