Материалы государственного делопроизводства новейшего времени

Материалы делопроизводства государственных учреждений Российской империи

Общие принципы изучения материалов делопроизводства, их классификация

Государственные и церковные унии

Сохранился акт Кревской унии Ягайло в архиве Краковской капитулы, который написан на пергаменте на латинском языке. По этому документу, подписанному в ночь с 14 на 15 августа 1385 г., Ягайло становился королем Польши при крещении в католичество себя, Литвы и женитьбе на королеве Ядвиге. Акт предусматривал полное включение ВКЛ в состав Польского королевства.

Ягайло должен был выпустить всех поляков из плена и заплатить 200 тыс. золотых флоринов эрцгерцогу Вильгельму Габсбургу, который был женихом Ядвиги (помолвлен с ней). Большая часть условий унии была выполнена Ягайло. Так, он не смог полностью слить Литву и Польшу, не смог крестить всю языческую часть Литвы.

Подвидом унии можно считать Островское соглашение 1392 г. По этому соглашению Витовт считался князем Литвы (но не великим князем, которым оставался Ягайло) и становился пожизненным наместником Ягайло в ВКЛ. В 1401 г. была заключена Виленско-Радомская уния, по которой Витовт был великим князем, а Ягайло – верховным (supremus dux). В 1413 г. была заключена Городельская уния, по которой князь ВКЛ должен был избираться представителями ВКЛ с согласия Ягайло.

В 1569 г. принимается новый межгосударственный акт – Люблинская уния – которая создает федеративную Речь Посполитую. Текст унии был написан на латинском языке, оригинал сохранился. Некоторые положения унии были выполнены, некоторые нет. В рамках РП ВКЛ занималось внешней политикой в отношении Швеции и России, канцлеры ВКЛ занимались этими направлениями.

20 октября 1655 г. была заключена Кейданская уния со Швецией (в ходе I Северной войны). Она заключалась на условиях люблинской, но со шведским королем. В связи с тем, что достаточно активно идет разделение собственности, активно появляются купчие, арендные, дарственные грамоты на землю. Здесь тоже появляются новые виды: магнаты заключали договора с пользователями их имущества.

Еще один вид актовых источников в области уний – межцерковные унии. Для Беларуси была только Брестская ЦУ 5-10 октября 1596 г. При этом в Бресте ее не подписали, а только официально провозгласили. Подписана же она была в Риме 23 декабря 1595 г. Подписана она была Ипатием Потеем и Кириллом Терлецким. Документ унии был составлен на латыни, имел 33 пункта и был достаточно хорошо продуман. Принцип: общий догмат (филиоквэ, догмат о чистилище и т.д.), разный обряд.

Документы и материалы делопроизводства – это одна из наиболее крупных групп источников, особенно в части новейшей истории, практической функцией этих документов в период их активного существования является документное обслуживание различных систем управления. Специальным изучением этих актов занимается наука документоведение. Рассматривая их как исторические источники, мы можем получить следующего рода информацию – восстановление системы государственного аппарата.

При их изучении нужно учитывать следующие особенности:

1. это документы, преимущественно носящие официальный характер и имеющие высокий уровень цензуры

2. они характеризуются высоким уровнем распространенности и формализации

3. для работы с этими источниками нужно хорошо знать систему делопроизводства, структуру государственных учреждений и того учреждения, с документами которого мы работаем

4. историкам желательна сохранность всего комплекса документов определенного учреждения за определенный период (чему препятствует отбор документов архивистами методами источниковедческого анализа)

Классификации материалов делопроизводства:

1. Документоведческая классификация (критерий – функция документа), является базовой для нас

1. Организационно-распорядительные

1. Организационные – это уставы политических партий, предприятий, акционерных обществ и т.д., где прописаны права, цели и обязанности организации и ее членов; также должностные инструкции и другие документы, описывающие принципы функционирования организации

2. Распорядительные – это чаще всего документы, с помощью которых проводятся распоряжения: приказы, циркуляры, распоряжения, решения и т.д.

2. Отчетная документация – ранее связывала нижестоящие органы с вышестоящими; в СССР появляется форма отчета вышестоящих перед нижестоящими. Особенность отчетов в том, что их написание привязано к календарному циклу. Отчеты возникли сравнительно рано – уже в XV в. мы сталкиваемся с т.н. личбами – отчетами арендаторов

3. Протокольная группа возникает, когда возникают коллегиальные органы управления, где происходят столкновения разных мнений, на основании которых принимаются решения. Протоколов особенно много для периода СССР

4. Плановая документация возникает в 1920 г. (план ГОЭЛРО). Плановая документация составляется с определенным горизонтом планирования. В СССР планирование носило директивный характер, тогда как теперь – индикативный. Планы содержат информацию нормативного характера.

