Справка

І ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

СПРАВКА

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты служебного характера.

	СПРАВКА Справка выдана ___________________ в том, что он (она) работает (фамилия, имя, отчество) ___________________________________________________________ (указание занимаемой должности) Выдана для представления в1 __________________________________ ___________________________________________________________ (название органа, куда выдана) Аким города ___________ (_______ района)2____________ _____________ (подпись) (Ф.И.О.)
		Жиһаз және жабдық сатып алу туралы кәсіпорынның атауы Директор _____________________ _______________________ (аты-жөні) АНЫҚТАМА 00.00.00 № ______ _________________ қаласы ____________ жылдың ___________ тоқсанында кеңсе жиһазы мен жабдықтарын жаңалау туралы жоспарға3сәйкес төмендегі жиһаздар мен жабдықтар жиынтығы сатып алынды: Анықтама _______________________________________________ негізінде жасалды. Бас бухгалтер __________________ ________________________________ (қолы) (аты-жөні) № _____________ іске Орындаушының қолы ___________________

О закупке мебели и оборудования наименование предприятия Директору ______________________ _____________________ (Ф.И.О.) СПРАВКА 00.00.00 № ___ г. _________________ В соответствии с планом3модернизации конторской мебели и оборудования в квартале _____________ _____________ года были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования: Справка составлена на основании ___________________________. Главный бухгалтер _____________ _______________ (подпись) (Ф.И.О) В дело № _____________ Подпись исполнителя ___________________

Образцы 1 в Национальную библиотеку в Комитет Национальной безопас-ности в налоговый комитет в военный комиссариат 2 Аким (________ района) города _______ Заместитель акима (________ района) города _______ 3 в соответствии с планом в соответствии с приказом в соответствии с программой в соответствии с указанием

Үлгілер 1 Ұлттық кітапханаға Ұлттық қауіпсіздік комитетіне салық комитетіне әскери комиссариатқа 2 ______ қаласы (______ ауда-нының) әкімі ______ қаласы (________ ауда-ны) әкімінің орынбасары 3 жоспарға сәйкес бұйрыққа сәйкес бағдарламаға сәйкес нұсқауға сәйкес

МӘЛІМЕТ

Мәлімет – белгілі бір мәселеге қатысты кеңінен ақпарат беретін құжат (ұсыныс жөніндегі мәлімет, ескерту жөніндегі мәлімет, талап жөніндегі мәлімет және т.б.).

Аппарат жұмысының нәтижесі туралы _______ қаласының әкімі _______________________ (аты-жөні) Қала әкімі аппараты жалпы бөлімінің1қызметкерлері өз қызме- тінде ҚР «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңын (12.01.2007 ж. № 221), Үкіметтің «Қазақстан Республи- касының орталық және жергілікті органдарында жеке тұлғалар мен заңды тұлғалардың өкілдерін қабылдауды ұйымдастыру туралы» Қаулысын (04.09.2002 ж. № 974), Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілген ісқағаздарды жүргізу туралы Нұсқаулығын (31.01. 2001 ж. № 168) және _______ қаласы әкімінің «________ қаласы әкімі аппаратында және оның құрылымдық бөлімшелерінде құжаттармен жұмыс жасау туралы» шешімін (28.04.2001 ж. № 289) басшылыққа алады. Қала әкімі аппараты жалпы бөлімінің штаттық саны, бөлім меңгерушісін қоса есептегенде __ адам. Жұмыс төмендегі бағыттар бойынша жүргізіліп келеді: - азаматтарды қабылдау (жазу, кеңес, құжаттарды тіркеу, телефонмен, оның ішінде «Сенім» телефонымен жауап беру); - хаттарды, өтініштерді, шағымдарды қарау тіркеу, көшіру, өтініш иелеріне телефон арқылы жауап беру, бақылау жасау, сараптау, Бас прокуратураға есеп беру); - қызметтік хаттарды қарау (қабылдау, тіркеу, көшіру, бақылау, сараптау, есеп беру); - «тікелей эфирдегі» құжаттарды қарау (тіркеу, көшіру, бақылау, сараптау, қорыту, ҚР Президенті әкімшілігіне ақпарат дайындау); - жіберілетін хаттарды ресімдеу (тізім жасау, қосымшасының бар-жоғын тексеру, шығыс құжаттардың барлық тиісті талаптарына сәйкестігін тексеру); - қала әкімдігінің ғимаратында орналасқан барлық мемлекеттік органдар үшін жеке және заңды тұлғалардан құжаттар қабылдау. Осы жылдың ______________ мен ______________ аралығындағықұжат айналымын және орындаушылық тәртіпті сараптау жалпы бөлім қызметкерлері ____ ай ішінде барлығы ______________ хат, шағым, қызметтік хат және т.б. құжаттарды қарағандығын көрсетті, бұл – өткен жылдың осы кезеңімен салыстырғанда ___ пайызға артық көрсеткіш.

