Способы покрытия недостачи

Лекция 16. Инвентаризация

 

Инвентаризация – это проверка на определенную дату соответствия наличия имущества и расчетов данным бухгалтерского учета.

Инвентаризация проводится на определенный момент путем пересчета, обмера, взвешивания ценностей с последующим сопоставлением фактического наличия с учетными данными.

Значение инвентаризации - это фактический контроль за сохранностью имущества.

Существуют хозяйственные процессы, которые не поддаются регистрации и документированию в момент их совершения и выявляются в процессе инвентаризации:

- потери материальных ценностей в результате естественной убыли;

- ошибки при приёме и отпуске товаров, в результате чего образуется пересортица (ошибочно выдали 2 сорт вместо 1);

- злоупотребление: обвес, обмер, хищение ценностей;

- результат ошибки в учётных записях.

Часть 2 статьи 12 ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяет обязательные случаи проведения инвентаризации. Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (ежегодно с 01.10 по 31.12, плановая инвентаризация, все остальные - неплановые);

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Этапы инвентаризации

1. Подготовительный.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создаётся инвентаризационная комиссия, при большом объёме работ создаются рабочие комиссии. В комиссии должно быть не менее трёх человек. Персональный состав утверждается руководителем предприятия. Можно приглашать независимых специалистов. Если инвентаризация проводится по требованию правоохранительных органов (дознания, следствия суда), представитель этих органов может присутствовать при проведении инвен­таризации, но не может являться членом комиссии (наблюдает за правильностью оформления прове­дения инвентаризации). Если хотя бы один член комиссии отсутствует, отсутствует материально-ответственное лицо (не является членом комиссии, сам у себя считать не может), то результаты комиссии будут неправомерными (кроме случаев уклонения).

Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответст­венное лицо даёт расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и выбывшие списаны в расход. Эта расписка, её типовая форма установлена в бланке инвентаризации.

Проверяются весовые измерительные приборы. Если выявляются фактические настройки приборов на обсчет, обмеривание и т.п., сразу составляется акт.

2. Установление фактического наличия ценностей, т.е. снятие остатков и их оценка.

При плановой проверке рабочая комиссия снимает и записывает остатки в «черновую» тетрадь -одна должна быть прошнурована, пронумерована, зарегистрирована на предприятии. Их должно быть две на каждое материально-ответственное лицо (одна у материально-ответственного лица, одна в бухгалтерии). Комиссия записыва­ет в тетрадь имущество путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера слева направо по кругу (всё имущество без пропусков). Нельзя считать по количеству мест (что касается упаковок), необхо­димо проверять содержимое, можно выборочно проверить. Навалочные материалы (песок, щебень) можно не перевзвешивать, а считать с привлечением специалиста.

Непригодные, испорченные товары в опись не включаются. Составляется отдельный акт, в котором указывают наименование, количество, причины порчи, фамилии виновных лиц. В «черновой» тетради должны расписаться все члены комиссии и материально-ответственное лицо, после этого нельзя ничего дописывать или вычёркивать. Если при проведении инвентаризации присутствует представитель правоохранительных орга­нов, он следит и может принимать меры к членам комиссии, может сразу проводить следственные дей­ствия.

3. Выявление результатов инвентаризации.

На основании записей в «черновой» тетради составляется инвентаризационная опись (унифицированная или типовая форма). Указываются:

- дата проведения инвентаризации:

- место проведения инвентаризации;

- материально-ответственное лицо;

- далее в виде таблицы

№ п/п	Наименование ценностей, их характеристика	Единица измерения	Цена	Номера		Фактическое наличие		Числится по учёту
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
				По паспорту (если средство технического характера	Инвен­тарный	Количество	Сумма	Количество	Сумма
1. 2.	Картофель Капуста	кг кг				200 130		380-недостача 100-излишки
Два						триста тридцать	*

Из «черновой» тетради всё записывается до 8 колонки. Итогов должно быть три:

- итого - порядковых номеров - прописью «два»;

- итого - количество единиц фактически - прописью «триста тридцать»;

- итого - на сумму фактически - прописью (8 колонка).

Каждую страницу подписывают все члены комиссии, материально-ответственное лицо и бухгалтер, т.е. должно быть как минимум пять подписей.

Результатов инвентаризации может быть три:

- фактическое наличие совпадает с данными учёта;

- излишки;

- недостача.

Колонки 9 и 10 с отклонениями из описи переносят в сличительную ведомость, где сопоставля­ются данные аналитического учёта с фактическими остатками. По излишкам и недостачам материаль­но-ответственные лица дают письменные объяснения. Комиссия составляет заключение.

Регулирование выявленных инвентаризационных разниц:

1. Выявленные излишки ценностей подлежат оприходованию.

2. Убыль ценностей в пределах норм списывается на издержки производства (себестоимость продукции). Естественная убыль применятся только в случае недостачи. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

3. Недостача ценностей, порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц.

4. Допускается взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отно­шении ценностей одного наименования и в тождественных (равных) количествах. Разница в цене относится на виновное лицо.

Способы покрытия недостачи

1. Внесение в опись несуществующих ценностей. Используют документальные приёмы вы­явления - восстановление количественно-суммового учёта; контрольное сличение остатков; опрос или объяснение лиц, проводивших инвентаризацию.

2. Последующая дописка количества ценностей в инвентаризационную опись.

3. Составление безтоварных расходных документов. Приёмы: проверка накладной и того места, куда направляют ценности, т.е. проведение инвентаризации в нескольких местах.

4. Несвоевременное оприходование ценностей. Приёмы: проверка документов до инвента­ризации и после инвентаризации.