Документы и их роль

В каждом документе информация должна быть своевременной, оперативной, полной, четко написана и легко читаема, достоверна и конкретна, расположена именно в тех строках и графах, которые выделены для информационного элемента.

Качество документирования информации предприятия проверяется контрольными ревизионными государственными органами: служба налогой инспекции, финансовые органы и др.

С документами связана вся жизнь человека. Они сопровождают нас как в процессе работы на предприятии, так и в личной жизни.

Документы рассматриваются по своему характеру, по значимости. Они:

подтверждают факты, события, действия;
являются средством доказательства, свидетельства, события;
имеют значение политическое, экономическое, юридическое, историческое;
являются средством обмена информацией (телеграммы, письма, телефакс-сообщения, телетайпограммы и др.).

Все документы предприятия подразделяются на две глобальные группы: служебные документы и документы личные.

Личные документы подразделяются на две группы:

первые - свидетельствуют о его личности, о его образовании и др. (свидетельство о рождении, паспорт, документ о образовании и др.), их получает человек от государственных органов;

вторые - подтверждают какие-либо действия, события, факты, обстоятельства жизни (автобиография, доверенность, резюме, расписка и др.), они составляются человеком лично, предъявляются на предприятии при трудоустройстве или составляются в других особых случаях.

Именно последний вид документов рассматриваются нами в изучаемом курсе делопроизводства.

Служебные документы – это все остальные документы, с которыми ведется работа на предприятии. Их также можно разделить на две группы:

первая - документы,которые создаются на предприятии для внутреннего применения (внутренние документы) или для отправки вне предприятия (внешние документы).

вторая - документы, которые на предприятие поступают (входящие документы).

К первой группе служебных документов относятся:

- организационные документы (учредительный договор, правила распорядка работы, штатное расписание, документы по личному составу предприятия и др.);

- распорядительные документы (приказы и распоряжения, указания, протоколы, акты, трудовые и коммерческие контракты и др.); создаются для управления предприятием.

Ко второй группе служебных документов принадлежат все служебные письма (инструкционные, гарантийные, претензионные, кредитные и др.), телеграммы, радиограммы и др

Служебные документы могут быть составлены:

· от имени администрации,

· от предприятия,

· от лиц (одного или нескольких) - работников предприятия.

Документ является продуктом труда отдельных работников предприятия или группы таких людей и направлен на решение каких-то вопросов служебного или личного характера. Поэтому мы можем сказать, что документ является продуктом труда (его кто-то создал) и орудием труда (он на что направлен: какие-то действия нужно выполнить).

Каждое предприятия на стадии своего создания проходит следующие основные этапы:

- определение направления деятельности предприятия;

- разработка структуры предприятия;

- разработка устава предприятия;

- регистрация предприятия в государственной Регистрационной палате

- определение внешних и внутренних связей предприятия (информационная связь).

Внутренние связи предприятия – это есть схема взаимодействия всех структурных подразделений предприятия между собой.

Внешние связи – это те внешние объекты, с которыми данное предприятие вступает в деловые отношения (предприятия-поставщики сырья и материалов, предприятия-покупатели готовой продукции, выпускаемой данным предприятием, государственные структуры и др.)

Внешние и внутренние связи предприятия являются определяющими направлениями в осуществлении жизнедеятельности и развития предприятия.

Схему информационных связей предприятия в можно представить так: