Назначение и возможности программы MS Access

Цель - познакомить с функциональными возможностями СУБД и общей методологией их использования в профессиональной работе, связанной с организацией хранения и обработки данных.

Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Это полнофункциональная реляционная СУБД.

В Access можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализуются также принцип связи и внедрение OLE-объектов, т.е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме.

OLE-объектом может быть Excel-таблица, Paintbrush-иллюстрация, звуковой файл и др. Вставлять объекты можно путем копирования объекта через бу­фер обмена.

Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro и др.).

Access работает с базами данных, которые, будучи созданными в других СУБД, поддерживают стандарт ODBC, включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 и Rdb.

В Access входят специальные программы: «Конструктор», «Мас­тер», «Построитель выражений», «Маска ввода», — что позволяет со­здавать экранные формы, отчеты, запросы.

Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные фор­мы, запросы, отчеты.

Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения закончен­ного отчета (формы, запросы).

Access позволяет обращаться к базам данных, которые созданы в других системах (dBASE, Paradox и др.) без перевода их в формат Access. В Access реализован принцип коллективного представления и обработки данных.

Пользователю предоставляются средства автоматизации разработ­ки приложений — элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.

Введено контекстное меню с набором команд — открывается пра­вой кнопкой мыши в любой момент (можно не обращаться к главно­му меню).

Построитель выражений (expression builder), содержащий список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определе­нии (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.

Инструментарий «Переместить и отпустить» позволяет перетяги­вать запросы, таблицы из окна базы данных в формы, отчеты, а также перетягивать таблицы Excel в окно базы данных Access.

Приложение «Мастер по разработке баз данных» (Database Wizard) содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, от­четы.

Программы Мастер по созданию форм (Form Wizard) и Мастер от­четов (Report Wizard) предназначены для автоматизации проектиро­вания форм и отчетов. С из помощью можно составлять сложные от­четы на основе более чем одной таблицы. Эти программы анализируют поля, которые включаются в отчет и решают, какую создать форму — простую или отчет.

Конструкторы форм и отчетов позволяют создать на основе ин­формации базы данных формы и отчеты, соответствующие современ­ным технологиям.

Все элементы интерфейса приняли трехмерное отображение. Можно прятать объекты от доступа других пользователей к инфор­мации. Расширены функции помощи Help.

Функции контроля правильности вводимого текста и исправле­ния ошибок выполняет Автокорректор (AutoCorrect), а орфографи­ческий контроль информации — Мастер орфографического контроля.

MS Access — это не только классическая СУБД, но и система для разработки приложений. Можно разрабатывать приложения для ра­боты с базой данных, не зная язык программирования.

Основные объекты базы данных (рис.1):

Рис. 1. Окно программы MS Access

- таблицы - являются основой базы данных, так как вся информация содержится в них;

– формы – специальные средства для ввода и просмотра данных;

- запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, можно создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления и др.;

- отчеты – предназначены для вывода данных, имеются средства для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

- страницы – специальные объекты для организации базы данных, размещаемой на Web-странице;

- макросы– предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД;

- модули - предназначены для создания новых функций путем программирования.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте характеристику MS Access.

1. Какими возможностями обладает MS Access?
2. Перечислите основные объекты MS Access.
3. Перечислите состав специальных программ, входящих в MS Access, их назначение.

Рекомендуемая литература: /1/ стр.529-563; /2/стр.340-374; /3/ стр.560-588; /6/