5. Разновидности документов, связанные с определенными сферами человеческой деятельности

1. Судебно-следственные документы

2. Документы внешней политики (вербальные ноты, верительные грамоты и т.д.)

3. Документы военной сферы

4. и т.д.

2. Классификация по секретности

1. Несекретные

2. Секретные (для служебного пользования)

3. Совершенно секретные

3. Архивоведческая классификация

1. Документы постоянного хранения

2. Документы с длительным сроком хранения (около 20 лет)

3. Документы с коротким сроком хранения (до 10 лет)

4. Классификация по форме

1. Письменные

2. Кино

3. Фоно

4. Фото

5. и т.д.

К классификации также добавим принципы внутренней эволюции документа. Создание документа всегда начинается с черновика. Особенность черновика: он содержит в себе некие исправления, заметки и т.д. Затем идет беловик – итоговый вариант документа. Последний уровень документа – это оригинал (аутентик) с подписью, печатью (на официальном бланке). Еще один вид документа – это копия, которая может быть нотариально заверенной. Дубликат – это копия, которая заменяет собой утерянный оригинал, который перестает быть действующим документом. В книгах Метрики ВКЛ и документах РИ мы сталкиваемся с актами пересказа (памяти, pro memoria) – которые содержат в себе лишь краткий пересказ содержимого документа.

NB! Термин "делопроизводство" произошел от русского термина "дело" – папка с документами. Был и второй термин, который обозначал внешние отношения с другими организациями – письмоводительство, но он не прошел испытания времени.

18. Организация государственного делопроизводства в ВКЛ. «Литовская метрика»

Начало возникновения канцелярии ВКЛ мы связываем с Витовтом, о чем писал Альбер де Лануа, упоминая о трех отделах (русский, латинский, татарский) великокняжеской канцелярии. Но собственно делопроизводство в ВКЛ возникает несколько позже, уже в годы Казимира. При нем складывается система делопроизводства, которая получила название "система Метрики". Эта система примерно в это же время складывается в Польше и Мазовии. Система Метрики была основана на системе реестров папской канцелярии, где реестры были представлены сборниками актов пересказа.

Появляется государственная структура – Метрика ВКЛ. До нас дошли 4 вида книг метрики: книги записей, судебных дел, публичных дел и книги переписей. Первые исследователи Метрики считали, что Метрика изначально складывалась в таком виде, как она дошла до нас.

Однако один из учеников М.К.Любавского Г.Г.Бережков обратил внимание на то, что в этих книгах документы идут сериями, попытался воссоздать структуру изначальной Метрики. Современные исследователи считают, что изначально книг не было – были листы, которые соединялись в тетради по 8 листов в каждой. Бережков выработал систему первоначального состава книг Метрики. Он выделил пять "книг" (серий документов):

1. Книги данин, которые сформировались в период правления Казимира, поскольку тот активно осуществлял земельные раздачи ("данина" – княжеское пожалование). Книги данин состояли из актов пересказа, причем в крайне краткой форме.

2. Книги посольских дел. Они начали формироваться при Казимире, но отделились окончательно от книг данин при Александре, что было связано с его активной внешнеполитической деятельностью. В этих книгах находятся как договоры, так и описания посольств, речи послов, верительные грамоты и т.д.

3. Книги судебных дел. Они формируются при Казимире и Александре, окончательно выделились в 1506 г. при Сигизмунде I Старом. Они были связаны с деятельностью великокняжеского суда, где ВК судил вместе с панами-радой. Документы: судебные решения (приговоры), судебные листы и т.д.

4. Книги аренд.

5. Книги отправ. Появление книг отправ было связано с активной политикой ВКЛ, войнами, когда представители ВКЛ несли госслужбу. Отправы – это приказ князя на получение человеком некоторой суммы из местных бюджетов.

В 1530 г. было принято решение об организации по образцу Метрики системы делопроизводства в воеводствах. Часть этих документов попали в Метрику при канцлере Яне Глебовиче. Канцеляриями воевод руководили подвоеводы и состояли они в основном из судебных решений. Свои канцелярии были в поветах. В поветах были старосты, а канцеляриями занимались подстаросты.

