Первым шагом регистрации документа является заполнение его регистрационной карточки. Она расположена непосредственно под главным меню окна документа. Поля, обязательные для заполнения, имеют фон желтого цвета.
Регистрация документа в системе состоит из следующих этапов:
ü заполнение регистрационной карточки документа;
ü присоединение файлов;
ü завершение регистрации документа.
Для заполнения полей регистрационной карточки также можно использовать справочники, встроенные в систему. Также можно использовать метод Drag&Recog (перетащить и распознать), то есть распознать бумажный документ через окно Присоединенные файлы и заполнить поля формы.
Документ в системе ЕВФРАТ-Документооборот представляет собой совокупность трех информационных блоков:
1. Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.
В регистрационной карточке заполняются, в частности, следующие поля:
ü регистрационный номер документа;
|
|
ü дата регистрации документа;
ü тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т. д.;
ü краткое содержание документа.
2. Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т. д.
3. Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.
Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.
Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:
ü поток входящих документов: как правило, содержит документы, пришедшие в организацию извне;
ü поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам; поток внутренних документов: как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;
ü потоки, созданные администратором, например отдельный поток «Приказы».