Товарные запасы представляют собой количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящихся в распоряжении торговых предприятий (на складах, в торговых залах) или в пути на определенную дату. В зависимости от назначения товарные запасы подразделяются на:
• запасы текущего хранения (обеспечивают повседневные нужды торговли);
• запасы сезонного хранения (необходимы для бесперебойной торговли вне зависимости от времени года, сезонных изменений спроса и предложения);
•запасы досрочного завоза (требуются для обеспечения товарами населения труднодоступных районов между сроками завоза товаров).
Для обеспечения устойчивого ассортимента товаров и, следовательно, более полного удовлетворения спроса покупателей на предприятиях торговли должна проводиться работа по управлению товарными запасами.
Управление товарными запасами заключается в их нормировании, оперативном учете и контроле над их состоянием.
Нормирование товарных запасов подразумевает установление норматива (оптимального размера) товарных запасов. Под оптимальными товарными запасами понимают такое количество товаров, которое обеспечивало бы бесперебойное их предложение покупателям при минимуме затрат.
|
|
При определении оптимальных размеров товарных запасов исходят из частоты завоза и величины разовой поставки товаров, объема их дневной реализации, а также других факторов. Для каждого вида товара устанавливается значение неснижаемого товарного запаса, позволяющего обеспечить бесперебойную торговлю товарами при возникновении непредвиденных обстоятельств (несвоевременная поставка товаров поставщиком, увеличение спроса на данный вид товара и т. п.).
Показателем, характеризующим степень обеспеченности торгового предприятия товарными запасами на определенную дату, являются товарные запасы в днях оборота. Они рассчитываются делением величины товарных запасов на однодневный товарооборот и показывают на сколько дней торговли хватит товарных запасов.
В случае снижения необходимого количества товаров работникам торговых предприятий следует принимать меры по ускорению их завоза. Если же образуются излишние товарные запасы, то выявляются причины их образования (неправильное определение потребности в товарах, низкое качество, высокие цены и т. п.), а затем принимаются меры по стимулированию продажи этих товаров или возвращают их поставщику.
Для аналитического учета товаров на складах применяется карточки количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-281). Она ведется отдельно на каждое наименование товара или на несколько однородных товаров различного назначения, но имеющих одинаковую цену (Приложение 9)
|
|
В настоящее время для управления товарными запасами в торговле все большее применение находит электронная техника. Соответствующее программное обеспечение позволяет
• осуществлять учет развернутого ассортимента товаров;
• вести картотеки количественно-стоимостного учета;
• вести реестр документов по поступлению и отпуску товаров;
• рассчитывать себестоимость товарных запасов.
В розничной торговле использование персональных компьютеров, кассовых терминалов (POS-терминалов), электронных контрольно-кассовых машин, оснащенных сканерами для считывания штрих-кодов и другими периферийными устройствами, позволяет не только контролировать товарные запасы, но и вести учет движения товаров начиная с заключения договоров и заканчивая их продажей населению.
Управление товарными запасами на оптовых и розничных торговых предприятиях
Особенности производства и транспортировки товаров определяют характер процесса пополнения запасов товаров, а особенности потребления — характер процесса расходования запасов.
Товарные запасы различают по способу образования и расходования, и по месту нахождения.
Товары, находящиеся на хранении в магазине, образуют так называемый запас товаров регулярного обращения, т. е. такие запасы товаров, которые повседневно расходуются и постоянно, регулярно обновляются. Эти запасы составляют основную часть товарных запасов в розничной торговле.
На процесс формирования товарных запасов оказывает влияние ряд факторов, важнейшим из которых является обеспечение устойчивого предложения товаров. Этот фактор выполняет функцию показателя конъюнктуры торговли. Однако на бесперебойность продажи товаров населению при минимальных товарных запасах в магазинах влияет ряд факторов неконъюнктурного порядка. К числу этих факторов относятся: равномерность и частота завоза, транспортные условия, наличие и состояние материально-технической базы торговли, физико-химические свойства товаров. Чтобы иметь для контроля и анализа состояния товарных запасов сравнительный показатель, учитывающий влияние этих факторов, осуществляется их нормирование, т. е. определяется необходимая оптимальная величина запаса. Эта величина служит важнейшим ориентиром в коммерческой работе.
