Формирование запроса на поиск набора документов

1. Поисковый запрос оформляется путем заполнения Карточки реквизитов, появляющейся после открытия окна базы данных. Перед началом работы по составлению запроса надо очистить карточку реквизитов.

2. В карточке реквизитов следует стараться заполнять не более 3-4 полей.

3. По мере заполнения полей происходит последовательное сокращение количества соответствующих запросу документов. Это количество отражается в информационной строке карточки реквизитов. Желательно, чтобы после заполнения карточки реквизитов запросу соответствовало не более 30-50 документов.

Примечания:

а) Если вам известен номер документа, то для поиска, как правило, достаточно набрать только этот реквизит.

б) Если неправильно набрать вид документа (закон, постановление), то документ можно вообще не найти, поэтому лучше его не набирать вообще, если точно не знаете.

4. При вводе вида документа необходимо вначале выполнить двойной щелчок по соответствующему полю.

5. Поиск по статусу используется в тех случаях, когда необходимо отсечь документы, не актуальные на данный момент.

6. Дату можно набрать прямым вводом с клавиатуры в соответствующем окошке, а также с использованием встроенного календаря.

7. Для ввода слова из названия документа необходимо сделать двойной щелчок по полю Название документа, набрать слово и нажать кнопку Выбрать. Если в названии документа присутствует несколько слов, то после набора каждого из слов названия их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. При этом выбранные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов

8. Если о документе ничего не известно, кроме примерной тематики, то используется поиск по тексту документа (поле Текст документа). После набора каждого из слов, присутствующих в тексте документа, их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. При этом выбранные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов. Далее установите условие связывания слов (и, или, рядом, кроме).

9. Словарь поля Тематика содержит многоуровневый рубрикатор. Для быстрого поиска фрагмента в рубрикаторе нажмите клавишу F7 или выберите кнопку Найти, введите нужный фрагмент и установите нужное направление поиска.

10. Для вывода списка документов, полученных с последним пополнением, используется поле Когда получен.