Свойства ИТ. Схема технологического процесса обработки информации

Схема технологического процесса обработки информации

Технологический процесс переработки информации представляется иерархической структуры по уровням (рисунок 3):

Рисунок 3 - Иерархическая структура процесса обработки информации

1-й уровень - этапы, где реализуются базовые технологические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.

2-й уровень - операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

3-й уровень - действия, совокупность стандартных для каждой программной среды приёмов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели.

4-й уровень - элементарные операции по управлению элементарными действиями объектов.

В технологическом процессе выделяют следующие этапы: первичный, основной и заключительный. Рассмотрим их на примере компьютерной технологии.

Па первичном этапе производятся заполнение и формирование первичного документа, сбор данных, визуальный контроль, регистрация, кодирование, комплектование, подсчёт контрольных сумм, перенос на машинный носитель. Этот этап называют часто домашинным и все операции практически выполняются вручную.

Визуальный контроль проверяет чёткость заполнения, наличие подписей, отсутствие пропусков реквизитов и т. д. В случае ошибок предусматривается операция исправления, которую обычно выполняет источник данных.

Для сокращения объёма вводимой информации и промежуточных файлов вводится операция кодирования, т. е. присвоения кодов одному или нескольким реквизитам. Обычно кодируются наименования, для чего разработаны специальные справочники и классификаторы.

Комплектование данных - вынужденная операция. При вводе больших объёмов данных их разбивают на комплекты (пачки). Каждой пачке присваивается номер, который также вводится. Комплектование облегчает поиск и исправление ошибок, обеспечивает контроль полноты вводимых данных, позволяет прервать процесс ввода или подготовки данных на машинном носителе.

Подсчёт контрольных сумм выполняется по группам реквизитов или по всему документу (записи) для обеспечения достоверности данных. Существуют и другие методы программного контроля введённых данных.

Операция переноса па машинный носитель. В настоящее время эта операция часто совмещается с непосредственным вводом в компьютер с клавиатуры, сканированием документа, распознаванием штрих-кодов, а также с получением данных по сети или по запросу из базы данных.

Основной этап содержит операции ввода данных в компьютер, контроля безопасности данных и систем, сортировки, фильтрации, корректировки, группировки, анализа, расчёта, формирования отчётов и вывода их. Так как все операции выполняются компьютером, этот этап называют машинным.

Операция ввода данных - одна из основных и сложных операций технологического процесса. Экономические данные могут быть представлены в виде бумажного документа, в образе электронного документа, штрих-кода, электронной таблицы, могут быть запрошены из базы данных, получены по сети, вводиться с клавиатуры, а в перспективе может осуществляться речевой ввод. Ввод обязательно сопровождается операцией контроля, так как неверные данные нет смысла обрабатывать. Сами данные могут быть любого типа: текстовые, табличные, графические и т. д.

Контроль безопасности данных и систем подразделяется на контроль достоверности данных, контроль безопасности данных и компьютерных систем.

Контроль достоверности данных выполняется программно во время ввода и обработки. Средства безопасности данных и программ защищают их от копирования, искажения, несанкционированного доступа. Средства безопасности компьютерных систем обеспечивают защиту от кражи, вирусов, неправильной работы пользователей, несанкционированного доступа.

Сортировка используется для упорядочения записей файла по одному или нескольким ключам. Запись - это минимальная единица обмена между программой и внешней памятью. Обычно одна запись содержит информацию одного документа (индивидуальная экзаменационная ведомость) или его законченной части (строка в экзаменационной ведомости группы). Файл - совокупность записей. Структура записи и файла определяются пользователем при проектировании. Ключ записи - реквизит или группа реквизитов, служащих для идентификации записей. Например, рассортировать записи экзаменационной ведомости по оценкам. Ключом является оценка. Сортировка упрощает дальнейшую обработку. В качестве утилиты она присутствует во всех файловых системах.

Фильтрация - операция пропускания данных через заданные фильтры -критерии выбора. В результате выполнения операции пользователю выдаются данные, удовлетворяющие одному или нескольким условиям (критериям). Например, выбрать из файла экзаменационной ведомости отличников.

Корректировка - операция актуализации файла или базы. Она содержит операции просмотра, замены, удаления, добавления нового. Эти операции применяются к отдельным реквизитам, записи, группе записей, файлу, базе.

Группировка, или разрез, сводка, - операция соединения записей, сходных по одному либо нескольким ключам, в относительно самостоятельные новые объекты - группы.

Анализ - операция, реализующая метод научного исследования, основанный на расчленении целого на составляющие части, разбор, рассмотрение чего-либо для выявления закономерностей и зависимостей в данных. Для проведения анализа используются экономико-математические, статистические методы, методы выявления тенденций, прогнозирования, моделирования, построение графиков, диаграмм.

Расчёт - операция, позволяющая выполнить требуемые вычисления для получения результатов или промежуточных данных.

Формирование отчётов - операция оформления результатов для вывода и передачи потребителю в привычном для него виде.

Вывод - операция вывода результатов на печать, в базу данных, файл, дисплей, по сети.

Заключительный этан содержит следующие операции: визуальный контроль результатов, размножение, подпись и передача потребителю. Этот этап также называют после машинным. Если компьютер установлен на рабочее место информационного работника, заключительный этап может содержать только операцию контроля (чёткость вывода, непротиворечивость результатов и т. д.). Все остальные операции могут выполняться на машинном этапе, так как уже существует система электронной подписи, а потребителем является сам информационный работник, либо результаты передаются по сети или записываются в базу.

Информационные технологии играют важную стратегическую роль, так как их применение позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. Это привело к экономии затрат труда, времени, энергии, материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Роль информационных технологий быстро возрастает, что объясняется рядом их свойств:

• ИТ позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов – сырьё, энергию, полезные ископаемые, материалы и оборудование, людские ресурсы, социальное время;

• ИТ раньше были средством повышения персональной продуктивности сотрудников, а сегодня становятся силой, помогающей компании получить и сохранить преимущества в конкурентной борьбе;

• ИТ реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социальных процессов;

• ИТ влияют не только на функционирование отдельных компаний, но и на экономику в целом. Они превращаются в социальное явление, определяющее, как выглядит общество в мировом масштабе;

• ИТ обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации. Они снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют на миграцию населения по планете;

• ИТ занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, в развитии системы образования, культуры, новых (экранных) форм искусства;

• ИТ играют ключевую роль в процессах получения, накопления, распространения новых знаний;

• ИТ позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций, экологических катастроф, крупных технологических аварий, повышенной социальной и политической напряженности;

• профессиональные знания включаются посредством ИТ в наукоёмкие изделия и продаются на мировом рынке. Идёт торговля невидимым продуктом: знаниями, культурой. Происходит навязывание стереотипа поведения. Именно поэтому в информационном обществе стратегическими ресурсами становятся информация, знание, творчество;

• ИТ оказывают огромное влияние посредством дистанционного обучения, компьютерных игр, компьютерных видеофильмов и др.

Информационные технологии обеспечивают пользователю:

• повышение персональной продуктивности;

• информационное взаимодействие с другими людьми;

• развитие творческих способностей;

• экономию времени;

• получение и распространение знаний.

Информационные технологии обеспечивают компаниям:

• повышение эффективности работы предприятия;

• получение и сохранение преимуществ в конкурентной борьбе;

• расширение внутренних и международных экономических связей;

• прогнозирование поведения рынка;

• поиск способов выхода их кризиса.