В 2020 году заказчики обязаны поэтапно перейти на электронную приемку, и в январе начался переходный период. Казначейство показало, как функционируют настройки в ЕИС по электронной приемке и как проходит обмен электронными документами. А к июлю станет ясно, какие категории заказчиков первыми перейдут из тестовой версии приемки в боевую.
Электронную приемку уже сейчас можно протестировать в ЕИС, главное — чтобы оба, и заказчик и поставщик, были согласны подписать документы в электронном виде. Корреспондент журнала узнал подробности, что поменяется для заказчиков и поставщиков.
Вопрос 1. Покажите на схемах, как сейчас проходит бумажная приемка и как будет проходить электронная приемка?
В переходный период можно пользоваться обычной бумажной приемкой. Заказчик может, как и прежде, прикреплять документы о приемке в ЕИС к завершенному контракту в формате pdf, docx, jpeg. Все сведения заказчик вносит в личном кабинете ЕИС в структурированном виде в специально отведенные разделы: по аналогии, как сейчас, заполняют план-график.
|
|
Схема 1. Как проходит бумажная приемка
Схема 2. Как будет проходить электронная приемка
Вопрос 2. Какие будут этапы внедрения электронной приемки?
Первое правило электронной приемки: заказчик и поставщик должны выразить на нее добровольное согласие. Если поставщик не хочет участвовать, до 1 декабря 2020 принудить его к электронному актированию нельзя. На схеме отразили этапы внедрения.
Схема 3. Этапы внедрения электронной приемки
Вопрос 3. Как сформировать документы для электронной приемки?
Начальная часть электронной приемки универсальна. Поставщик отгружает товар, а перед этим авторизуется в личном кабинете ЕИС. У него должна быть доверенность на подписание и так же, как у заказчика, — пользовательские права на просмотр списка контрактов и подписание документов об исполнении. В единой информационной системе поставщик выбирает из списка контракт или этап контракта и формирует электронный акт из меню «Создать первичный учетный документ», как на рисунке.
Рисунок. Как выглядит первичный учетный документ в личном кабинете поставщика в ЕИС
В форме этого документа он заполняет обязательные поля, которые не были заполнены в автоматическом режиме. Обязательные поля находятся в разделах: общая информация, контрагенты, отгруженный товар, факт отгрузки, подписанты от поставщика, принятие товара и документы. Часть сведений должна подтянуться в форму из ЕРУЗ и из данных единой информационной системе по контракту, часть заполняется вручную. Во вкладке «Общая информация» отражаются номер и дата контракта.
Если в закупке был установлен нацрежим, поставщик заполняет страну происхождения товара и прикладывает подтверждающий документ, например, сертификат СТ-1, декларацию, заключение Минпромторга.
|
|
Вопрос 4. В каком месте заказчик должен приложить документ, подтверждающий страну происхождения товара?
В разделе «Документы» укажите страну происхождения товара и приложите подтверждающий документ. Поставщик подписывает электронный акт прямо в ЕИС, распечатывает и в момент отгрузки передает заказчику в бумажном виде. Заказчик в ответ отдает поставщику бумажную расписку о получении отгруженных товаров для приемки и проводит экспертизу, если она предусмотрена контрактом. Далее есть три варианта. Первый вариант — полная приемка. В этом случае все члены приемочной комиссии подписывают бумажный акт, что принятый товар, работа, услуга соответствуют условиям контракта. Второй вариант — частичная приемка, третий — отказ от приемки. Читайте далее, как выглядит электронное актирование по каждому варианту.
Вопрос 5. Что такое полная приемка через ЕИС?
Если все члены комиссии расписались в бумажном акте о полной приемке, заказчик авторизуется в ЕИС и находит документ со статусом «Ожидает подтверждения получения». Открыв документ, он направляет поставщику через ЕИС извещение о получении электронного акта. Когда УПД попадает в кабинет заказчика, он подсвечивается желтым. Как только заказчик его обработает, он станет зеленого цвета. Чтобы получить документ от поставщика в ЕИС, заказчик должен сформировать извещение о получении документа. Цель этого действия на приемке — фиксация получения документа в системе ЭДО.
Вопрос 6. Как заказчик подтверждает получение документа от поставщика в ЕИС?
Сформируйте извещение о получении УПД, без него считается, что документ вы не получили. Заказчик подписывает свое действие электронной подписью. Факт подписи подтверждает получение документов от поставщика. Когда заказчик подписывает КЭП извещение о получении УПД, фиксируются дата и время получения документа, поставщик видит, что статус документа изменился.
Одновременно, как заказчик применяет универсальный передаточный документ, строчка первичного документа у поставщика переходит в статус «Принят заказчиком». Заказчик проверяет информацию в акте. Если она верна, он заполняет поля документа о приемке. Вносит дату фактического получения товаров, работ, услуг, прикладывает скан электронного акта на бумажном носителе с подписями всех членов приемочной комиссии.
На этой стадии приемки работа заказчика усложнится. Дело в том, что ЕИС автоматически формирует только электронный акт УПД. Все остальные документы прикладывают в сканированном виде с подписями и печатями. От заказчика это, например, заключение приемочной комиссии и заключение экспертизы, от поставщика — спецификация на товар, декларация на товар, документы, подтверждающие страну происхождения товара. И помимо сканирования всех документов, в ЕИС нужно будет заполнить все поля и разделы.
Заполненный документ заказчик подписывает в ЕИС и направляет поставщику электронный акт, подтверждающий полную приемку. Сделать это надо в день подписания документа приемки на бумажном носителе. Далее заказчик размещает документы об исполнении контракта в реестре контрактов.
По сведениям из Казначейства, в дальнейших версиях ЕИС документы и информация будут выгружаться автоматически. Оплата контракта будет проходить тоже автоматически через информационные системы централизованных бухгалтерий заказчика, интегрированных с ЕИС. Основанием постановки на учет товара в бухгалтерии, а следовательно, на балансе организации заказчика, будет только электронный акт, сформированный в ЕИС.
Автоматическая загрузка сведений в реестр контрактов будет большим плюсом для заказчика в электронной приемке. Однако автоматом выгрузится лишь правильно и вовремя заполненная информация. Поэтому заказчик должен следить за сроками, чтобы успеть обработать актирование и выгрузить сведения в реестр контрактов в установленные пять дней. При успешной электронной приемке документы автоматически выгружаются в реестр контрактов. Заказчику остается только нажать кнопку «Подать на размещение».
|
|
Вопрос 7. Что такое частичная приемка через ЕИС?
Если приемочная комиссия решает частично принять товар, все члены комиссии подписывают два бумажных документа. Это полученный на бумажном носителе акт с указанием только принятых товаров и мотивированный отказ от приемки в части непринятых товаров.
Как и при полной приемке, заказчик заполняет обязательные поля электронного акта, указывая, что товары приняты с расхождениями. По каждой непринятой позиции вписывает обоснование. К электронному акту прикрепляет скан документа о частичной приемке на бумаге с подписями и скан мотивированного отказа.
Поставщик берет в ЕИС электронный акт, по которому заказчик принял только часть товаров, и формирует электронный корректировочный документ. Заполняет в экранной форме обязательные поля с корректировкой информации, которую указал заказчик в расхождениях. Подписывает, направляет заказчику.
Заказчик находит документ со статусом «Ожидает подтверждения получения», подписывает и направляет поставщику уведомление о получении корректировочного документа. Проверяет корректировку и, если все соответствует, подписывает электронный документ о приемке. Далее все действия в ЕИС, как по стандартной приемке.
Вопрос 8. Что такое отказ от приемки в ЕИС?
Если приемочная комиссия видит, что товар или документы к нему вообще не соответствуют контракту, она формирует отказ от приемки. К электронному акту заказчик прикрепляет скан мотивированного отказа с подписями членов приемочной комиссии и направляет поставщику.
Если поставщик согласен с отказом от приемки, он устраняет нарушения, после чего заново формирует, подписывает и направляет электронный акт заказчику и повторно поставляет товары. Если не согласен — оповещает заказчика через ЕИС о намерении обжаловать отказ. Если частично согласен с отказом, то по той части, где товары приняты, формирует акт, а по части, где не согласен, — пишет обжалование.
На деле электронное актирование увеличивает работу заказчика и поставщика в разы. На механическое заполнение девяти вкладок структурированного вида и десятков полей в ЕИС будет уходить значительно больше времени, а разместить приемку необходимо в тот же день. Кроме того, в электронном виде юридически значимым является только один УПД — электронный акт, а остальные документы в печатной форме должны быть подготовлены, подписаны, отсканированы и прикреплены в ЕИС на этапе приемки товаров.
|
|