Контрольные вопросы
1. Как использовать режим «Помощь» при работе с типовой конфигурацией
2. Как изменить рабочую дату
3. Что такое интервал видимости в журналах
4. Как организовано подведение итогов в системе «1С:Предприятие»
5. Режим «Управление бухгалтерскими итогами»
Лекция 9. Работа с документами. Отчеты системы «1C:Бухгалтерия»
1. Общие сведения о работе с документами
2. Форма ввода документа
3. Журналы документов
4. Ввод «на основании»
5. Стандартные отчеты
6. Период формирования отчетов
7. Расшифровки и обновление отчетов
Общие сведения о работе с документами
Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии 7.7» позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Для ведения учета в типовой конфигурации используется широкий набор документов разных видов.
Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, например, документы «Платежное поручение», «Счет», «Доверенность».
Другая часть документов, кроме ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Поступление ОС», «Ввод в эксплуатацию ОС», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и другие.
Кроме того, в данной конфигурации существует несколько видов регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а используются исключительно для автоматического формирования проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики.
Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций.
Ввод документов может производиться из меню «Документы» главного меню программы.
Форма ввода документа
Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки и кнопки.
Каждый документ имеет обязательные реквизиты — номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена. Номер и дата, и другие реквизиты — поля ввода, флажки и переключатели — образуют так называемую шапку документа.
Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть, или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Поступление материалов» содержит список поступивших материалов, причем, для материала указаны количество, цена сумма и НДС. В документе «Начисление заработной платы» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.
По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа и/или проводки документа.
Журналы документов
В программе имеется общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам учета) документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав нужный пункт меню «Журналы» главного меню программы.
В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент).
Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.
Ввод «на основании»
Ряд документов формируется в режиме ввода «на основании» другого, введенного ранее документа. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, записи в книгах продажи и некоторые другие. Ввод «на основании» предполагает копирование реквизитов существующего документа во вновь создаваемый документ.
Порядок работы в режиме ввода «на основании» следующий:
1. открыть журнал документов и установить курсор в строку с документом, на основании которого будет введен новый документ;
2. из меню «Действия» выбрать пункт «Ввод на основании». Программа предложит список документов, которые можно ввести в заданном режиме;
3. после выбора требуемого документа открывается частично заполненная форма выбранного документа, в которую следует ввести недостающие реквизиты.
Режим «ввода на основании» не устанавливает связь между документом-основанием и новым документом. Это только средство, ускоряющее ввод нового документа.
Стандартные отчеты
«1С:Бухгалтерия 7.7», каки все программы системы «1С:Предприятие», имеет единый механизм построения отчетов и работы с ними.
Состав отчетов и их назначение определяется в конфигурации.
В типовую конфигурацию 1C:Бухгалтерии включен набор стандартных отчетов, предназначенных для получения данных по бухгалтерским итогам и бухгалтерским проводкам в самых различных разрезах.
Стандартные отчеты рассчитаны на работу с любым планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов (наличия субсчетов, настроек аналитического, количественного и валютного учета). Стандартные отчеты могут применяться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета. Они оперируют такими общими понятиями, как «Счет», «Субконто», «Валюта» и т. д.
Стандартные отчеты вызываются из меню «Отчеты» главного меню программы. Наиболее часто используемые отчеты могут также вызываться с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов.
При вызове отчета на экран выдается форма настройки параметров отчета. В ней нужно ввести значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет.
Период формирования отчетов
Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета.
Период задается вводом начальной и конечной даты в соответствующие реквизиты диалога настройки параметров отчета. Кроме того, наиболее часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) можно задавать в специальном диалоге, который вызывается нажатием кнопки рядом с реквизитами для ввода периода.
При открытии формы настройки параметров отчета по умолчанию устанавливается период, указанный на закладке «Бухгалтерские итоги» в режиме настройки параметров системы (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы).
Расшифровки и обновление отчетов
Одной из наиболее удобных возможностей системы отчетов «1С:Бухгалтерии» является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Детализация отчета вызывается при просмотре сформированного отчета двойным щелчком мыши на ячейке отчета, на которой курсор принимает форму лупы.
Стандартные отчеты в данной конфигурации «1C:Бухгалтерии» представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.
В верхней части окна сформированного отчета располагаются два поля: «Обновить» и «Настройка». Это специальные области отчета, расшифровка которых позволяет сформировать отчет заново в том же окне.
При вызове расшифровки в поле «Обновить» выполняется формирование отчета с теми же параметрами, с которыми отчет был построен первоначально. Если в период после первоначального построения отчета в информационную базу введена новая информация, то это найдет свое отражение в обновленном отчете.
При вызове расшифровки в поле «Настройка» открывается диалог настройки параметров отчета, в котором можно изменить отдельные параметры и вновь сформировать отчет.
Контрольные вопросы
1. Виды документов, которые используются для ведения учета в «1С:Бухгалтерия».
2. Приведите примеры документов, которые используются в «1С:Бухгалтерия» только для ввода, хранятся и печати первичных документов.
3. Приведите примеры документов, которые используются и для автоматического формирования проводок.
4. Назовите документы, которые не содержат данные, а только автоматически формируют проводки.
5. Что входит в форму документа.
6. Какие обязательные реквизиты входят в каждый документ. Какие реквизиты образуют «шапку» документа?
7. Как построена табличная часть документа
8. Какую информацию о документе содержит специализированные журналы документов.
9. Когда используется режим «ввод на основании».
10. Как использовать режим «ввод на основании».
11. Расскажите о механизме стандартных отчетов
12. Как формируется период формирования отчетов
13. Как расшифровать (детализировать) отчет
14. Как использовать режим обновления
Тест «Основные настройки программы «1С: Бухгалтерия»
Тип 1 – единственно правильный ответ
Тип 2 – несколько правильных ответов
Тип 3 – установите последовательность действий
Тип 4 - соответствия