2015-05-10
1332
Контрольная работа состоит из теоретического вопроса и практического задания. Ответ на теоретический вопрос дается в виде развернутого изложения материала по изученным литературным источникам (список рекомендуемой литературы приводится после заданий для контрольных работ). При цитировании материала из первоисточника обязательна ссылка на автора. Возможно использование информации, найденной в сети Интернет с помощью различных поисковых систем (Yandex, Rambler, AltaVista и др.), а также в справочно-правовых системах «Консультант Плюс», «Гарант» и др. К каждому вопросу дается пояснение, что следует отразить в ответе на него.
Практическое задание предполагает описание системы организации документационного обеспечения управленческой деятельности на предприятии.
Приступая к выполнению контрольной работы, следует внимательно ознакомиться с заданием, а также литературой, рекомендованной к изучению.
Теоретические вопросы по контрольной работе выбираются в зависимости от начальной буквы фамилии студента согласно следующему распределению:
|
|
|
| Начальные буквы фамилии | А Б | В Г | Д Е | И К | Л | М Н | О П | Р | С | Т У | Ф Х | Ц Ч | Ш Щ Э | Ю | Я |
| Номер теоретического вопроса |
Контрольная работа излагается на стандартных листах формата А4 (через 1,5 межстрочный интервал, поля: 20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 (для табличных материалов и схем – размером 12) редактора Word for Windows. Форма титульного листа приведена в приложении 1. Объем контрольной работы - 10–15 страниц. Работа рецензируется преподавателем. Для предварительного просмотра и рецензирования работы возможно представление ее в электронном виде на адрес электронной почты преподавателя.
Работы, получившие отрицательную рецензию, должны быть переработаны в соответствии с замечаниями преподавателя и вновь сданы вместе с первой рецензией.
Студенты, не получившие положительной рецензии на контрольную работу, к сдаче зачета по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» не допускаются.
Тематика контрольных работ
Раздел 1. Управленческие документы и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
Вопрос 1. Документирование управленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов)
Определение понятия «документирование». Способы и средства документирования. Определение понятий «документ» и «информация». Роль и функции документа в управленческой деятельности. Формуляр документа. Юридическая сила документа (определение понятия, содержание и форма документа, обязанности органа управления или должностного лица, выпускающего документ). Классификация документов: по происхождению, по способу документирования, по отношению к аппарату управления (входящие, исходящие, внутренние), по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста (индивидуальные, трафаретные, типовые), по степени подлинности, по срокам хранения, по назначению, по способу передачи документов и т.д.
|
|
|
Вопрос 2. Законодательное регулирование документационного обеспечения управления (делопроизводства)
Изложить регламентирующие документирование и порядок работы с документами положения следующих федеральных законодательных актов:
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»,
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
Гражданский кодекс Российской Федерации (ст. 52, ст. 98, ст. 122, 142-144, 160, 184, 185, 186, 878),
Уголовный кодекс Российской Федерации (164, 243, 324, 325),
Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях (ст. 13, 20),
Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 14, 62, 68, 79, 80, 193).
Вопрос 3. Стандартизация управленческой документации. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предприятия
Цель разработки, задачи и состав (кратко) Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
Использование разработанных Росархивом «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2005 г.) «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002 г.). «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2003 г.) для создания положений, определяющих работу с документами на предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел).
Раздел 2. Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Вопрос 4. Общие правила составления и оформлению документов
Регламентация правил оформления документа государственными стандартами. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Реквизиты бланка. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документов. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Общие требования к тексту документа. Требования к изготовлению документов.
Вопрос 5. Подготовка и оформление организационных документов
Организационные документы: назначение, виды, правила оформления. Законодательные и нормативно-методические документы, определяющие содержание и форму организационных документов.
Учредительный договор. Устав предприятия. Положение об организации. Структура организации и штатная численность. Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Инструкции организационно-методического назначения. Должностные инструкции. Договор.
|
|
|
Вопрос 6. Подготовка и оформление распорядительных документов
Распорядительные документы: назначение, виды, порядок подготовки (изучение управленческого вопроса, подготовка проекта, согласование документа, подписание документа), правила оформления.
Распорядительные документы, издаваемые на принципе единоначалия: приказ, распоряжение, указание. Приказ – как наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения основных и оперативных управленческих задач. Виды приказов. Оформление и согласование приказа по основной деятельности. Выписка из приказа.
Оформление распорядительных документов, издаваемых на принципе коллегиальности: постановления, решения, протокола (краткого, полного, стенографического). Выписка из протокола
Вопрос 7. Справочно-информационные документы. Их виды, назначение, основные реквизиты, правила оформления
Общая характеристика информационно-справочных документов, их коммуникативные и информационные функции.
Акты. Докладные и объяснительные записки. Справки служебного и личного характера. Понятие, функции и оформление делового письма. Бланк письма организации. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
Вопрос 8. Деловое письмо (часть 1)
Понятие и функции делового письма. Разновидности деловых писем: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, оферты, рекламные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д. Классификация писем по месту составления, по стадиям подготовки, по способу фиксации информации, по срокам исполнения, по степени сложности, по степени гласности, по юридической силе и т.д.