В городах, где было магдебургское право, велись магистратские книги – делопроизводство городского самоуправление – куда записывались основные судебные документы магистрата (и войтовско-лавнического, и бурмистро-радзецкого судов). В 1565 г. были созданы новые виды судов, при которых тоже создаются актовые книги, для заполнения которых была введена в суде специальная должность писаря.

В первой половине XVI в. появляются магнатские роды, владевшие большими землями. Многие из и представителей были канцлерами, писарями и знали, как работают канцелярии. Для организации своих владений они создавали собственные канцелярии по образцу государственной. Так, в 1528 г. Юрий Радзивилл создал общий инвентарь своих 32 имений.

К концу независимого существования ВКЛ документооборот резко увеличивается. В этой связи в 1566 г. принимается решение о создании Малой Канцелярии ВКЛ, которую возглавлял подканцлер. Первый подканцлер – Евстафий Волович.

Основание Речи Посполитой не привело к изменениям в документообороте. Изменения начинают происходить позже, но в рамках существующей системы: копии сохраняются в Метрике, оригиналы выдаются на руки. Когда Лев Сапега в 1589 г. стал канцлером, начался процесс переписывания книг Метрики (коих было уже более 150), что было связано с их обветшанием в связи с ненадлежащими условиями хранения. Именно во время этой переписки произошла, по мнению Бережкова, та самая путаница, которая привела к нарушению изначальной структуры Метрики. В результате переписи появились 4 новые разновидности книг метрики:

1. Книги записей

2. Книги судебных дел

3. Книги публичных дел

4. Книги переписей

При этом разграничение книг весьма условно, документы разных видов могут встречаться в одних и тех же книгах; более того, в книги попали не только документы, составленные канцелярией ВКЛ, но и иные. В результате этой переписки возникли копии копий первоисточников (копии изначальных копий, размещенных в системе Метрики).

Во время войны 1654-67 гг. произошел сильный пожар в Вильно, когда сгорел Нижний замок, где находились старые 190 книг Метрики; многие из них погибли, до нас дошла только одна из них. Всего книг Метрики было составлено 583. Еще почти 60 книг составляет т.н. Посольская Метрика.

Книги Метрики хранились в Вильно до сер. 60-х гг. XVIII в., когда их перевезли в Варшаву, что было связано с деятельностью С.А.Понятовского, куда тогда же перевезли книги коронной Метрики из Кракова; именно тогда появляется термин "литовская Метрика". В Варшаве была осуществлена попытка переписи первых 92 книг метрики латинкой. Эти переписи являются неточными копиями копий копий первоначальных документов (копиями переписей Льва Сапеги).

Когда Варшава была захвачена войсками Суворова, метрику вывезли из города в Санкт-Петербург, где она была определена в Сенат. Затем часть книг Метрики были переданы в Императорскую библиотеку. Комиссия Сената разделила все документы Метрики на 12 разделов. Это разделение затем долго сохранялось. Научной работы с документами Метрики в Сенате не велось, т.к. они рассматривались как действующий документ.

Лишь когда в 1887 г. основной корпус книг Метрики переехал в архив минюста в Москве, началось активное изучение книг Метрики с научной т.з. Начинается их публикация, где среди публикаторов отметим М.В.Довнар-Запольского, М.Л.Любавского и др. Именно в "фонде Литовской метрики" московского архива минюста сейчас хранятся 583 книги Метрики. Микрофильмы книг Метрики можно найти в архивах Вильно и Минска. Сейчас книги Метрики активно издаются в Беларуси и Литве. Сейчас изданы почти все книги Метрики, составленные до конца правления Сигизмунда II Августа.

К присоединению Беларуси к РИ там уже существовала своя система делопроизводства. Россия при Петре отказалась от столпцовой системы делопроизводства (приказная система), когда документы скреплялись специальными скрепами в длинные столпцы и ложились в коробки. Петр создает новую систему делопроизводства, основанную на шведских и северо-немецких образцах. Принцип следующий: есть высшие структуры государства (Сенат, Синод, главный магистрат, коллегии), каждая из которых разрабатывает свой регламент (организационный документ), а также составляет регламенты для нижестоящих структур. Складывается бюрократическая машина с Табелем о рангах. Создана важная система российского законодательства и делопроизводства. Все документы писались на гербовой бумаге. Были многие случаи, когда из-за этого составление документов имело очень высокую стоимость.

