Документальное оформление товарных операций в мелкорозничной торговле

Оформление и учет реализации товаров в торговой организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Безналичные расчеты регулируются "Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации" от 03 октября 2002г. №2-П. При оптовых поставках возможны как поступления наличных денег в кассу организации (до предельной суммы по одному платежу, ограниченной в установленном порядке), так и перечислением денежных средств на расчетный счет.

Стороны, заключившие договор поставки, вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов.

В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно - кассовых машин в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171.

Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары основании «Сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» по форме № КМ-7, где по каждому отделу (секции) указывается сумма выручки, подтверждаемая подписью заведующего отделом (секцией). Этот документ составляют на основании «Справок-отчетов кассиров-операционистов» по форме № КМ-6, который в свою очередь формируется с использованием «Журнала кассиров-операционистов» по форме № КМ-4 и Журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5.

Если киоски, ларьки и т.д. принадлежат розничной торговой организации, то материально ответственным лицам, работающим в них, выдается в одном экземпляре товарный журнал сотрудника мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-23. Отпуск товаров оформляется расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14. Данные об отпуске товаров и получении выручки отражаются в товарном журнале на основании приходно-расходных документов с выводом каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся ответственными лицами, отпускающими товар или принимающими выручку.

Внутреннее помещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально - ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации (о чем обязательно необходимо сделать отметку в документах) и оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме № ТОРГ-13. Подпись материально ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.

Внутреннее перемещение товаров учитывается отдельной строкой в товарном отчете.

Материально ответственным лицам в структурных подразделениях организации рекомендуется вести "Товарный отчет" по форме № ТОРГ-29, "Отчет по таре" по форме № ТОРГ-30 и «Сопроводительный реестр сдачи документов» по форме № ТОРГ-31.

Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней, установленные руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы.

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета. В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

17. Отчетность материально ответственных лиц по операциям с товарами. Важнейшим принципом учета товаров является составление отчетности об их наличии и движении материально ответственными лицами. Все хозяйственные операции, связанные с поступлением и выбытием товаров, оформляются соответствующими первичными документами, на основании которых материально ответственные лица периодически составляют отчетность о наличии и движении товаров, тары и сдают ее в бухгалтерию организации. Администрация организа­ции использует эту отчетность для контроля за действиями материаль­но ответственных лиц (главным образом для проверки сохранности ценностей) и управления товарными запасами.

Сроки составления отчетности устанавливает администрация орга­низации. На практике материально ответственные лица составляют от­четность о наличии и движении товаров ежедневно, за три, пять, а иногда даже за 10 дней. Частое представление отчетности нерациона­льно увеличивает объем работы бухгалтерского аппарата. В то же время применение 10-дневной отчетности нецелесообразно, так как, во-пер­вых, движение товаров в течение большого периода не контролируется бухгалтерией, во-вторых, неравномерно распределяется работа бухгал­теров в течение месяца, в-третьих, значительный объем работ по про­верке и обработке отчетности за последнюю декаду квартала приходит­ся на период составления бухгалтерской отчетности. Поэтому для обес­печения действенного контроля за работой материально ответственных лиц и более эффективной обработки документации по движению това­ров целесообразно устанавливать сроки отчетности исходя из конкрет­ных условий работы каждой организации.

В торговых организациях наиболее распространенным видом от­четности о наличии и движении товаров является товарный отчет (форма № ТОРГ-29).

В адресной части товарного отчета указываются наименование ор­ганизации, торговой единицы (часто и ее номер) и структурного по­дразделения (отдела, секции), фамилия и инициалы материально от­ветственного лица, номер отчета, период, за который составляется то­варный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года последовательно с первого номера. Предметная часть товарного отчета отражает структуру товарного баланса:

0н + П = Р + Ок,

гдеОн — остаток товаров на начало отчетного периода;

П — поступление товаров за отчетный период;

Р — расход товаров за отчетный период;

О — остаток товаров на конец отчетного периода.

Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке «Остаток на конец отчетного периода» или из инвентаризационной описи (если первый отчет составляют по­сле проведения инвентаризации).

В приходной части товарного отчета каждый приходный документ записывают отдельно (при этом выделяются источник поступления то­варов, номер и дата документа, сумма оценки поступивших товаров) и исчисляют общую стоимость оприходованных товаров за данный от­четный период, а также итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета отдельно записывают каждый расходный документ (направление выбытия товаров, номер и дата до­кумента, сумма оценки выбывших товаров) и подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода (остаток товаров на начало периода: (+) - приход, (-) - расход). Таким же образом в товарном от­чете отражаются остатки и движение тары.

Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагают в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отче­та. Товарный отчет подписывает материально ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности — бригадир или его за­меститель и один из членов бригады поочередно.

Товарный отчет составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр скрепляют с оправдательными первичными документами, которые рас­полагают в порядке последовательности записей.

Материально ответственные лица должны сдавать отчеты в бухгал­терию в строгом соответствии с графиком, утвержденным руководите­лем и главным бухгалтером. В графике указывается время, когда отчет должен быть сдан. Это, как правило, с 9 до 12ч дня, следующего за от­четным периодом.

