Копия договора (контракта, заказа)

3. Расчет убытков

4. Документы, подтверждающие причинение убытков

5. Накладная от __________ № __________

6. Счет от «___» ______________ № ___________

Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

Ответ на претензию

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

- об удовлетворении претензии полностью или частично с указание даты и номера платежного поручения при оплате;

- об отклонении претензии полностью или частично.

Наименование предприятия Адрес Тел. Факс 00.00.2003 №______ на № ________ от 00.00.2003

ЗАКАЗНОЕ Кому ______________________ (наименование получателя) Куда ______________________ (его адрес)

Ваша претензия о взыскании ___________руб. за ____________

нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам: ________________________________________

Приложение: 1.Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии.

2.Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии.

Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия

Основы работы на компьютере

Внедрение компьютерных технологий открывает новые пер-спективы для высокопроизводительного документационного обеспе-чения в сфере управления общественным питанием. С помощью компьютера можно создать документ, передать его на расстояние, зарегистрировать и проконтролировать исполнение, а также сохранить его с помощью электронного архива. Внедрение персо-нальных компьютеров (ПК) не меняет задачи и принципы делопроиз-водства, а только снижает трудоемкость и повышает эффективность. Поэтому секретари смогут перейти от традиционных методов работы к компьютерным, что находится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, в котором указано, что документы допускаются изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Порядок выполнения:

1. Ознакомьтесь с программами-редакторами (лексикон, меню лексикона, работа с окнами и карманом памяти, изменение параметров конфигурации).

2. Выясните роль редактора текстов Win Word (система помощи и обучения, практические работы с текстом).

3. Применение табличного редактора Excel и его использование (система помощи и обучения, табличный редактор Excel, процедура обращения к рабочим документам, переименование рабочих листов, коррекция высоты строк и ширины столбцов, построение таблиц, маркирование ячеек, обмена операций, копирование и удаление данных, форматирование чисел, выравнивание данных, табличные вычисления, ввод формул, включение таблицы в текст).

С помощью компьютера оформите:

1. Бланк письма и общий бланк КемТИПП.

2. Установите поля на документе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

3. Проведите систематизацию известных Вам документов.

4. Перед распечатыванием документа произведите автомати-ческую подгонку строк, если есть в этом необходимость.

5. Выведите документ на принтер.

6. Зарегистрируйте документ на персональном компьютере.

7. Сделайте механический набор текста с помощью клавиатуры на компьютере.

8. Сформируйте номенклатуру дел на основе табличного редактора Excel.

Если Вы не успели выполнить задание на занятии, то постарайтесь закончить его на персональном компьютере дома.

Желаем успехов!

ВОПРОСЫ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с учебным планом студенты заочного факультета V курса специальности 271200 «Технология продуктов общественного питания» по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» выполняют контрольную работу по одному из 30 вариантов, соответствующих последним двум цифрам шифра студента. Студенты должны быть внимательными при выборе варианта, т.к. работа, выполненная не по своему варианту, возвращается студенту без проверки и зачета.

Ответы должны быть составлены с учетом требований ГОСТ Р 6.30-97, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ от 06.07.92, Гражданского кодекса РФ, других кодексов, федеральных законов, нормативно-методических докумен-тов и включать документы по наиболее важным вопросам деятельности предприятия: организационные и распорядительные, документы по персоналу (кадрам) предприятия, информационно-справочные документы, личные документы и различные регист-рационные формы. Желательно в своих ответах привести документы, активно используемые в современной практике.

Все формы управленческой деятельности отражаются в доку-ментах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на аппарат управления функций. К таким функциям относятся: планирование, организационно-распорядительная деятель-ность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предп-риятий.

Основные требования к оформлению документов базируются на требованиях государственных стандартов на унифицирование системы документации.

Следует отдавать предпочтение учебным, справочным и практическим пособиям с более поздними датами их издания, т.к. в них отражены требования нормативных актов, действующих в настоящее время. Кроме того, только в них обобщен опыт работы негосударственных структур в сферах документирования и организации работы с документами.

План работы с подобранной литературой:

- отметить материал, необходимый для изучения;

- изучить материал;

- составить конспект, отметив недостаточно понятые и требующие доработки вопросы;

- подобрать дополнительную литературу для полного ответа на вопрос;

- по вопросам, оставшимся нерешенными, обратиться за консуль-тацией к преподавателю.

При выполнении заданий рекомендуется отдавать предпочтение угловому способу расположения реквизитов документа как более рациональному.

