Описи дел, документов

Опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессеописания каждого дела на карточках, при составлении такоговажного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовойсостав документов и содержание единицы хранения.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда.

Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное расположение дел в фонде.

Заверительная надпись — составляется на отдельном листе-заверителе, где указывается (числом и прописью) сколько листовописи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи.

Методика составления справочного аппарата к описи.

После составления основной части справочника — собственно описи — составляется справочный аппарат к ней, которыйвыполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственно описи и предоставляет дополнительную информацию офонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:

– титульный лист;

– содержание (оглавление);

– предисловие;

– список сокращений;

– указатели.

Титульный лист — содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документыфонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглыхскобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены вопись).

Содержание (оглавление) разделов описи и справочногоаппарата к ней. В нем перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных вопись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждогоназвания ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержаниядокументов в описи и состава справочного аппарата к описи. Предисловие подписывается его составителем.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов.

Указатели к описи представляют собой перечень предметныхпонятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениямии ссылочными данными. Задача указателей — ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью.