Как вам теперь известно, любое предприятие, независимо от вида его деятельности и формы собственности, ведет бухгалтерский учет. Единственным основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные учетные документы – письменные акты, фиксирующие совершенные хозяйственные операции в соответствии с требованиями нормативных актов. При помощи первичных учетных документов впервые регистрируется данная хозяйственная операция. Таким образом, формируя понятие документов, можно сказать, что документы представляют собой письменное подтверждение действительно осуществленной хозяйственной операции и право на ее совершение.
Способ оформления хозяйственных операций документами носит название документации. Документация используется для управления предприятиями, учреждениями и организациями. Указания о совершении хозяйственных действий выдаются в форме соответствующих документов – приказов, распоряжений (например, об отпуске материалов, о выдаче денежных средств и т.п.). для работников, исполняющих эти приказы и распоряжения, такие документы служат обоснованием совершенных ими хозяйственных операций.
|
|
Очень важную роль документы играют в деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств. Строгое соблюдение правил приемки и отпуска материальных ценностей, а также своевременное оприходование и выдача денежных средств на основе своевременно и надлежаще оформленных бухгалтерских документов предотвращает возможность злоупотреблений по незаконному расходованию этих ценностей со стороны материально-ответственных и должностных лиц. Отражение в учете хозяйственных операций исключительно на основе документальных данных позволяет на любой момент времени иметь достоверные сведения о наличии тех или иных средств у каждого материально-ответственного лица в отдельности, а также в целом у того или иного предприятия. Кроме этого, документы имеют важное правовое значение. Являясь письменным подтверждением действительно осуществленной хозяйственной операции и обоснованием записей в бухгалтерском учете, документы в процессе процессуальной деятельности приобретают доказательственную силу и используются в качестве письменных доказательств при рассмотрении дел на предварительном следствии и судебном разбирательстве. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (от 06.07.99г. №43Н), Положении по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» сформулированы и определены общие требования по заполнению бухгалтерских документов и составлению бухгалтерской отчетности. Исходя из данных нормативных актов, можно вывести три основных правила заполнения бухгалтерских документов.
|
|
Правило 1. Бухгалтерские документы составляются на типовых, стандартных бланках, установленных для каждого вида хозяйственной операции в отдельности.
Правило 2. Записи в документах необходимо производить чернилами, на пишущей машинке либо через принтер. Текст и цифры должны быть написаны таким образом, чтобы легко читались и удобно обрабатывались, а также так, чтобы они не вызывали сомнений в достоверности документа. Все незаполненные графы в документе должны быть прочеркнуты, чтобы в них не могли быть вписаны какие-либо добавочные сведения после составления документа. В денежных документах суммы прихода и расхода должны писаться прописью.
Правило 3. Документы должны быть заполнены правильно и в полном объеме в соответствии с требованиями, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.
Документы имеют обязательные и необязательные реквизиты. Реквизиты – это установленная нормативными актами совокупность элементов, обеспечивающих необходимую информацию. Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер документа;
2) наименование и адрес предприятия, где был составлен документ;
3) содержание хозяйственной операции и ее показатели в натуральных единицах измерения и денежном выражении;
4) указание сторон, участников осуществления хозяйственных операций;
5) указание должностных лиц, несущих ответственность за совершение хозяйственных операций;
6) дата совершения хозяйственных операций;
7) личные подписи лиц, ответственных за хозяйственную операцию.
К числу необязательных реквизитов относятся все другие сведения, которые сочтет нужным внести в документ то предприятие, которое составляет данный документ. К ним относятся: код, шифр, штамп, печать. В основном, необязательные реквизиты присутствуют в документах, обращающихся внутри предприятия.
Вопрос 4. Общая классификация бухгалтерских документов
В связи с тем, что каждый документ в хозяйственной деятельности предприятий играет определенную роль, а также для рациональной организации работы предприятий разработана и существует классификация документов, отражающих определенные хозяйственные операции. Существует классификация документов по общим признакам.
По общим признакам бухгалтерские документы подразделяются: 1) по назначению; 2) по месту возникновения; 3) по объему содержания; 4) по способу использования.
- по назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные и комбинированные.
А) распорядительные – это те документы, в которых содержатся задания о выполнении хозяйственных операций (поручение банку о перечислении денег, наряд на сдельные работы и т.п.);
Б) исполнительные – это те документы, в которых отражены законченные хозяйственные операции и документы учетного оформления (контировки, мемориальные ордера и т.п.), составляемые счетными работниками на основе распорядительных документов;
В) комбинированные – это те документы, в которых сочетаются признаки и распорядительных, и исполнительных документов. Так, расходный кассовый ордер до выдачи денег является распорядительным, а после выдачи – исполнительным документов.
- по месту возникновения документы подразделяются на внутренние и внешние.
А) внутренние – это те документы, которые составлены работниками проверяемой организации;
Б) внешними являются те документы, которые поступили из других предприятий или организаций.
- по объему содержания документы делятся на первичные и свободные.
|
|
А) первичные - это те документы, которые непосредственно отражают отдельные хозяйственные операции (кассовый ордер, ведомость, требование и т.п.);
Б) свободные – объединяющие ряд хозяйственных операций, отраженных до этого в нескольких первичных документах (авансовый отчет, отчет кассира, кладовщика и т.п.)
- по способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
А) разовыми документами называются те документы, в которые сведения о совершенной хозяйственной операции заносятся в один рабочий прием (платежная ведомость, накладная, выписка из лицевого счета в банке и др.);
Б) в накопительные документы сведения об однородных хозяйственных операциях заносятся в несколько рабочих приемов (примером накопительного документа может служить лимитно-заборная карта на выдачу материалов со склада в производство).