Өткен кезеңде жер учаскелерін пайдалануға құқық беретін құжаттарды ресімдеу және ЖТҚ үшін жер учаскелерін беру бойынша жер қатынастары басқармасына жеке және заңды тұлғалардан _________ өтініш жіберілді. Ал тұрғын үй басқармасына тұрғын үй мәселелері бойынша ___________________________ өтініш жіберілді. Президент, Үкімет, Парламент әкімшілігінен, орталық мемлекеттік органдардан және т.б. заңды тұлғалардан түскен ______________ қызметтік хат-хабар қаралды, бұл өткен жылдың осы кезеңімен салыстырғанда ____ пайызға артық. Олардың ішінен ______________ тапсырыс бақылауға алынды. Осы жылдың __________ мен __________ аралығында жалпы бөлімге азаматтардың өтініштері мен хаттарынан _____________ бірлік тіркелді. Олардың барлығы да бақылауға алынды. Тұрғындар тарапынан хабарларды тез алу мақсатында және қалалық және аудандық әкімдіктердің басшылары тарапынан селсоқтық, төрешілдік және сыбайлас жемқорлық деректерін қорытындылап, шаралар қолдану үшін сәрсенбі күндері сағат __________-ден __________ -ге дейін «Сенім» телефоны жұмыс істейді. Осы жылдың 1-тоқсанында қоғамдық қабылдауға __________ адамкелді, олардың әрқайсысымен әңгіме жүргізіліп, кеңестер беріліп, ұсыныстар айтылды. Олардың ішінен _____ азамат қала әкімі орынбасарларының қабылдауында болды. Айта кететін бір жайт, қалалық құрылымдық бөлімшелердің барлығы «Lotus Notes» бағдарламасы іске асыратын электрондық құжат айналымы жүйесіне қосылған. Бұл оларға күнбе-күн орындалуының бақылау мерзімдері көрсетілген карточкаларды көріп қана қоймай, біз көшірген құжатты бұрыштамамен бірге оқуға мүмкіндік береді. Олардың міндеттеріне Электрондық құжат айналымы нұсқаулығына сәйкес орындау карточкасын толтыру және осы құжаттың жауабының электрондық нұсқасын қосымша енгізу кіреді. Алайда бұл қызметтерді департаменттер мен басқармалардың барлығы бірдей орындап отырған жоқ, соның салдарынан __________________2басқармасында құжаттардың орындалу мерзімі бұзылып отырғандығы байқалды. Қала әкімі резиденциясы ғимаратында орналасқан мемлекеттік органдардың барлығы үшін құжат қабылдауды бөлімнің жеке қызметшісі жүргізеді. Мұның саны айына ____________, ал 3 айда ____________ құжатты құрады. Есеп беріліп отырған кезең ішінде шығыс хаттар ____________ бірлікті құрады, оның ішінде: - фельдбайланыс арқылы – ______; - пошта арқылы – ___________; - электронды пошта және факс арқылы – ________; - аудан әкімі аппараттарында – ________; - қалалық құрылымдық бөлімшелерде – _______. Ақпараттың реті бойынша хабарланып отыр. __________қаласы әкімі аппаратының басшысы3 ____________ ______________________ (қолы) (аты-жөні)

СВОДКА

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

О результатах работы аппарата Акиму города ______ ___________________ (Ф.И.О.) В своей деятельности сотрудники общего отдела1аппарата акима города руководствуются Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» (от 12.01.2007 г. №221), постановлением Правительства «Об организации приема физических и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан (№ 974 от 04.09.2002 г.)», Инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан (№ 168 от 31.01.2001 г.) и решением акима города ________ «О работе с документами в аппарате акима города _______ и его структурных подразделениях» (№ 289 от 28.04.01 г.). Штатная численность общего отдела аппарата акима города составляет ___ человек, в том числе заведующий(ая) отделом. Работа ведется в следующих направлениях: - прием граждан (запись, консультация, регистрация документов, ответы по телефону, в том числе по телефону «Доверия»); - обработка писем, заявлений, жалоб (регистрация, сканирование, копирование, ответы заявителям по телефону, осуществление контроля, анализ, отчеты Генеральной прокуратуре); - обработка служебной корреспонденции (прием, регистрация, сканирование, контроль, анализ, отчеты); - обработка документов с «прямого эфира» (регистрация, сканирование, контроль, анализ, обобщение, подготовка информации в Администрацию Президента РК); - оформление исходящей корреспонденции (составление ре- естра, проверка наличия приложения, проверка на соответствие всем необходимым требованиям исходящих документов); - прием документов от физических и юридических лиц для всех государственных органов, дислоцированных в здании акимата города. Анализ документооборота и исполнительской дисциплины за период с __________ по __________ текущего года показал, что работниками общего отдела за ____ месяц всего обработано __________ писем, жалоб, служебной корреспонденции и других документов, что на ___ процентов больше аналогичного периода прошлого года.

