Должностная инструкция

Рекомендации по составлению документа

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организаци­онные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделе­ний, служб, должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ве­дении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разра­ботавшего ее.

Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководите­лем организации и заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделе­ний, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направ­ление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в кото­ром излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения об­щего характера.

Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множествен­ного числа.

В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не до­пускается», «запрещается» и т. п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязаннос­тей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной ра­боты.

С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функ­ция управления персоналом, максимально уточняются функциональные обязан­ности каждого работника. Должностная инструкция закрепляет организацион­но-правовое положение работника, содержит перечень основных направлений его деятельности, определяет ответственность работника на конкретном рабочем месте.

Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (инди­видуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность независимо от того, к какой от­расли относится организация.

При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.

Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструк­ция, которая в этом случае будет типовой. Например: «Должностная инструкция бухгалтера».

Если обязанности работников с одинаковым названием должности различают­ся, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: «Должност­ная инструкция бухгалтера по налогам».

Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, преду­смотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обя­занности и ответственность фиксируются в уставе, организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с ука­занием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделе­ния, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тек­сту, подпись, гриф утверждения.

Возможно создание индивидуальных (персональных) должностных инструк­ций для каждого работника. Такая инструкция не будет общей, следовательно, отношение к ней у работника будет более серьезным.

Должностная инструкция — документ длительного пользования и действует до тех пор, пока не будет заменена новой. Необходимость в пересмотре должност­ной инструкции может возникнуть в связи с изменением технологии выполняе­мых работ, сокращением штата и др. Обычно должностные инструкции коррек­тируются раз в 3-5 лет.

На заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве было принято решение внести изменения в статью 35 Перечня, устанавлива­ющую сроки хранения должностных инструкций. Указанную статью решено до­полнить требованием хранить индивидуальные (персональные) должностные инструкции в составе личных дел 75 лет.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного под­разделения и утверждается заместителем руководителя организации — курато­ром данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руко­водителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юрис­том), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.

I.     Общие положения.

В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно, кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и осво­бождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия ра­ботника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный ра­бочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; ква­лификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

II.   Функции.

В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работни­ка в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.