Формирование и оформление дел

Формированием дел – это группировка исполненных документов в дела.

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо вводить другие признаки классификации.

Группы дел:

- устав и другие учредительные документы

-нормативные акты государственных органов

-приказы по основной деятельности

-приказы по личному составу

-личные карточки

-входящие письма, факсы

-исходящие письма

-протоколы Совета директоров

-протоколы общих собраний акционеров

-трудовые контракты

-коммерческие контракты.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

- в дело формируются документы одного года;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности;

- Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Для долговременного хранения документов создается архив организации.

Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах

делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предпри­ятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопро­изводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года (некоторые организации сократили его до2 ил1 года).После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов:

1. оставить их для дальнейшего использования в делопроизводстве,

2. передать их в архив,

3. уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятии, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя, необходимо по-листное рассмотрение документов.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты' предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. — "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. '

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

- дела по основной (производственной) деятельности.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Вопросы для самопроверки:

1. Каковы этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами?
2. В чем сущность регистрации и контроля исполнения документов?
3. Что такое номенклатура дел?
4. В чем значение формирования документов в дела?
5. Какие требования предъявляются при подготовке дел к сдаче в архив?

20		код госархива________ код учреждения________
	________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (наименование государственного архива)
	________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Ф. № _______ Оп. № ______ Д. № _______	(наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО № ___________ТОМ № __ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ (заголовок дела) (дата) На _______________лист Хранить _________________________ 20 60