Отметка об исполнителе

Отметка о заверении копии

Печать

Визы согласования документа

Гриф согласования

Согласование - это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. На внутренних документах виза проставляется на обороте по­следнего листа подлинника документа, на исходящих - на послед­нем листе копии, остающейся в деле организации.

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема, и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. К последним относятся печати организации и структурных подразделений. Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы. Копии документов заверяются руководителем орга­низации или уполномоченными им должностными. Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверивше­го копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. При пересылке копии документа в другие организации или вы­даче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения за­тронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располага­ется на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает и себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа, дату проставления отметки.