Нормализация товарных запасов неразрывно связана с рационализацией системы товароснабжения и выходит за рамки нормирования товарных запасов. Она включает комплексное регулирование всех взаимосвязанных процессов формирования запасов — нормирование, контроль за их состоянием, порядок пополнения и подачи заказов, размеры партий товаров, т. е. управление по существу всем процессом движения товарной массы. Решение этой задачи требует применения соответствующей системы управления товарными запасами.
Теорию управления запасами, по существу, можно рассматривать как один из разделов исследования операций наряду с линейным программированием, теорией игр, теорией массового обслуживания.
Существует множество математических моделей управления запасами. Все многообразие систем управления запасами может быть сведено к двум основным типам, которые различаются по принципу пополнения запасов по способу обработки информации: система с фиксированным размером заказа и система с постоянным уровнем запаса.
Система с фиксированным размером заказа предполагает его размер величиной постоянной, и повторный заказ подается при уменьшении наличных запасов товаров до определенного критического уровня Р (точка заказа). Размер партии товаров выбирается таким, чтобы общие издержки управления запасами были минимальными. Работа этой системы может быть представлена формулой:
|
|
Р = 3 + RZ,
где Р — точка заказа; 3 — резервный запас; R — средняя суточная продажа, руб.; Z — время доставки заказа, дни.
Формула для определения заказа (Р) основана на предположении, что учет состояния запасов ведется непрерывно, и как только уровень запасов опускается ниже точки заказа, подается новый заказ. При отсутствии непрерывного учета состояния запасов формулу нужно скорректировать, учесть продажу между проверками.
P = 3 + R(Z + t/2),
где t — промежуток времени между проверками, дни.
При периодических проверках уровня запаса лучше применять систему с фиксированной периодичностью повторения заказа. Если после предыдущей проверки было продано какое-либо количество товара, то подается заказ. Размер его равен разности между максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запасов, и фактическим уровнем, в момент проверки. Максимальный уровень запасов определяется по формуле:
P = 3 + R(Z + t), Средний уровень запасов составляет:
1 = 3+ 0,5R(t·Z),
Для определения размера заказа (Q) применяется одно из двух правил:
1) Q = М — N, если Z < t;
2) Q = М — N — q, если Z > t,
где N — размер наличного запаса в момент проверки, единиц; q — заказанное количество товара, единиц; М — максимальный заказ.
Общие годовые издержки управления запасами всех наименований товаров выражаются формулой:
С = Кi(М1)>
где Кi, — годовые издержки управления запасами товаров, руб.
Выбор того или иного метода управления запасами зависит от многих факторов, в частности от условий производства, форм товароснабжения, уровня издержек управления запасами, характера спроса на товар, от формы учета состояния запасов, способа обработки информации.
Устойчивость любой работы системы управления запасами усиливается введением в нее резервного запаса, так как не все параметры, характеризующие спрос в будущем периоде, известны и определены.
Задача определения оптимального размера резервного запаса решается путем отыскивания вероятности того, что спрос в будущем периоде окажется выше заданного уровня. Поэтому любая система управления запасами непосредственно связана с прогнозом продажи.
|
|
Важное значение в рыночной экономике имеют вопросы, связанные с регулированием товарных запасов в оптовых и розничных торговых предприятиях.
Основное назначение товарных запасов в оптовом предприятии — обслуживать потребности в товарах своих покупателей. В розничных торговых предприятиях необходимо обеспечивать устойчивое предложение товаров с учетом покупательского спроса. Причем предложение товаров должно быть выражено в виде сформированного ассортимента для данного типа торгового предприятия.
