Система распорядительной документации

ТЕМА 6

Инструкция

- правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.д.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяется ее требования.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которое касается содержания инструкции.

Документы инструктивного характера могут также называться правилами и положениями.

Контрольные вопросы:

1. Какова основная функция организационно-правовой документации в управленческой деятельности организации?

2. Какие документы относятся к организационно-правовой системе?

3. Каков срок действия организационно-правовых документов?

4. Какие документы относятся к учредительным документам организации?

5. Каковы способы придания юридической силы организационно-правовым документам?

План:

6.1. Назначение и особенности распорядительной документации

6.2. Процедура издания распорядительных документов

6.3. Составление и оформление распорядительных документов

6.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСОБЕННОСТИ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется пра­вом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов — регулиро­вание и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эф­фективно регулируется деятельность учреждения, зависят результа­ты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обес­печения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляе­мому, от руководителя организации к структурным подразделени­ям и. работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

§ с помощью распорядительных документов разрешаются возни­кающие в сфере управления проблемы и вопросы;

§ их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

§ они являются юридическими фактами, вызывающими возникно­вение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

§ правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Пре­зидентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (мини­стерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

§ правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и ок­ругов, а также их территориальных образований;

§ правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые органами федераль­ной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом:

§ акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

§ акты межведомственного характера;

§ акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной ре­гистрации, утвержденными постановлением Правительства Россий­ской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

§ необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

§ необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, обусловленной функциями и задача­ми организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

§ документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

§ документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на ос­нове решений, принимаемых совместно группой работников (кол­легией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важ­ные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправ­ления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие орга­ны управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органон особое место занимают сове­щательные по своему статусу органы, например коллегии минис­терств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собст­венное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем во­просам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений дей­ствуют федеральные министерства, администрации субъектов Рос­сийской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный дирек­тор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе кол­легиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внут­ренней деятельности организации — ее кадрового состава, матери­ального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.