Лингвистические и экстралингвистические особенности текстов служебных документов

Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

однозначность используемых слов и терминов;

нейтральный тон изложения;

соблюдение лексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тек­сте документа должно употребляться только в одном значе­нии, принятом в официально-деловой письменной речи. В свя­зи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Профессионализмы возникают в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заме­нителем термина (например, пересадка вместо транспланта­ция; кардан вместо карданное устройство и др.). Область при­менения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения явля­ется стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто­ру, так и адресату.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколь­кими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значения­ми, то есть обозначают разные понятия. Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы.

Не допускается использование неологизмов - слов, обозначающие новые понятия и предме­ты, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и нео­логизмы-профессионализмы или слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми поня­тиями и предметами. Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности.

Особенность делового стиля — употребление так называемых Универсальных слов — слов со стертым, неопределенным значением.

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.; графические сокращения - применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др.

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело­вой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограничен­ности деловой речи:

«Сообщаем, что в период с... по...» «Установлено, что в период с... по...» «Сообщаем, что по состоянию на...»

В официально-деловой письменной речи сложились пра­вила расположения определений. Так, согласованные опре­деления (выраженные прилагательными) ставятся перед опре­деляемым словом, а несогласованные (выраженные словосо­четанием) — после него. Например: актуальный вопрос, опто­вый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. На­пример: приказ — издается; контроль — возлагается.

Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой ин­формации, необходимое и достаточное для реализации комму­никативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю­чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

7. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию до-кумента является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содер-жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фак-тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв-ляется статус автора. Вне зависимости от того, кто является непос-редственным (техническим) составителем документа или его офи-циальным автором, подписывающим документ, адресантом (отпра-вителем) становится "коллективный субъект", который направля-ет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информа-цию.

Большинство официальных документов визируется и подписы-вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так-же подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич-ную ответственность за содержание документа каждого из подписав-ших его.

3. Адресность. Другой важной характеристикой документного об-щения, как отмечают специалисты, является точная адресность до-кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкрет-ной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.

4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором доку-ментного общения, влияющим на характер управленческой информа-ции, является повторяемость и тематическая ограниченность управ-ленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения.

5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленче-ской деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в сво-ем содержании самую новую, важную и актуальную для организа-ции информацию.. Составитель документа должен отразить све-дения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

7. Убедительность. Аргументированность и убедительность ин-формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность докумен-та зависит от того, насколько он обоснован

8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан-ные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости не-допустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения. Управленческая информа-ция - официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело-вой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, под-черкивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.