Следовательно, ассортимент товаров как в оптовом предприятии, так и в магазине определенного типа, является исходным, отправным моментом для создания товарных запасов.
В соответствии с ассортиментными перечнями оптовой базы, магазина должны образовываться и товарные запасы, идентичные по своей структуре. Их необходимо возобновлять путем регулируемого завоза товаров.
Товарные запасы в опте и в магазинах должны служить реальным предложением товаров, обеспечивающими их бесперебойную продажу как оптовым покупателям, так и населению. В ходе реализации товарные запасы расходуются и взамен выбывающих должны завозиться новые, соразмерные по своей структуре и количеству, необходимому ассортименту. В противном случае нарушается устойчивость сформированного ассортимента и создаются неблагоприятные условия, следствием которых будет являться недополучение прибыли предприятием, ухудшение обслуживания оптовых покупателей и населения.
Управление товарными запасами всегда имеет целью их оптимизацию, т. е. обеспечение торговой организации товарами в таком ассортименте и в таких количествах, которые максимально соответствуют предвидимому спросу. Следовательно, и этой важнейшей управленческой функции предшествует изучение и прогнозирование возможностей рынка. Управлять товарными запасами — это значит планировать определенный объем и структуру запасов в соответствии с поставленными перед торговой организацией целями и контролировать, чтобы товарные запасы постоянно отвечали установленным критериям. Управление должно быть систематическим. Иными словами, должен быть предусмотрен некий организационный механизм, который сам по себе обеспечивал бы поддержание нужных товарных запасов. Вмешательство руководителя должно требоваться лишь тогда, когда этот механизм почему-либо не срабатывает, а также в исключительных случаях, которые не могли быть заблаговременно предусмотрены системой и программой.
В практике торговли величину товарных запасов, которые необходимо иметь, определяют несколькими способами:
— Как отношение товарного запаса на определенную дату к объему реализации на ту же дату за некоторый предшествующий период. Обычно это отношение рассчитывают на начало месяца, но некоторые организации предпочитают оперировать этим показателем, рассчитанным на конец месяца.
— Как число недель торговли, на которое хватит данного запаса. Исходными данными служит известная (или намеченная) товарооборачиваемость. Например, на предстоящее полугодие (27 торговых недель) планируется трехкратная оборачиваемость запасов. Отсюда запас рассчитывают путем деления 27:3; следовательно, необходимо постоянно иметь запас, которого хватит на 9 недель торговли. Теперь прогнозируется объем реализации на предстоящие 9 недель, и отсюда получают потребные товарные запасы к началу периода.
Учет товарных запасов должен быть налажен и в физическом выражении — в штуках, единицах, массах, упаковках. Необходимо также уметь управлять этими физическими запасами. Ведь потребитель покупает упаковки, штуки, массы и объемы. Запас должен быть сбалансирован, чтобы потребитель мог приобрести нужные ему товары в удобном виде (расфасовке, упаковке). Учет физического товародвижения, сбор информации о продаже конкретных наименований товаров значительно сложнее, нежели получение данных в стоимостных показателях. Между тем руководителям торговли просто необходимо знать, какие фасоны, размеры, расцветки пользуются спросом, а какие не идут. В мелких магазинах сбор подобных данных не представляет труда. На крупных розничных предприятиях с их чрезвычайно широким ассортиментом и огромными товарными массами необходимо предусматривать специальные — иногда весьма сложные — системы сбора такой информации.
