Аудит кассовых операций

ВВЕДЕНИЕ

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный и строго регламентированный характер.

В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли.

Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

Денежные средства – это финансовые ресурсы организации, самые высоко ликвидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия.

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

Целью данной работы является изучение программы проведения аудиторской проверки денежных средств и денежных документов. Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть вопросы:

· предварительная подготовка к аудиторской проверке операций с денежными средствами;

· организация и проведение аудита операций с наличными денежными средствами;

· основные виды нарушений при проведении операций по кассе;

· проведение аудиторской проверки операций по счетам в банке;

· осуществление аудита денежных документов.

 

Предварительная подготовка к аудиторской проверке операций с денежными средствами

Объектом аудиторской проверки операций с денежными средствами являются наличные денежные средства и денежные документы в кассе, денежные средства на расчетном, текущем, валютном и прочих счетах в учреждениях банков.

Целью аудиторской проверки операций с денежными средствами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии применяемой методики учета денежных средств, действующим в Российской Федерации нормативным документам.

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета.

До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

Затраты времени на планирование работы зависят от масштабов деятельности аудируемого лица, сложности аудита, опыта работы аудитора с данным лицом, а также знания особенностей его деятельности. Важной частью планирования аудита является получение информации о деятельности аудируемого лица. Это помогает аудитору выявить события, операции и другие особенности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки операций с денежными средствами:

1) Сколько касс в организации.

2) Имеет ли организация структурные подразделения.

3) Как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

· Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.

· Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения.

· Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.

· Инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями.

4) Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений.

5) Какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.).

6) Сколько расчетных счетов у организации.

7) Осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации.

После проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный.

Аудит кассовых операций

Подавляющее большинство гражданско-правовых сделок, совершаемых субъектами предпринимательской деятельности, опосредуется при помощи расчётов, осуществляемых в безналичном порядке. Между тем, без использования наличных денежных средств на настоящий момент не может обойтись практически ни одно предприятие. В целях расчетов наличными деньгами каждая организация в обязательном порядке должна иметь собственную кассу, оборудованную контрольно-кассовым аппаратом.

Аудит кассовых операций имеет свои особенности. Неотъемлемой чертой аудиторской проверки операций по кассе является значительная трудоёмкость её проведения и большое количество сопутствующих процедур, применяемых в ходе работы аудитора.

Основная цель проверки — установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами, правильность их отражения в учете.

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, для учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами используется счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

При ведении бухгалтерского учета с использованием программных продуктов регистрация приходных и расходных кассовых документов осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

1) Инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств.

2) Проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.).

3) Проверка правильности документального оформления операций.

4) Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств.

5) Аудиторская проверка правильности списания денег.

6) Проверка соблюдения кассовой дисциплины.

7) Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

8) Оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

· отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

· наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);

· отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

· отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

· отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

· предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

Составляется примерный перечень вопросов для определения качества внутреннего контроля в организации:

· хранятся ли деньги в несгораемом сейфе;

· имеется ли сигнализация в помещении кассы;

· заключен ли договор с вневедомственной охраной;

· сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке;

· имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия;

· инкассируется ли данная организация;

· снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально;

· проводятся ли внезапные проверки в кассе;

· присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе;

· проверяет ли отчеты кассира главный бухгалтер;

· снимаются ли остатки денежных средств в кассе на конец года;

· регистрируются ли приходные документы в журналах;

· присваивает ли кассир номера приходным и расходным документам денежных средств;

· производятся ли записи в отчете кассира: ежедневно или по мере накопления документов;

· по движению валютных средств в кассе составляются ли отдельные отчеты;

· вся ли сдается в банк выручка, поступившая в кассу;

· практикуется ли получение денег от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира);

· датируются ли приходные, расходные, кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанных в них;

· сдает ли кассир в бухгалтерию ежедневно кассовые отчеты.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Движение денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:

· журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;

· главная книга;

· баланс предприятия (форма № 1), 2-й раздел актива;

· отчет о движении денежных средств (форма № 4).

В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы:

1) Кассовая книга. Следует проверить: прошнурована ли, пронумерованы ли листы; наличие подписей и печати организации; наличие подписей и печати организации.

2) Приходный кассовый ордер. Проверяется: правильность заполнения; отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета; наличие подписей руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности; регистрацию в журнале приходных/расходных ордеров.

3) Расходный кассовый ордер. Проверяется: целевое использование наличных денег; наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера; фактическое получения денег; соответствует ли дата получения денег; отражен ли документ удостоверяющий личность получателя.

4) Журнал регистрации приходных и расходных документов. Необходимо проверить: прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов; наличие подписи руководителя; наличие регистрации в момент выписки ордера.

5) Отчеты кассира.

6) Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц.

7) Выписки банка;

8) Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе.

9) Чековые книжки.

10) Хозяйственные договоры (в том числе с банками).

11) Договоры о материальной ответственности.

12) Документы по контрольно-кассовым машинам.

13) Кассовая книга. Проверяется: прошнурована ли, пронумерованы ли листы; наличие подписей и печати организации; наличие подписей и печати организации.

14) Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей.

15) Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

16) Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей.

17) Приказы руководящего органа.

18) Акты ревизии кассы, акты инвентаризации.

19) Учетная политика в части документооборота.

В первую очередь, надо проверить наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого, следует проверить, происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.

Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления: наличие подписей ответственных лиц, отсутствие исправлений, полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов. Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами. Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам.

Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

· обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

· имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

· застрахована ли касса организации;

· соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);

· соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

При проверке следует установить, соблюдает ли предприятие установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности и премий.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах, проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным образом для каждой кассовой операции.

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

· не указывается название организации;

· не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;

· неправильно указывается или не указывается дата;

· не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;

· после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;

· отсутствуют необходимые подписи и печати;

· отсутствуют росписи получателей денежных средств.

Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

· не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;

· не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;

· ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;

· иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия.

Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы и другое). Аудитор также проверяет обоснованность выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах, выясняет соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. В Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка. Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека.

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций (не менее чем за 3–4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.

В заключение проверки аудитор проверяет правильность указанной по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатка по счету. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра.

Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций:

· неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и так далее);

· неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и так далее);

· излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;

· списание сумм без оснований и по подложным документам;

· искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;

· некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;

· присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;

· присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;

· расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;

· расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;

· сверхлимитное накопление денежных средств в кассе;

· для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;

· в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;

· отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

· на предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга;

· кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.