В конце контрольной работы необходимо дать перечень исполь-зованной литературы с указанием автора, названия, места издания, названия издательства, года издания. Для журнальных статей укажите фамилию, и.о. автора, название статьи, название журнала, его номер, год издания.

ВАРИАНТ №1

1. На основании исследования конъюктуры рынка, отделом маркетинга ЗАО «Томь» представилась возможность заключить ряд выгодных контрактов.

Начальник отдела маркетинга решил поощрить своих ведущих сотрудников премиальными выплатами к ближайшей зарплате.

Задание. В роли начальника отдела маркетинга подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа. Вид документа определите самостоятельно.

2. Как оформляются приложения к документу?

3. Составьте служебное письмо по данным: автор – Институт неорганической химии РАН; адрес: 630090, Новосибирск, проспект Академика Лаврентьева; подписывает письмо зам.директора – Иванов И.И.; адресат – в НИИ радиотехники, директор Петров П.П.

Письмо является ответным на инициативное с входящим № 15-4/79 от 28.09.2003г.

Адресату необходимо сообщить о возвращении технического проекта АСУ «Кадры», т.к. тот требует переработки; кроме того, предлагается направить в Институт неорганической химии сотрудника для обсуждения проекта договора поставки и сообщить заранее время командировки.

ВАРИАНТ №2

1. По вине бухгалтерии сотрудникам ЗАО «Томь» в текущем месяце была задержана выплата заработанной платы. Главный бухгалтер информирует директора ЗАО о том, что задержка наличности была связана с опозданием перечисления на счет ЗАО денежных средств от предприятий – партнеров.

Задание. В роли главного бухгалтера составьте служебную записку. Вид служебной записки выберите самостоятельно, исходя из предложенной ситуации.

2. Какие формы согласования документов Вы знаете?

3. Составьте инициативное письмо и заголовок к тексту в адрес торгующей организации о приобретении технического оборудования / выч.техники, микрокалькуляторов и т.п. / на общую сумму 40 тыс.руб. Составьте реквизиты, определить формат документа.

ВАРИАНТ №3

1. Производственная необходимость требует продолжения работы ЗАО «Томь» в выходные дни с учетом денежной компенсации переработки или предоставления других дней отдыха.

Задание. В роли секретаря – референта директора ЗАО подготовьте проект соответствующего документа распорядительного документа. В роли юрисконсульта завизируйте составленный документ.

2. Как оформляется служебная отметка «Об исполнении и направ-лении в дело»?

3. Классификация, реквизиты и особенности оформления справок.

ВАРИАНТ №4

1. Директор ЗАО «Томь» принял решение о приеме нового сотруд-ника в отдел маркетинга на должность «рекламный агент».

Задание. Подготовьте проект трудового договора (контракта) со специалистом.

2. Правила составления телеграмм.

3. Назначение и особенности составления, оформления отдельных ви-дов служебных писем (сопроводительных, коммерческих).

ВАРИАНТ №5

1. Директор ЗАО «Томь» принял решение о приеме нового сот-рудника в отдел маркетинга на должность «рекламный агент». Между ЗАО и специалистом заключен трудовой договор.

Задание. В роли сотрудника кадровой службы подготовьте: а) проект распорядительного документа, соответствующего ситуации; б) справку с работы для предоставления по месту учебы специалиста.

2. Требования к тексту приказа и протокола.

3. Акт как вид информационно-справочного документа. Виды актов.

ВАРИАНТ №6

1. В соответствии с учредительным договором от 02.01.2003 принято решение об учреждении закрытого акционерного общества (ЗАО) «Томь», утверждении устава общества и избрании органов управления обществом. Учредители: ООО «Сален» (юридический адрес, расчетный счет), ОАО «Марс» (юридический адрес, расчетный счет), Сидоров Иван Сергеевич (данные паспорта, место жительства).

Задание. Составьте заявление учредителей в регистрационную палату администрации города на регистрацию ЗАО «Томь».

2. Порядок заключения трудового договора.

3. Классификация, реквизиты и особенности оформления служебных записок.

ВАРИАНТ №7

1. В организационной структуре ЗАО «Томь» выделены следующие структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел маркетинга.

Задание. Составьте организационные документы ЗАО «Томь»: «Структура и штатная численность», «Штатное расписание».

2. Каковы особенности заключения трудового договора при поступ-лении в предприятия торговли и общественного питания?

3. Роль документационного обеспечения в деятельности фирмы.

ВАРИАНТ №8

1. В организационной структуре ЗАО «Томь» секретариат выделен как самостоятельное структурное подразделение, которое на основании положения о секретариате ЗАО возглавляет начальник секретариата.