Принимая отчет, бухгалтер в присутствии материально ответствен­ного лица проверяет, все ли указанные в нем документы приложены, соответствуют лиих даты отчетному периоду, правильно ли оформле­ны документы, а также сам отчет (заполнение реквизитов, наличие подписей, неоговоренных исправлений, распорядительных подписей Руководителя организации на внутреннее перемещение товаров и т. п.). Затем бухгалтер расписывается в обоих экземплярах в приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй предается материально ответственному лицу. После этого каждый документ проверяют с точки зрения законности совершенных операций, правильности цен, таксировки и подсчета.

Если бухгалтер обнаружит среди первичных документов, прило­женных к отчету, такой, которым, с его точки зрения, оформлен факт хозяйственной жизни, противоречащей законодательству, он должен немедленно потребовать письменное объяснение у материально ответ­ственного лица. Если бухгалтер сочтет это объяснение неудовлетвори­тельным,он должен представить служебную записку руководителю ор­ганизации.

Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливает­ся путем сличения данного отчета с предыдущим, который считается правильным (так как он уже был проверен).

Правильность цен должна быть заверена соответствующим рабо­тником или же устанавливается самим бухгалтером по договорам по­ставки.

Таксировки выверяют путем умножения количества товаров каж­дого наименования на его цену. В результате устанавливается стои­мость товаров данного наименования, которая должна совпасть с вели­чиной, указанной в первичном документе.

Если при проверке цен, таксировки и подсчетов будут выявлены ошибки, их исправляют корректурным способом и заверяют подписью лица (или штампом оператора), выявившего эту ошибку. Об измене­нии остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое своей подписью в конце то­варного отчета должно удостоверить правильность внесенных исправ­лений и нового остатка товаров.

При проверке отчетов особое внимание следует обращать на свое­временность и полноту оприходования товаров, а также на правиль­ность списания их в расход. При несвоевременном или неполном оприходовании товаров (невключении части поступивших товаров в отчет) сумма прихода, а следовательно, и остаток товаров на конец отчетного периода, указанные в отчете, искусственно уменьшаются. Величина товарного остатка может искусственно увеличиваться при несвоевременном списании товаров в расход. Все это в ряде случаев позволяет материально ответственным лицам временно скрыть недо­стачу или излишек товаров.

Решающее значение при проверке товарных отчетов имеет встреч­ная сверка документов. Именно это позволяет установить своевремен­ность и полноту оприходования и списания товаров.

При проверке товарных отчетов необходимо выделить три основ­ных вида встречной сверки:

1) в организациях розничной торговли при учете товаров по про­дажным ценам указанную в товарном отчете сумму товаров, проданных за наличный расчет, сверяют с суммой выручки по кассовому отчету; благодаря этому бухгалтер контролирует, с одной стороны, правиль­ность списания проданных товаров материально ответственными лицами, а с другой — правильность оприходования кассиром выручки за эти товары;

2) при перемещении товаров внутри организации следует све­рять документы торговых подразделений, отпустивших товары, с документами торговых подразделений, их получивших; это дает возможность бухгалтеру контролировать правильность оприходова­ния товаров одним материально ответственным лицом и их списа­ния другим;

3) товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, сопоставляют с экземпляром расчет­ного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк или кассу; это позволяет бухгалтеру установить полноту и своевремен­ность оприходования товаров.

Проверив товарный отчет, бухгалтер ставитна нем дату проверки и расписывается.

Товарные отчеты используются не только для контроля за движе­нием ценностей, но и для наблюдения за состоянием товарных запа­сов, которое осуществляется путем сопоставления фактических остат­ков товаров с нормативом (лимитом), определяемым администрацией организации. При выявлении значительного отклонения фактических товарных запасов от норматива принимаются меры к оптимизации остатков товаров (прекращаются закупки излишних товаров, заказыва­ются недостающие товары и т. п.). На некоторых складах составляют товарные отчеты, в которых остатки, приход и расход товаров отража­ются не только по сумме, но и по количеству.

На базах и складах с небольшим ассортиментом (например, в пло­доовощной торговле) в товарных отчетах остатки, приход и расход ука­зывают не только в целом, но и по каждому наименованию товаров. Все это позволяет иметь информацию об остатках отдельных товаров на складе и усилить контроль за их сохранностью.

При большом документообороте, приеме и отпуске товаров по не­фиксированным документам, ведении бухгалтерией сортового и партионного учета товаров и т. п. с разрешения руководителей организаций вместо товарного отчета материально ответственные лица могут составлять сопроводительные реестры сдачи документов (форма № ТОРГ-31), в ко­торых указываются только наименования документов (приемные акты, товарно-транспортные накладные, акты и т. п.),их число (отдельно при­ходные и расходные) и номера.

Реестры, как и товарные отчеты, составляют в двух экземплярах. Первый вместе с документами остается в бухгалтерии, а второй с рас­пиской бухгалтера в приемке реестра возвращают материально ответст­венному лицу.

Применение данной формы отчетности о наличии и движении то­варов по сравнению с товарным отчетом менее целесообразно, поско­льку остатки, приход и расход товаров в сопроводительном реестре не указывают, что ослабляет контроль за сохранностью товаров и услож­няет управление их запасами.

