Комплекс кадровой документации

КОМПЛЕКС КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

«Театр начинается с вешалки» — это высказывание великого режиссера Станиславского известно всем. Но то, что любая организация начинается с кадровой службы, думаем, знали немногие. Как ни удивительно, но это на самом деле так. Отношениямежду работником и работодателем начинаются именно с кадрового делопроизводства.

Весь рабочий цикл сотрудника в организации от приема наработу до увольнения подлежит обязательной регистрации. Этапы трудовой деятельности фиксируются в документации по личному составу (персоналу, кадрам).

Кадровая документация — это инструмент управления. Азначит, она всегда должна быть в полном порядке. Для этого Вамнеобходимо руководствоваться определенными правилами ипринципами, рассмотренными в нашем курсе. Помните: грамотное оформление кадровой документации избавит Вашу организацию от ряда проблем, поджидающих ее на каждом этапе развития, а руководителя защитит от административной и уголовнойответственности.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодексРФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятиилокальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового). Кроме того, эти локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

Комплекс кадровой документации

Структура кадровой информационно-документационной системы.

 

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

- законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

- плановую документацию;

- организационно-правовую документацию;

- персональную документацию;

- договорную документацию;

- распорядительную документацию;

- учетную кадровую документацию;

- документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

- отчетную и отчетно-справочную документацию.

    Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функцией ведения кадровой работы.

    Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и др.) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

    Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных.

 Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.

    Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу, или они делегируются гл.буху или секретарю-референту руководителя. В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.

    Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

    Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

    Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

    В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс РФ, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на разных видах транспорта и др.) и др.

    Нормативная и нормативно-справочная документация

Издается различными ветвями власти, органами субъектов федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

    Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

    Плановая кадровая документация.

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и др. заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов включает:

- сбор, обобщение и анализ показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

- проектирования новых направлений работы на основе концепции предполагаемого развития организации, совершенствования технического и технологического обеспечения деятельности, роста финансовых возможностей и состояния рынка труда и услуг;

- проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

- прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

- определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

- расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;

- расчет возможностей роста оплаты труда сотрудников по должностям;

- расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

- разработка проектов политики, программ и планов развития;

- текущее корректирование программ и планов развития кадровой службы с учетом реальных условий деятельности организации.

    К плановой документации относятся:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

График отпусков сотрудников;

Программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалифицированного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения…). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Документы:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание (форма № Т-3)

График отпусков (форма № Т-7)

    Организационно-правовая документация.

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка; Положение о службе персонала (об отделе кадров); Положения о структурных подразделениях организации; Должностная инструкция…

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации имеет свою последовательность.

    Персональная документация.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

- документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.:

- паспорт,

- трудовая книжка,

- военный билет,

- диплом,

- свидетельство,

- аттестат,

- направление на работу,

- листок нетрудоспособности (больничный лист),

- медицинская справка и т.д.

- документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления:

- копии приказов,

- согласие на перевод,

- ходатайство,

- письмо-рекомендация (или резюме),

- характеристика,

- различные виды справок,

- удостоверение,

- пропуск,

- командировочное удостоверение (форма Т-10, Т-10а),

- почетная грамота…

- документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений:

- личные заявления рабочих и служащих,

- резюме,

- письменные обращения,

- жалобы,

- объяснительные…

- служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику:

- представление к назначению на должность,

- аттестационный лист,

- результаты тестирования…

    Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы.

    Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

    Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема.

    Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. От 06.02.2004) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

    Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. (Начальник кадровой службы).

    Договорная документация.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

- соглашение;

- коллективный договор;

- трудовой договор (контракт).

    Распорядительная документация.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

    Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников, в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и др. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и др. документы.

    Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Подписывается руководителем.

    В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: «С приказом ознакомлен…, подпись и дата».

    Учетная документация.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

    С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учетной документации можно разделить на две подгруппы:

А) первичные учетные документы;

Б) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя как бумажные носители, так и входные формы компьютерных систем, в том числе форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

    К исходным учетным документам относится также Личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек.

    В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов.

    Производные учетные формы носят вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

    Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п. Иногда в отделах кадров выдуться журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).

    Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

    Документация по учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда.

Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

    Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

- табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

- табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

- расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

- расчетная ведомость (форма Т- 51);

- платежная ведомость (форма № Т-53);

- журнал регистрации платежных ведомостей (форма № 54а);

- лицевой счет (форма № Т-54);

- лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

- записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

- записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

- акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

    Отчетная и отчетно-справочная документация.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и т.п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

    Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой – с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам).

    В работе кадровых служб значительное место занимает мало формализованная, внутренняя отчетно-справочная документация (справки, сводки, перечни…), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

    Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются периодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7-10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как свободного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

    Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.