За прошлый период по оформлению правоустанавливающих документов на земельные участки и по предоставлению земельных участков под ИЖС, направлено в управление земельных отношений ______________ обращенийюридических и физических лиц. А в управление жилья по жилищным вопросам направлено ______________ обращений. Служебной корреспонденции, поступившей из Администрации Президента, Правительства, Парламента, центральных государственных органов и других юридических лиц обработано ______________, что также больше, чем за аналогичный период прошлого года на ____ процентов. Из них взято на контроль ______________ поручения. Обращений и писем граждан в общем отделе с __________ по ____ _____ т.г. зарегистрировано ____________ единиц. Все они взяты на контроль. В целях оперативного получения сигналов со стороны населения, обобщения и принятия мер по фактам халатного отношения, волокиты, бюрократии и коррупции со стороны руководителей городского и районных акиматов, работает телефон «Доверия» ______________ по средам с __________ до _________ часов. За 1-й квартал т.г. общественную приемную посетило __________ человек, с которыми из них проведена обстоятельная беседа, даны консультации и рекомендации. Из них на приеме заместителей акима города побывало _____ граждан. Следует отметить, что все структурные подразделения города подключены к системе электронного документооборота, осуществляемого программой «Lotus Notes», что позволяет им день в день видеть не только карточку с контрольными сроками исполнения, но и прочитать отсканированный нами документ вместе с резолюцией. В их задачи, согласно Инструкции электронного документооборота, входит заполнение карточки исполнения и прикрепления электронного варианта ответа к данному документу. Однако, не всеми департаментами и управлениями выполняются эти функции, таким образом, наблюдается исполнение документов с нарушением сроков в управлении2___________. Отдельным сотрудником отдела ведется прием документов для всех государственных органов, дислоцированных в здании резиденции Акима города. Это составляет в месяц около __________, а за 3 месяца _______ _____ документов. Исходящая корреспонденция за отчетный период составила _____________ единицы, в том числе: - фельдсвязью – ______; - почтой – ___________; - электронной почтой и факсом – ________; - в районные аппараты Акимов – ________; - в структурные подразделения города – _______. Сообщается в порядке информации. Руководитель аппарата акима г.___________3 ____________ _______________________ (подпись) (Ф.И.О.)