Задание. В роли начальника секретариата составьте должностную инструкцию секретарю – референту. Завизируйте и утвердите должностную инструкцию.

2. Как оформляется примечание к документу?

3. Написать письмо, рекламирующее кафедру «Технология и органи-зация общественного питания».

ВАРИАНТ №9

1. В ЗАО «Томь» состоялось заседание правления. Повестка дня была посвящена расширению отдела маркетинга. В связи с этим возникла необходимость внести изменения в штатное расписание сотрудников фирмы, а так же разработать новые должностные инструкции на введенные в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе, агента по снабжению.

Задание. В роли секретаря заседания составьте проект протокола, заранее определив полный, сокращенный или краткий протокол Вы будете составлять.

2. Составьте объяснительную записку по поводу пропуска занятий.

3. Бланки документов. Требования к их оформлению.

ВАРИАНТ №10

1. Директор ЗАО «Томь» принял решение о приеме на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности на должность «менеджер по рекламе». В кадровую службу ЗАО специалистом были представлены следующие документы: личное заявление, трудовой контракт между ЗАО «Томь» и автором заявления, копия диплома и выписка из трудовой книжки.

Задание. В роли специалиста кадровой службы:

а) подготовьте проект соответствующего распорядительного доку-мента;

б) внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку нового сотрудника;

в) зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета трудовых книжек.

2. Составьте и оформите характеристику.

3. Правила оформления и выдачи копий документов.

ВАРИАНТ №11

1. Директор ЗАО «Томь» принял решение о приеме молодого специалиста в отдел маркетинга на должность «рекламный агент». Между ЗАО и специалистом заключен трудовой договор.

Задание. В роли сотрудника кадровой службы ЗАО:

а) оформите трудовую книжку нового работника, заполнив разделы «сведения о работе»;

б) зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета;

в) внесите в трудовую книжку запись об изменении фамилии работника.

2. Особенности работы с предложениями, заявлениями, жалобами граждан.

3. Классификация, реквизиты и особенности оформления протоколов.

ВАРИАНТ №12

1. 08.10.2003 должно состояться собрание акционеров ЗАО «Томь». Директор ЗАО «Томь» в ООО «Сален» направляет своего предста-вителя для участия в собрании.

Задание. Составьте телефонограмму о прибытии представителя фир-мы «Сален», включив просьбу о бронировании в гостинице «Кузбасс» 1-местного номера «люкс» на имя представителя на период с 04.10.2003 по 08.10.2003. В роли секретаря ООО «Сален» оформите телефонограмму как передаваемую. В роли секретаря – референта ЗАО «Томь» оформите телефонограмму как принимаемую.

2. Реквизиты и особенности оформления заявлений и приказов по личному составу.

3. Какие документы не включаются в номенклатуру дел?

ВАРИАНТ №13

1. В ЗАО «Томь» проведена проверка работы отдела маркетинга по оказанию платных услуг. Комиссия в составе заместителя директора, главного бухгалтера и начальника отдела маркетинга в ходе проверки обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Агенту, в обязанности которого входит оформление данной докумен-тации, будут предъявлены санкции.

Задание. Подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа.

2. Что такое опись документальных материалов. Для чего она составляется?

3. Классификация служебных писем по назначению и содержанию.

ВАРИАНТ №14

1. ЗАО «Томь» получает от ООО «Сален» рекламную брошюру, представляющую новое торговое оборудование. На совещании по использованию этого оборудования выяснилось, что для принятия окончательного решения необходимы более полные данные по всем товарам данной группы, а также прейскурант цен с указанием условий поставки.

Задание. Составьте проект служебного письма в секретариат ООО «Сален» с запросом более подробной информации о данном товаре. Определите вид служебного письма и оформите соответствующий набор реквизитов.

2. Характеристика и особенности оформления актов.

3. Всем ли предприятиям и учреждениям нужна номенклатура дел?

ВАРИАНТ №15

1. На запрос ЗАО «Томь» фирма «Сален» подготовила и направила каталог список цен на оборудование. В сопроводительном письме ООО «Сален» выражает мнение, что высылаемые материалы должны дать исчерпывающий ответ на все вопросы фирмы «Томь». В фирме довольны мнением ЗАО «Томь» о своей продукции и готовы предоставить дополнительно любую информацию.

Задание. В роли менеджера ООО «Сален» составьте сопроводитель-ное письмо в адрес ЗАО «Томь».

2. Общая характеристика распорядительных документов.

3. Что такое опись документальных материалов? Для чего она составляется?

