2014-02-12
5013
Содержание таких документов имеют свои особенности. Они касаются конкретного лица и являются именными.
Паспорт. Трудовая книжка. Лицевой счет. Резюме. Заявление. Автобиография. Личное дело. Объяснительная записка. Докладная записка. Жалоба. Претензия. Водительские права. Страховое свидетельство пенсионного страхования. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Документ об окончании учебного заведения (аттестат). Военный билет. Письмо. Приказ по личному составу.
Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного происхождения- документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Например:
РЕЗЮМЕ
Адрес: дом, улица, город, область, индекс.
Телефон: 00 00 00.
Дата и место рождения: день месяца, месяц, год, адрес рождения.
Гражданство: Российская Федерация.
|
|
|
Семейное положение: женат, холост, состав семьи.
Образование: годы учебы, наименование учебного заведения, наименование факультета, специальность, квалификация по диплому.
Опыт работы: годы работы, наименование организации, занимаемая должность, краткая характеристика выполняемых обязанностей по занимаемой должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).
Дополнительные сведения: владение иностранными языками, компьютером, наличие личного автомобиля и водительских прав, наличие изобретений, публикаций и т.д.
Черты характера: указываются основные (по мнению претендента на должность) черты характера.
Подпись инициалы, фамилия
Дата
Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.
В договоре отражаются:
• характер сделки;
• условия:
• сроки;
• цена;
• качество (продукции, товара);
• оплата;
• гарантии;
• права и обязанности сторон;
• порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены:
• путем направления оферты - письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием);
• путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.
|
|
|
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).
В договоре должны быть:
• четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
• предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;
• цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте");
• санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.
Договоры (контракты) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.
Рекомендуется подписи сторон договора проставлять:
• разборчиво (для однозначного установления автора подписи);
• фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);
• на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).
Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.
Договор должен иметь:
• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• место составления;
• заголовок (договор купли-продажи, контракт о техническом содействии);
• текст;
• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
• печати организаций-контрагентов.
Датой договора является дата его подписания сторонами.
Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС - капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 - где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной).
Текст договора содержит:
• наименования сторон (полные названия организаций);
• предмет договора;
• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки рекламы и реализации;
• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
• порядок сдачи-приема выполненных работ;
• ответственность сторон;
• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
• переход права собственности и риски;
• порядок разрешения споров;
• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу
на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия
или гражданина).
Доверенности могут быть:
• служебными;
• личными.
Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности.
Доверенность должна иметь:
• наименование вида документа;
• дату выдачи;
• номер;
• заголовок к тексту,
• текст,
• подписи;
• печать.
В тексте доверенности указываются:
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;
• паспортные данные уполномоченного должностного лица;
|
|
|
• перечисление предоставляемых полномочий;
• срок действия доверенности.
Дополнительно может быть указан:
• образец подписи уполномоченного лица.
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:
• наименование вида документа;
• дату выдачи;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• отметку о заверении.
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
• при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;
• при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).
Приказпо личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
Приказ по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений.
При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора;
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.
Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с…).
По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ).
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:
• о приеме - № Т-1;
• о переводе на другую работу - № Т-5;
• об увольнении - № Т-8.
При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4.
Приказ должен иметь:
• наименование организации;
|
|
|
• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• заголовок;
• текст;
• основание;
• подпись;
• отметку об ознакомлении
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
В тексте указываются: фамилия, имя, отчество работника (полностью); наименование структурного, подразделения; профессия (должность);условия приема на работу (характер работы).
Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.
В графе "основание" приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.
Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.
Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор составляется:
• в письменной форме;
• в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).
Трудовые договоры могут заключаться:
•на неопределенный срок;
•на определенный срок не более пяти лет(срочный трудовой договор).Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия:
• об испытании;
• о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;
• об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);
• иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. 1
Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работниками работодателем.
3. Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.
Трудовой договор должен иметь:
1. наименование организаций;
2. наименование вида документа;
3. дату;
4. номер;
5. место составления;
6. текст;
7. подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);
8. печать.
Датой трудового договора является дата его подписания сторонами.
В тексте трудового договора указывается:
•наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя -физического лица);I
•-фамилия, имя, отчество работника;
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; правами обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда;
• компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
Трудовые договоры:
• включаются в состав личных дел работников;
• формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);
• хранятся 75 лет.
Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).
Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу
Личная карточка заполняется на основании документов:
• приказов по личному составу;
• трудовой книжки;
• паспорта;
• военного билета;
• документа об окончании учебного заведения;
• страхового свидетельства пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• других документов, предусмотренных законодательством;
• сведений, сообщаемых о себе работником.
Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.
Личная карточка должна иметь:
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату составления;
• текст;
• подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.
Текстовая часть личной карточки содержит разделы:
• общие сведения о работнике;
• сведения о воинском учете;
• прием на работу и переводы на другую работу;
• профессиональная подготовка; повышение квалификации;
• поощрения и награды;
• отпуска;
• социальные льготы;
• дополнительные сведения;
• основание увольнения.
Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу".
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.
Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.
При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка заводятся на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