Именно из традиций российской канцелярии происходит термин "делопроизводство" (оригиналы документов подшивались в специальные папки, которые назывались "дело"). Был еще один термин – письмоводительство – но он так и не прижился. В Российской империи выходили специальные учебники и инструкции, посвященные правилам ведения документов.

При каждом губернаторе была своя казенная палата, где сидели люди, занимавшиеся делопроизводством. Документы в губернские канцелярии приходили сверху и содержали конкретные требования. На их основании губернаторы принимали свои решения (названия документов), которые фиксировались в канцелярии. Свою документацию вели и дворянские собрания. Дворянские собрания занимались подсчетом числа дворян; все, желавшие подтвердить свой дворянский статус, отправляли в дворянские собрания подтверждающие документы, где в канцелярии с них снимались копии, которые оставались в тамошнем архиве. Здесь часто делались подделки, производились подлоги.

При Екатерине II была ликвидирована система магдебурского права, и в городах была введена российская система с шестиразрядными городскими думами (распорядительный орган) и шестигласными думами (шесть гласных по одному из разряда, исполнительный орган). Эти думы тоже имели свои системы делопроизводства. В период империи были созданы новые суда, каждые для своего сословия, и постепенно демонтирована судебная система ВКЛ и РП.

Здесь есть важный вид источников – это ежегодный отчет губернаторов. Один его экземпляр шел императору, второй – в МВД, третий – генерал-губернатору (если он был), а четвертый оставался у самого губернатора. Проблема этого источника в том, что он может содержать значительные приписки. В этих отчетах губернаторы полностью характеризовали свою губернию, особое внимание уделяя с/х и промышленности, их развитию и проблемам. Первоначально эти отчеты представляли собой отчет вольной формы, но в 1837 г. для этих отчетов составляется специальный формуляр и статистические таблицы. С 1842 г. для создания статистических таблиц при губернских канцеляриях создаются статистические комитеты.

Новейшее время (1917-н.в.) – самый сложный для изучения материалов делопроизводства период. В этот период мы сталкиваемся с несколькими системами делопроизводства. Первая из них – советская (в т.ч. БССР). Он сложилась на основе русской и во многом ее превзошла в силу того, что т.к. были национализированы предприятия и после коллективизации – земля (колхозы). Количество бумаг было очень большим. Уже в 1920-е гг. многие руководители партии (н-р Червяков) говорили о чрезмерном росте документооборота. Документы в этой системе в основном составлялись на русском и белорусском языке, с 1927 по 1937 – и на польском и идише (госязыки БССР).

Вторая система складывается с 1918 г., когда возрождается польское государство. Основной язык – польский. Центром этой системы была Варшава, где планировалось создание документов. Польская АН разрабатывала образцы документов. Система продействовала на землях ЗБ до 1939 г.

Были периоды, когда действовали и немецкие системы делопроизводства: императорская в 1915-18 гг. и фашистская в 1941-44 гг. Здесь документы создавались на немецком языке. Характерна сложная структура системы документооборота. Наконец, с 1991 по 2012 на землях Беларуси сформирована и действует собственная система документооборота, которая опирается на свои стандарты, отличающаяся от других стран.

Советская система доминировала в 1917-41, 44-91 гг. Она была основана на решениях, которые принимала коммунистическая партия (РСДРП, РСДРП (б), РКП (б), ВКП (б), КПСС – названия разные, сущность одна). У партии был свой устав, своя программа, которая, впрочем, претерпевала изменения с ходом времени. 1919 г. – вторя программа партии на VIII съезде (цель – построение социалистического общества). 1961 г. – третья программа на XXII съезде партии (цель – построение коммунизма). Без изучения документов коммунистической партии нельзя понять систему документооборота СССР. Основной орган власти СССР – Советы разных уровней – свои решения принимали на основании решений съездов партии. Партия срасталась с государством, что значительно усилилось с ликвидацией всех других партий.

Партийная система делопроизводства имела свои принципы. Был устав, прописывающий, кто может быть членом партии. Районные и окружные структуры, которые имели свой аппарат. Все решения съездов и ЦК спускались вниз и дублировались и выполнялись на местах. В системе советского делопроизводства усиливается роль протоколов, что объясняется коллегиальностью большинства органов управления. В протоколах появляется специальная графа – отметка о выполнении и указываются ответственные за выполнение принятого решения. Это было характерно и для партийных, и для советских органов.

