Работа с документами, содержащими коммерческую тайну организации

Правовой базой охраны внутренних секретов организаций является Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. Закон направлен на решение следующих вопросов:

- отнесение информации к коммерческой тайне;

- регулирование передачи такой информации;

- охрану её конфиденциальности;

- предупреждение недобросовестной конкуренции;

- определение сведений, которые не могут составлять

коммерческую тайну.

Информация составляет служебную или коммерческую (предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для её защиты меры, предусмотренные Законом (ввел режим «коммерческой тайны»).

К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, установлен Законом.

Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:

-сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

-данные о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно- эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;

-сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

-данные о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;

-сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

-данные о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

-сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;

-данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности.

Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчётность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации.

В целях введения в организации режима коммерческой тайны, защиты конфиденциальности соответствующей информации необходимо:

1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации.

При введении режима коммерческой тайны следует определить:

-какие сведения, документы нуждаются в защите;

-для каких конкурентов они могут представлять интерес;

-какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;

-как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы;

-во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точек зрения.

Определив перечень сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия:

1. Подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией.

2. Разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов организации.

3. Обеспечить необходимые условия для учёта, хранения, обращения документов с грифом «Коммерческая тайна» и повседневной работы с ними.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обозначаются грифом: «Коммерческая тайна. Экз. N __», наносимым в правом верхнем углу документа специальным штампом.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (документация отдела персонала (кадров), службы безопасности), как правило, не грифуются, поскольку они в полном объёме обладают ограничением доступа к ним.

Работа по обеспечению сохранности документов с грифом «Коммерческая тайна» на малых предприятиях может быть возложена на секретаря-референта, на средних и крупных - на руководителя службы документационного обеспечения управления (заведующего канцелярией).

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений.

Для нормальной работы сотрудников с документами, содержащими конфиденциальную информацию, необходимо обеспечить следующие три условия:

- работа с содержащими конфиденциальную информацию документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с такими документами, их хранение за
пределами соответствующих помещений не допускается;

-выдача содержащих конфиденциальную информацию документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под расписку сотрудника, имеющего доступ к закрытой информации;

-передача документов с грифом «Коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения руководителя организации.

Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов - в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в закрытых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (В отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

Документы с грифом «Коммерческая тайна» регистрируются в специальном журнале.

Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно тщательно фиксироваться секретарем-референтом (другим ответственным лицом) в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна»).

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных, допускаемых к работе с конфиденциальной информацией, правилам обращения с документами закрытого характера. Вновь принятые на работу сотрудники, которые будут по роду своей деятельности связаны с конфиденциальной информацией, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все эти сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается работодателю (руководителю организации).