Управление закупками ресурсов

Основные принципы планирования ресурсов

Планирование ресурсов по проекту – основа определения во времени потреб­ностей в ресурсах и возможности обеспечения ими для заключения контрактов и пла­нирования поставок.

Ресурсное планирование включает в себя:

vразработку и анализ работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

vразработку системы распределения ресурсов и назначение
ответственных исполнителей;

vконтроль за ходом работ – сравнение плановых парамет­ров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

С каждой работой можно свя­зать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:

v ресурсное планирование при ограничении по времени – предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок;

v планирование при ограниченных ресурсах – предполагает, что первоначально заданное количество доступ­ных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта может перейти к следующей фазе управления ресурсами – к организации закупок и поставок ресурсов.

Реализация проекта рассматривается как серия взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта. Основной аспект закупок – это торгикак способ их обеспечения.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

vзакупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

vпоставки на место производства работ.

Проектно-закупочный цикл	1. Подготовка проекта. Разработка плана закупок. Определение спецификаций по отдельным пакетам и видам закупок (в проектной документации)
2. Отбор участников конкурсных торгов (тендера) для закупок
3. Конкурсные торги (результат – заключение контрактов с поставщиками)
4. Реализация контракта. Поставки, сервисное обслуживание, обучение и пр.

Рис. 3 – Этапы проектно-закупочного цикла

ТЭО

Предварительный анализ возможностей потенциальных поставщиков

Рабочий проект

Подготовка специфи- каций

Подготовка контрактной документации

Заявки от участ-ников торгов

Проведение торгов и принятие решений о присуждении контрактов

Подписание контрактов победителем торгов

Выпол-нение работ

Контроль за постав-ками

Закупки

Поставки

Рис. 4 – Место закупок и поставок в проектном цикле

На рис. 5 приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта.

Управление разделением ресурсов

Планирование процесса разделения

Организация хранения и регулирования уровня запасов

Организация доставки ресурсов к месту их применения

v Организация хранения ресурсов v Организация и контроль запасов v Комплектация ресурсов

v Организация транспортных потоков v Организация перемещения ресурсов, требующих обработки

v Составление графиков доставки v Разработка графиков работы транспорта v Размещение складов и вспомогательных площадей

Рис. 5 – Система распределения ресурсов проекта

Структура задач материально-технического обеспечения проектов сводится к следующим шагам:

1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация процесса закупок;

3) изучение источников закупки ресурсов и пере­говоры с поставщиками;

4) предварительный отбор участников торгов;

5) подготовка документов для торгов;

6) проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;

8) контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

9) разрешение конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов;

12) планирование поставок;

13) организация бухгалтерского учета;

14) доставка, приемка и хранение товара;

15) учет и контроль доставки.

На Западе последние 4 позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки – Подрядчик.

Главная правовая форма организации и регу­лирования отношений при осуществлении закупок между их участниками (субъектами) – договор.

Субъекты закупок: Физические лица (граждане) ……………….Предприятия

Договора

Основные договора

Вспомогательные договора

Договор поставки

Договор подряда

Транспортные договора

Посредни-ческие договора

Организационные формы закупок

Правовая защита субъектов закупок

Государственное регулирование закупок

Рис. 6 – Структура правового регулирования закупок

Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, устанавливает обя­зательства между ними, исполнение которых защищается законодательством. При этом договор определяет порядок исполне­ния обязательств, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.

Договор поставки – договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, це­лей, не связанных с личным потребле­нием, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон. В некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию поку­пателя (например, в случае поставок продукции на Крайний Север или для государственных нужд).

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.

Суть отношений, возникающих при подобных закупках, в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить для него за плату определенную работу (заказ), результат которой переходит в собственность заказчика.

На такой основе осуществляются: созда­ние нового имущества; ремонт и улучшение имеющихся вещей; реализация результатов творческой деятельности.

Основным источником, регулирующим этот тип договоров, является Гражданский кодекс РФ.

Разновидностями договора подряда являются: договор подря­да на капитальное строительство, договор подряда на производ­ство проектных и изыскательских работ, а также договор на вы­полнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

В соответствии с законодательством риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.

Организационные формы закупок. Различают:

а) прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

б) посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником;

в) биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю:

– непосредственно от своего имени и за свой счет;

– от имени клиента и за его счет;

– от своего имени за счет клиента;

– от имени клиента за свой счет.

Посетителями бирже­вых торгов могут быть юридические и физические лица, не явля­ющиеся членами биржи и имеющие право на совершение бир­жевых сделок.

Защита прав и интересов предприятия осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими суда­ми (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внеш­неторговой деятельностью, разрешаются в Международном ком­мерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ.

Контроль за поставками:

v осуществляется на основе специальных графиков, включа­ющих плановые и фактические сроки и объемы поставок;

v основывается на общем плане проекта;

v все изменения вносятся в общий график проекта;

v основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и орга низациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).