ВАРИАНТ №16

1. Директор ЗАО «Томь» принял решение о заключении с ООО «Сален» договора на поставку торгового оборудования. Поставщик – ООО «Сален», получатель – ЗАО «Томь».

Задание. В роли юрисконсульта ЗАО подготовьте проект договора поставки.

2. Оформление и составление указаний, распоряжений, постанов-лений.

3. Составьте письмо-претензию.

ВАРИАНТ №17

1. В организационной структуре ЗАО «Томь» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел маркетинга. За 2003 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел, из них 4 – постоянного хранения, 3 – долговременного, 9 – кратковременного хранения.

Задание. В роли секретаря – референта директора ЗАО:

а) составьте номенклатуру для фирмы;

б) оформите итоговую запись к номенклатуре дел;

в) надлежащим образом удостоверьте номенклатуру дел.

2. Должностная инструкция. Характеристика, порядок утверждения, особенности оформления.

3. Требования к тексту документа.

ВАРИАНТ №18

1. Составить договор с сотрудником о полной индивидуальной материальной ответственности.

2. Особенности ведения делопроизводства по кадрам.

3. Оформите заявление в прокуратуру о возбуждении уголовного дела.

ВАРИАНТ №19

1. Составьте договор с сотрудниками о коллективной материальной ответственности.

2. Поставьте визы в заявлении о материальной помощи.

3. Оформите копию служебного письма.

ВАРИАНТ №20

1. Организация приема посетителей секретарем в приемной.

2. Заполнение и ведение трудовых книжек работников. Оформите копию трудовой книжки.

3. Оформите письмо – приглашение на переговоры.

ВАРИАНТ №21

1. Составьте опись дел при передаче их в архив.

2. Перечислите документы, на которые ставят печать.

3. Оформление документов личного дела. Оформление и ведение лич-ных карточек работников по форме Т-2.

ВАРИАНТ №22

1. Особенности этапов обработки входящих документов.

2. Роль документационного обеспечения в деятельности фирмы.

3. Характеристика и особенности оформления справок личного характера и служебных справок.

ВАРИАНТ №23

1. Доверенность, ее виды. Оформление личной доверенности.

2. Составьте резюме.

3. Функции секретаря по бездокументному обслуживанию.

ВАРИАНТ №24

1. Документационные и организационные операции в работе дело-производителя, секретаря.

2. Правила оформления заголовков и подзаголовков к тексту.

3. Оформите журнал учета выдачи доверенностей.

ВАРИАНТ №25

1. Функции секретаря по составлению протоколов и стенограмм.

2. Составьте гарантийное письмо.

3. Оформите акт сдачи – приема дел.

ВАРИАНТ №26

1. В ООО «Сален» проведена проверка работы отдела маркетинга по оказанию платных услуг. Комиссия в составе заместителя директора, гл.бухгалтера и начальника отдела маркетинга в ходе проверки обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Агенту, в обязанности которого входит оформление данной документации, будут предъявлены санкции.

Задание. Подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа. Вид документа определите самостоятельно.

2. Особенности этапов обработки исходящих документов.

3. Составьте приказ по основной деятельности предприятия.

ВАРИАНТ №27

1. Особенности составления и оформления документов по личному составу.

2. Классификация, реквизиты и особенности оформления служебных писем.

3. Оперативное хранение документов. Передача документов на архивное хранение.

ВАРИАНТ №28

1. Составьте трудовой договор (контракт) с руководителем государст-венного предприятия.

2. Роль документационного обеспечения в деятельности предприятия общественного питания.

3. Приведите перечень документов, на которых ставится печать.

ВАРИАНТ №29

1. Общие требования к тексту документа.

2. Классификация, реквизиты и особенности оформления справок.

3. Составьте приказ о приеме инженера в ресторан.

ВАРИАНТ №30

1. Особенности этапов обработки входящих документов.

2. Характеристика и особенности оформления докладных и объяснительных записок.

3. Утверждение документов. Перечень документов, требующих проставления гербовой печати.

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Какими отметками на документе оформляется его прохождение в учреждении?

2. Как проставляется гриф утверждения на постановлении (вид документа)?

3. Каков порядок адресования документа, каковы составные части документа?

4. Какие функции выполняют службы документационного обеспе-чения управления?

5. Порядок оформления каких реквизитов определен ГОСТ Р 6.30-97?

6. Что такое формуляр и формуляр-образец документов?

7. С какой целью документы регистрируются?

8. Какие реквизиты входят в бланк документа, как он проек-тируется?

9. Какие документы ставятся на контроль?