Синтетический учет поступления товаров. Особенности учета заготовления товаров и формирования их покупной стоимости с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценно­стей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или без их использования.

Если синтетический учет материальных ценностей ведут по учетным ценам, то помимо счетов по учету материально-производственных запасов (10, 41, 43) используют счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценно­стей».

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте (мате­риалы, животные на выращивании и откорме, товары).

В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика и другие расходы по приобретению материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» и др. в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.

Материально-производственные запасы, фактически поступившие в организацию, списывают по учетным ценам с кредита счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме» и 41 «Товары».

Учетная цена материалов устанавливается предприятием самостоятельно. В качестве учетных цен на материалы применяются:

цены поставщика (в этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость, учитываются отдельно в составе транспортно-заготовительных расходов);

фактическая себестоимость материалов (в этом случае транспортно-заготовительные расходы отдельно не учитываются, так как они включаются непосредственно в учетные цены соответствующих МПЗ);

планово-расчетные цены, которые разрабатываются и утверждаются организацией;

средняя цена группы, которая устанавливается в тех случаях, когда производится укрупне­ние номенклатурных номеров МПЗ путем объединения в один номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах.

Сумму разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчис­ленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах, списывают со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.

Израсходованные или проданные материально-производственные запасы списывают на счета издержек производства (обращения) и продажи с кредита материальных счетов по учетным ценам.

Счет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» назначен для учета разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10,11,41 синтетический учет ведут по учетным ценам.

Накопленные на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» разницы между фактической себестоимостью приобретенных материально-производственных запасов и стоимо­стью их по учетным ценам списывают с кредита счета 16 в дебет счетов издержек производства или обращения или других счетов пропорционально стоимости израсходованных материально-производственных запасов по учетным ценам.

Пример. ООО «Настурция», согласно учетной политике, ведет учет материалов по учетным ценам (по плановой себестоимости приобретения) с применением счетов 15 и 16. Предприятие приобрело у поставщика материалы стоимостью 25200 руб., включая НДС – 4200 руб. Учетная цена приобретенных материалов составляет 25000 руб. После передачи материалов в производ­ство произведена оплата поставщику. Остатков материалов на счете 10 и отклонений на счете

16 на начало месяца не было.

В учете будут отражены следующими проводками:

Дебет счета 15 Кредит счета 60 – 21000руб. – отражена покупная стоимость материалов;

Дебет счета 19 Кредит счета 60 – 4200 руб. – выделен НДС;

Дебет счета 10 Кредит счета 15 – 25000 руб. – оприходованы материалы по учетной цене;

Дебет счета 15 Кредит счета 16 – 4000 руб. – списано отклонение между фактической себе­стоимостью материалов и их учетной ценой;

Дебет счета 20 Кредит счета 10 – 25000 руб. – приобретенные материалы переданы в произ­водство;

Дебет счета 20 Кредит счета 16 – 4000 руб. – сторно – списана разница между фактической себестоимостью и учетной ценой материалов;

Дебет счета 60 Кредит счета 51 – 25200 руб. – оплачены материалы поставщику;

Дебет счета 68 Субсчет «Расчеты по НДС» Кредит счета 19 – 4200 руб. – принят к вычету НДС.

Аналитический учет по счету 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» ведут по группам материально-производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

19. Признание выручки от продажи товаров в соответствии с российскими и международными стандартами. Согласно концептуальным основам МСФО (Conceptual Framework for Financial Reporting, 2010) объект учета, подходящий под определение выручки, признается в финансовой отчетности, если существует вероятность того, что компания получит экономические выгоды, связанные с операцией, и сумма выручки может быть надежно измерена. Надежность измерения выручки достигается за счет согласования с другими участниками сделки способов и сроков расчетов, величины возмещения, а также обеспечения прав каждого из участников сделки юридической защитой.

МСФО (IAS) 18 в системе международных стандартов стоит обособленно. Признание выручки согласно его требованиям ориентировано на возникновение так называемого критического события. То есть, на факт перехода рисков и выгод от продавца к покупателю, что является отступлением от принципа признания дохода на основе прироста активов или сокращения обязательств, изложенных в концепции МСФО. При этом международный стандарт финансовой отчетности номер 18 содержит дополнительные условия признания выручки от продажи товаров и оказания услуг, а также процентов, роялти и дивидендов. Невыполнение хотя бы одного из них не позволяет признать выручку. Рассмотрим эти условия подробнее.

Для выручки от продажи товаров:
- продавец передал покупателю значительные риски и выгоды, связанные с правом собственности на товары;
- продавец не сохраняет за собой права участвовать в управлении товаром в той степени, которая обычно ассоциируется с правом собственности, и не контролирует проданные товары;
- понесенные или ожидаемые затраты, связанные с операцией продажи, можно надежно измерить.

Выручка от оказания услуг (работ):
- стадия завершенности операции по состоянию на конец отчетного периода может быть надежно определена;
- затраты, связанные со сделкой, можно надежно измерить.