Информация в системе управления

Принятие управленческих решений всегда базируется на информации, раскрывающей содержание рассматриваемого вопроса или управляемого объекта. По данным международной статистики любой управленческий работник тратит от 50 до 90 % своего рабочего времени на создание и обработку информации (общение, прочтение, написание).

В процессе общения добровольно или принудительно нам приходится перерабатывать большие объемы поступающей информации. Это общение (а предметом изучения документационного обеспечения управления, в том числе, является и деловое общение) мы ведем с коллегами по работе, с клиентами, с представителями государственных учреждений и другими контрагентами. Общение может происходить как в устной, так и в письменной форме. Единого мнения о лучшей форме общения не существует, каждый работник должен сам выбирать для себя наиболее оптимальную форму общения. По-видимому, наиболее оптимальной формой общения является совокупность всех форм общения: устной, письменной, общение с использованием средств связи (телефона, телеграфа и т.д.), общение посредством средств компьютерной связи (Интернет, IТ-технологии и др.)

В настоящее время объемы информации удваиваются ежегодно. Общество переживает настоящий информационный бум. Развиваются новые информационные технологии, растет количество населения, увеличиваются материальные и «духовные» потребности людей – все эти факторы оказывают прямое влияние на увеличение объемов создаваемой информации.

Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Как говорится, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Управленческий работник на современном этапе представляет собой систему обработки информации. Получая информацию, в большинстве случаев он должен ее отразить в документе, т.к. носителем информации выступает документ. Поэтому в России, также как и в экономически развитых странах, рациональной организации работы с информацией и с документами, как ее носителями, на современном этапе уделяют значительное внимание.

В современных условиях управленческий работник должен и обязан проверять качество получаемой информации, поскольку наиболее качественная информация – это информация в виде документа, имеющего юридическую силу.

Информация – сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, независимо от формы их представления.

Управленческая информация – это сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, возникающих в процессе управления.

Управленческая информация должна отвечать следующим требованиям: 1) достоверность; 2) оперативность; 3) доступность; 4) достаточность; 5) адресность и др.