Непременной предпосылкой управления товарными запасами является учет реализации по возможно более дробным товарным группам. Основным техническим средством решения этой задачи является применение, например, в узлах расчета магазинов таких контрольно-кассовых машин, которые могут аккумулировать и выдавать расчлененные итоги (во многих крупных магазинах кассовые аппараты соединены с той или иной ЭВМ, образуя внутримагазинную АСУ, в число функций которой входит и управление товарными запасами). Современные контрольно-кассовые машины способны выдавать весьма детализированную информацию. Скажем, реализацию мужских рубашек можно регистрировать (а затем ее можно обобщать и анализировать) раздельно по таким категориям: вид ткани (3 признака), цена (4 признака диапазона цен), фасон (3 признаки), цвет и пр. Каждый признак вводится нажатием соответствующей клавиши кассового аппарата. Магазины, где ассортимент очень широк, часто таким способом регистрируют реализацию особенно быстро оборачивающихся и важных для них товаров. Детализированный учет продажи остального ассортимента осуществляется с помощью отрывных перфорированных и других специализированных товарных ярлыков. Аналогичные системы управления предполагаются и для оптовых баз. Чтобы управлять товарными запасами, необходимо в любой момент времени точно знать величину текущих товарных запасов в стоимостном выражении. На предприятиях, торгующих легковыми автомобилями, мебелью, бытовыми электроприборами длительного пользования и другими дорогими товарами, достаточно точные данные о текущих товарных запасах руководители могут получить из книг и документов бухгалтерского учета. Но универсальные магазины, розничные предприятия с преимущественно продовольственным ассортиментом, галантерейные магазины не в состоянии вести столь оперативный и подробный учет. Их чрезвычайно широкий и разнообразный ассортимент сделал бы обширные бухгалтерские операции неоправданно трудоемкими и дорогостоящими. Поэтому они вынуждены время от времени производить инвентаризацию товарных запасов, т. е. фактически пересчитывать, перевешивать, перемерять все имеющиеся запасы товаров. Это процедура очень дорогая и требующая много времени. В результате инвентаризацию проводят сравнительно редко, а текущие товарные запасы определяют, исходя из данных последней инвентаризации и данных бухгалтерского учета за последующий период. По результатам инвентаризации нетрудно определить ориентировочный объем реализации за период между двумя инвентаризациями:
Товарные запасы по данным предыдущей инвентаризации + товары, закупленные в период между инвентаризациями —товарные запасы по данным последней инвентаризации = объему реализации + поправки (уценка товаров, потери и хищения).
Исходя из наличия этих «поправок» результаты таких расчетов будут только ориентировочными.
Здесь следует подчеркнуть, что стоимостный учет чрезвычайно важен, и он ни в коей мере не может быть заменен учетом в физическом выражении — чрезвычайно эффективным инструментом. Оба вида учета дают возможность:
— выявить, какие именно наименования товара, товарные группы и целые категории товара пользуются наибольшим спросом. Это позволяет принимать обоснованные решения о заказе дополнительных партий товара или, напротив, об исключении товара из ассортимента;
— оптимизировать вложения капитала в товарные запасы. Следствием слишком больших запасов является уменьшение товарооборачиваемости, оборачиваемости капитала и, стало быть, уменьшение прибыли.
Кроме того, это повышает и издержки обращения, так как хранение товаров требует определенных затрат;
— повысить обоснованность решений, принимаемых относительно закупки товаров. Зная, какими товарами предприятие располагает в данное время, и обладая информацией о темпах реализации различных наименований и разновидностей товаров, о спросе на них, коммерсанты имеют базу, на которой могут основывать свои решения относительно оптимизации ассортимента.
В принципе контроль за физическим товародвижением построен на тех же основах, что и за товародвижением в стоимостном выражении. Он предусматривает наличие списка или перечня всех товаров, входящих в ассортимент. С позициями этого списка и сопоставляются данные о реализации тех или иных товаров.
В списке (а это, в сущности, не что иное, как документационная модель ассортимента) приводятся необходимые объемы запасов по каждой позиции и товарной группе, пороговый уровень (при уменьшении запаса до этого уровня необходимо заказывать товар для пополнения запаса), сроки поставки, темпы реализации и другие сведения.
ЭВМ оказывает неоценимую помощь в управлении товарными запасами как в отдельных предприятиях, так и в масштабе целой торговой фирмы.