Существовали обычаи «устного» или «телефонного» права, когда многие важнейшие управленческие решения не записывались, а передавались при разговоре или по телефону. Резко увеличился объем секретной документации, что было вызвано стремлением государства не допустить свободного распространения информации. Реальная (часто невыгодная для властей) информация о событиях на местах, настроениях населения доходила только до высших партийных и государственных органов, часто через службу государственной безопасности. Почти сразу же она засекречивалась, получая гриф «секретно» или «совершенно секретно».

На протяжении всего новейшего времени сохранились основные признаки документов: реквизиты — логически неделимые элементы (название предприятия, его адрес, и др.), признаки — качественные особенности (последовательность событий, порядок мероприятий по повышению урожайности), показатели — количественные оценки (например, урожайность). Сохранилось деление всех документов на официальные, которые имели служебное подтверждение со стороны государственных и партийных органов (например, характеристика с места работы), и неофициальные, составлявшиеся в более свободной форме (например, автобиография).

Общая классификация советской системы:

1. Организационно-распорядительная документация:

a. Организационная документация — положения, уставы, правила нормативы, определяет цели, задачи, структуру, порядок, формы и методы деятельности учреждений, предприятий, организаций, их взаимоотношения с другими государственными, производственными и общественными единицами.

b. Распорядительная документация — решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, позволяет осуществлять принимаемые решения и проводить управление.

c. Справочно-информационные материалы — афиши, объявления, плакаты бюллетени, оповещают о принятых решениях.

d. Текущая переписка —письма (в том числе служебные), телеграммы, телефонограммы, телетайпные сообщения, информировала о нуждах населения, структурных подразделений, других организаций и предприятий.

e. Дипломатическая переписка — дипломатические (личные и вербальные) ноты, меморандумы, которые составляются согласно требованиям международного протокола.

f. Протоколы и стенограммы заседаний коллегиальных и коллективных органов, конференций, съездов Советов всех уровней, Коммунистической партии, комсомола, профсоюзов и др. Протоколы —это краткое изложение вопросов, которые решались на заседании. Например, протоколы Центрального Бюро КПБ, составлявшиеся с января 1919 г., фиксировали только вопросы, которые слушались на заседании, решения по ним и отметки об исполнении. Стенограммы — это дословная запись хода заседаний, которая ведется специально обученными стенографистами в виде закодированных записей, которые затем расшифровываются. С 1970-х гг. все чаще ход заседаний (особенно партийных съездов) записывается на магнитофон.

2. Материалы планирования народного хозяйства появились с началом деятельности Всероссийского Совета народного хозяйства (ВСНХ) в 1918 г. Их возникновение было вызвано стремлением большевиков проводить государственное планирование экономики. В 1920-е гг. к материалам планирования относились перспективный план ГОЭЛРО, планы сельскохозяйственных заготовок, технико-экономические планы разворачивания производства в отдельных отраслях промышленности и сельского хозяйства, годовые планы 1923–1924 гг. и 1924–1925 гг. и первые пятилетние планы с 1928 г., которые разрабатывались как в целом для СССР, так и для отдельных отраслей хозяйства союзных республик. Например, перспективный план развития сельского и лесного хозяйства БССР на 1925/26-1929/30 гг. Для первого пятилетнего плана (в период его разработки 1927–1928 гг.) еще не были характерно директивное установление показателей из центра. Этот план, который напоминает научный труд, необходимо рассматривать в сочетании с разработками экономистов 1920-гг. И.В.Сталин лишь в 1930–1931 гг. волевым решением увеличил некоторые показатели (производство стали, добыча угля и др.) в несколько раз.

3. Учетно-контрольная документация ставит своей целью учет и контроль за выполнением решений в процессе управленческой деятельности. К учетным документам относятся анкеты, листки, журналы, книги учета, реестры, кадастры, табели, тарифы, счета, балансы. Контрольные документы — это материалы ревизий проверок, заключения о регистрации и деятельности организаций.

4. Отчетная документация — отчеты о работе, трудовые рапорты, сводки, доклады, отчеты перед партийными съездами, Съездами народных депутатов. В отчетной документации обобщаются и интерпретируются данные по организации за конкретный период (месяц, квартал, год, пятилетку), намечаются перспективы на следующий срок. Целью отчетной документации является осуществление обратной связи между ниже и вышестоящими организациями.