	Үлгілер 1 бақылау-кадр бөлімінің 1 бақылау-кадр бөлімінің кәсіпкерлікті дамыту және қолдау бөлімінің құрылыс бөлімінің тұрғын үй коммуналдық шаруашылық бөлімінің заң бөлімінің телекомуникация, пошта және аэронови-гация аясындағы қызметті бақылау бөлімінің заң және кадрлық жұмыстар бөлі­мі­нің қаржы-шаруашылық бөлімінің шағын және орта бизнес бөлімінің бухгалтерлік есеп және есеп беру бөлімінің сауда бөлімінің аудан бойынша өнеркәсіп бөлімінің ведомстволық мұрағаттарды іріктеп жинау және басқару бөлімінің Әділет басқармасы АХАЖ бөлімінің қызмет көрсетуді дамыту бөлімінің жеке тұлғаларды тіркеу бөлімінің құжаттау үшін жұмысты ұйымдас- тыру және дайын құжаттарды беру үшін тұрғындарды тіркеу бөлімінің 2 Алматы қаласы Сәулет және қала құрылысы басқармасы 2 Алматы қаласы Сәулет және қала құрылысы басқармасы Алматы қаласы Ішкі саясат басқармасы Алматы қаласы Мемлекеттік сәулет-құрылыс бақылау басқармасы Алматы қаласы Мемлекеттік санитарлық-эпидемиологиялық қадағалау басқармасы Алматы қаласы Тұрғын үй басқармасы Алматы қаласы Жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар басқармасы Алматы қаласы Денсаулық сақтау басқармасы Алматы қаласы Мәдениет басқармасы Алматы қаласы Жұмылдыру дайындығы, азаматтық қорғаныс авариялар мен дүлей зілзалалардың алдын алуды және жоюды ұйымдастыру басқармасы Алматы қаласы Білім басқармасы Алматы қаласы Жолушылар көлігі және автомобиль жолдары басқармасы Алматы қалалық Кәсіпкерлік және өнеркәсіп басқармасы Алматы қаласы Табиғи ресурстар және қоршаған ортаны қорғау басқармасы Алматы қаласы Құрылыс басқармасы Алматы қаласы Қаржы басқармасы Алматы қаласы Экономика және бюджеттік жоспарлау басқармасы		Образцы 1 контрольно-кадрового отдела отдела развития и поддержки предпринимательства отдела строительства отдела жилищно-коммунального хозяйства юридического отдела отдела конторля за деятельностью в сфере телекомуникаций, почты и аэроновигации отдела юридической и кадровой работы финансово-хозяйственного отдела отдела малого и среднего бизнеса отдела бухгалтерского учета и отчетности отдела торговли отдела промышленности по району отдела комплектования и контроля за ведомственными архивами отдела ЗАГС Управления Юстиции отдела развития сферы услуг отдела регистрации юридических лиц отдела по организации работы, по документированию и регистрации населения для выдачи готовых документов гражданам 2 Управление архитектуры и градостроительства города Алматы Управление внутренней политики города Алматы Управление государственного архитек-турно-строительного контроля города Алматы Управление государственного санитар-но-эпидемиолгического надзора города Алматы Управление жилья города Алматы Управление занятости и социальных программ города Алматы Управление здравоохранения города Алматы Управление культуры города Алматы Управление по мобилизационной под-готовке, гражданской обороне, организации предупреждения и ликвидации аварий и стихийных бедствий города Алматы Управление образования города Алматы Управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог города Алматы Управление предпринимательства и промышленности города Алматы Управление природных ресурсов и охраны окружающей среды городы Алматы Управление строительства города Алматы Управление финансов города Алматы Управление экономика и бюджетного планирования города Алматы
		Алматы қаласы Энергетика және коммуналдық шаруашылық басқармасы Алматы қаласы Мұрағаттар және құжаттама басқармасы Алматы қаласы Жер қатынастары басқармасы Алматы қаласы Тілдерді дамыту басқармасы Алматы қаласы Ауыл шаруашылығы басқармасы Алматы қаласы Дене шынықтыру және спорт басқармасы 3 _______ қаласы әкімі аппаратының басшысы 3 _______ қаласы әкімі аппаратының басшысы _______ қаласы әкімі аппараты басшысының орынбасары		Управление энергетики и коммунального хозяйства города Алматы Управление архивов и документации города Алматы Управление земельных отношений города Алматы Управление по развитию языков города Алматы Управление сельского хозяйства города Алматы Управление фйизической культуры и спорта города Алматы 3 Руководитель аппарата акима города _______ Заместитель руководителя аппарата акима города _______

АКТ

Акт – анықтамалық-ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау-тапсыру, құжаттарды жою, апат туралы актілер және т.б.) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестерден, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау және т.б.).

АКТ

Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, уничтожения документов, акты аварий и т.д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.).

	Үлгілер 1оралмандар үшін мәртебесін растайтын құжат «Көп балалы ана» куәлігі «Батыр ана» куәлігі «Халық қаһарманы» куәлігі 2 зейнетақы мөлшері 2зейнетақы мөлшері жәрдемақы мөлшері мемлекеттік атаулы әлеуметтік көмек мөлшері материалдық көмек мөлшері 3 Аудандық еңбек және халықты әлеуметтік қорғау орталығының бастығы 3Аудандық еңбек және халықты әлеуметтік қорғау орталығының бастығы Аудандық еңбек және халықты әлеуметтік қорғау орталығы бастығының орынбасары Аумақтық орталықтың директоры Аумақтық орталық директорының орынбасары 4Еңбек қауіпсіздігі бойынша нұсқаулық Кіріспе нұсқаулық Алғашқы нұсқаулық Қайталама нұсқаулық 5 Еңбекті қорғау жөніндегі қызметтің басшысы		Образцы 1для оралманов документ, подтверж-дающий его статус Свидетельство «Многодетной матери» Свидетельство «Матери Героини» Свидетельство «Халық қаһарманы» 2размер пенсии размер пособия размер социальной адресной помощи размер материальной помощи 3Начальник Районного Центра труда и социальной защиты населения Заместитель начальника Районного Центра труда и социальной защиты населения Директор Территориального Центра Заместитель директора Территориального Центра 4Инструктаж по безопасности труда Инструктаж вводный Инструктаж первичный Инструктаж вторичный
		5 Еңбекті қорғау жөніндегі қызметтің басшысы Еңбекті қорғау жөніндегі қызметтің маманы Еңбекті қорғау жөніндегі еңбек ұжымының уәкілетті тұлғасы Еңбекті қорғау жөніндегі кәсіподақтың уәкілетті тұлғасы Емдеу-профилактикалық мекеменің өкілі		5 Руководитель службы охраны труда Специалист службы охраны труда Уполнолмоченный трудового коллектива по охране труда Уполнолмоченный профсоюза по охране труда Представитель лечебно-профилактического учреждения