Делопроизводства

Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, а также правовые акты нормативного и инструктивного характера, регламентирующие вопросы делопроизводства;

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения управленческой деятельности физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации; регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правовых отношений и др.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регламентируются специальными федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, основные из которых приведены в перечне нормативных актов (см. практикум). Базовым законом является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", в котором устанавливаются порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, а также на документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней.

Государственные стандарты на документацию в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» устанавливают нормы, правила и характеристики в целях обеспечения:

безопасности деятельности, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости;

качества деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

экономии всех видов ресурсов;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Вместе с тем следует отметить, что вышеназванные нормативные правовые документы, составляющие правовую базу делопроизводства, в определенной мере формируют и его нормативно-методическую базу, о чем речь пойдет ниже.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют, с одной стороны, документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и деятельности организации в целом. С другой стороны, эту базу составляют нормативные документы по труду и охране труда, являющиеся основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности персонала, объемов выполняемых ими работ, создания благоприятных условий деятельности; к этим документам относятся нормативы времени, выработки, обслуживания и их единые типовые нормы.

Нормативно-методическая база делопроизводства отчасти закладывается в рассмотренных выше нормативных правовых актах (стандартах, классификаторах, нормативных документах по организации архивного хранения документов и др.), а, кроме того, в наставлениях, инструкциях по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методических рекомендациях и т.п.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, стандарты отраслей. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС).

Самостоятельные комплексы составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Унифицированные системы документации создаются в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных; при этом предполагаются унификация документов и создание унифицированных систем документации как совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по разработке и применению. В основе создания УСД лежит установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются важными средствами информационного обеспечения. В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов. Все классификаторы, с точки зрения содержания, подразделяются на три группы – классификаторы информации об управленческих документах, организационных структурах, о населении и кадрах. Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит ОКУД.

Государственная система документационного обеспечения управления закреплена межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления и представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах управления, учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив на хранение.