10. Правильно оформить запись «Вопрос решен». Необходимо направить документ «В дело».

11. Как оформляется согласование документов?

12. Правила оформления бланка документа для письма.

13. Заверить копию любого документа.

14. Написать письмо-предупреждение.

15. Что такое Единая Государственная Система Делопроизводства и для чего она разработана?

16. Составить и оформить характеристику.

17. Составить и оформить указ об увольнении с работы.

18. Письмо отправлено в администрацию города. Поставить отметки исполнителя.

19. Оформить выписку из документа.

20. Составить акт по результатам бракеража кондитерской продук-ции.

21. Виды материальной ответственности.

22. Условия, при которых возникает материальная ответственность рабочих и служащих.

23. Различия в письмах с угловым и продольным штампом.

24. С какой целью документы регистрируются?

25. Общие требования к оформлению документов.

26. Составить приказ о приеме на работу.

27. Составить внутренниюю справку.

28. Составить протокол собрания в группе.

29. Оформить общий бланк.

30. Как проектируется индекс письма?

31. Проставить реквизит «СОГЛАСОВАНО» В ДОГОВОРЕ О ПОСТАВКЕ ТОВАРОВ.

32. Оформить заголовок к тексту (флаговым и продольным способом). «Способы, основанные на пользовании полос типог-рафского набора».

33. По правилам оформить следующий текст «Примечание. Пере-носить часть текста примечания на следующую страницу допускается, равно как и все примечания без предшествующего им текста».

34. По правилам оформить следующие реквизиты

00.00.0 № 12-146

На № 207-7 ОГ 00.00.00

О порядке проведения лекции в Третьяковской галерее.

35. Составить приказ о ликвидации предприятия.

36. По столовой составить номенклатуру дел.

37. Проставить визы в заявлении о материальной помощи.

38. Коллективная (бригадная) ответственность. Когда она насту-пает?

39. Что такое полная материальная ответственность?

40. Перечень работников в предприятии общественного питания. С кем составляется договор о материальной ответственности?

41. В каких случаях нельзя заключать договор о материальной от-ветственности с рабочими и служащими?

42. Проставить интервалы в реквизите «адресат»

Директору Ивановской льнопрядильной фабрики т. Добролюбову В.П. 229700, г. Иваново, Советская, 25/77

43. Поставить интервалы в реквизите «отметка исполнителя» и расшифровать следующую запись:

Косенкова 256677

ТП 300.00.00

В дело 12-145/5

00.00.00

44. Правила оформления таблиц.

45. Требования к тексту документа.

46. Написать письмо, рекламирующее кафедру «Технология и организация общественного питания».

47. Написать письмо – просьбу.

48. Написать письмо – рекламацию.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). -М.: МИАИ, 1975. – 156с.

2. Общесоюзный классификатор. Подсистемы и комплексы задач. АСУ. I 84 154. – М.: Экономика, 1986. – 260с.

3. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984. – 38с.

4. ГОСТ 6.10.5-87. УСД. Требование к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987. – 25с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. – М.: Изд-во стандартов, 1997. – 19с.

6. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.: Экономика, 1988. – 108с.

7. Васильев Б.М. Компьютер в офисе. М.: Вектор, 1990. – 162с.

8. Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.

9. Войченко Е.Г. Планирование и организация работы отдела кадров. – Киев, 1986. – 97с.

10. Волгин В.Н. Деловые совещания. М.: Московский рабочий, 1991. – 158с.

11. Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспон-денции. – М.: Экономика, 1992. – 220с.

12. Справочник по делопроизводству и основам работы на компью-тере с документами / Сост. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. – М.- С-Пб.: Герда. – 1998. – 345с.

13. Кузнецова А.Н. В помощь машинистке, секретарю, стеногра-фистке. М.: Высшая школа, 1990. – 185с.

14. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – Высшая школа, 1991. – 172с.

15. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991. – 158с.

16. Кузнецова А.Н. Машинопись. – М.: Высшая школа, 1992. – 286с.

17. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руко-водство к составлению. – М.: Приор. – 1997. – 96с.

18. Курс лекций по дисциплине «Делопроизводство и корреспон-денция».

19. Лившиц Я.З. История делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

20. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Наука, 1982. – 164с.

21. Субботин Д.Т. Специальные системы документирования. – М.: Экономика, 1980. – 119с.

22. Шахиджанян В.В. Соло на пишущей машинке. – М.: Книга, 1991. – 138с.

23. Шейнин М.И. Корреспонденция и делопроизводство в торговле. – М.: Экономика, 1983. – 95с.