Вопрос 9. Деловое письмо (часть 2)
Общая структура делового письма. Специфика делового стиля письма. Этикет в деловой переписке. Оформление делового письма. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.
|
|
|
Вопрос 10. Оформление документов по трудовым правоотношениям (часть 1)
Обязательность документирования всех этапов трудового цикла работника от его приема до увольнения. Регламентирование документации по трудовым правоотношениям Трудовым кодексом Российской Федерации. Классификация документов по личному составу. Документация по отбору кандидатов на вакантную должность (заявка руководителя структурного подразделения на подбор кандидатов на вакантную должность, резюме претендента, личное заявление о приеме на работу). Документирование заключения трудового договора (трудового соглашения). Оформление приказа о приеме на работу.
Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Вопрос 11. Оформление документов по трудовым правоотношениям (часть 2)
Трудовой кодекс о документировании трудовых правоотношений. Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора). Документирование служебной командировки. Оформление обязательства о неразглашении служебной (коммерческой) тайны.
Личный листок, личная карточка, трудовая книжка, личное дело: назначение, порядок оформления, ведения и хранения.
Раздел 3. Организация работы с документами и хранения документов предприятия
Вопрос 12. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов
Понятие и системы регистрации документов (централизованная, децентрализованная, смешанная). Формы регистрации документов: журнальная форма, карточная регистрация, компьютерная регистрация. Индексирование документов.
Создание банка данных о документах предприятия. Организация справочно-информационной работы.
Цели и задачи контроля за исполнением документов. Направления контрольной деятельности (контроль по существу поставленных в документе вопросов, контроль за сроками исполнения документов). Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Ведение контрольных операций в условиях традиционных и автоматизированных технологий (текущий и итоговый контроль). Напоминание исполнителей о приближении срока исполнения документов. Использование сводок итогового контроля для оценки эффективности работы отдельных работников, подразделений и системы документационного обеспечения управления предприятия в целом.
Вопрос 13. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение
Организация хранения документов в делопроизводстве. Номенклатура дел предприятия, ее назначение, основные требования к составлению и правила заполнения (индексы и заголовки дел, количество единиц хранения и сроки хранения дел). Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия. Формирование и оперативное хранение дел.
Экспертиза ценности документов предприятия (задачи экспертизы, принципы и критерии ценности документов, организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии).
Подготовка документов к передаче в архив организации (оформление дел, составление и оформление описей дел, порядок передачи дел в архив организации.
Вопрос 14. Использование информационных технологий для документационного обеспечения управленческой деятельности
Информационные технологии (ИТ) подготовки документов (текстовые редакторы, табличные процессоры, графические редакторы). ИТ хранения информации и организации доступа к ней (преобразования бумажного документа в электронный, хранение и поиска документов на основе файловой системы Windows, архивирования информации, обеспечения безопасности хранения, ограничения доступа к информационным ресурсам). ИТ баз данных.
Сетевые информационные технологии. Использование локальной сети на предприятии для создания единого информационного пространства для всех его структурных подразделений и повышения эффективности работы с документами. Системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия (краткая характеристика).
Возможности сети Интернет как оперативного средства связи (электронная почта) и информационного ресурса для обеспечения документирования управленческой деятельности.
Вопрос 15. Комплексные системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия
Требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Классификация программ.
Просмотреть несколько Web-сайтов российских компаний разработчиков программных комплексов. Информацию о них можно найти в сети Интернет с помощью поисковых систем. Возможен выбор следующих систем: 1С:Электронный документооборот (фирма-разработчик - 1С, http://www.1c.ru), LanDocs (фирма-разработчик – Ланит, http://www.landocs.ru,), Optima-WorkFlow (фирма-разработчик – Optima, http://www.optima-workflow.ru), Дело (фирма-разработчик – ЭОС, http://www.eos.ru), Евфрат-Документооборот (фирма-разработчик – Cognitive Technologies LTd, http://www.cognitive.ru)., DIS Электронная канцелярия (фирма-разработчик – НТЦ ИРМ, http://www.mdi.ru).
Выбрать одну систему автоматизации документооборота, дать ей характеристику и описать ее использование для документационного обеспечения управления.
Практическое задание для контрольной работы
Организация работы с документами на ____________*.
При ответе на вопрос задача студента - описать систему документационного обеспечения управления (далее – «ДОУ») на выбранном им предприятии (* - наименование предприятия) и проанализировать ее соответствие требованиям, изученным в курсе «Документирование управленческой деятельности». Возможно создание собственной модели организации работы с документами на вновь создаваемом предприятии.
Разделы ответа:
Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).
Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.
Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.
Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).
Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).
Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).
Заключение (основные выводы и рекомендации)
Ответ на вопрос следует излагать кратко, желательно - с использованием таблиц, а по разделам 5-7 - в виде схем с указанием должностных лиц (руководитель организации, руководитель структурного подразделения, исполнитель - работник структурного подразделения, работник службы ДОУ), участвующих в работе с документом на отдельных этапах его прохождения в организации.
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
Перечень реквизитов документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
| Наименование реквизита | Код | |||
| Государственный герб Российской Федерации | ||||
| Герб субъекта Российской Федерации | ||||
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | ||||
| Код организации по ОКПО | - | |||
| Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица | ||||
| Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) | ||||
| Код формы документа | ||||
| Наименование организации | ||||
| Справочные данные об организации | ||||
| Наименование вида документа | ||||
| Дата документа | ||||
| Регистрационный номер документа | ||||
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | ||||
| Место составления или издания документа | ||||
| Адресат | ||||
| Гриф утверждения документа | ||||
| Резолюция | ||||
| Заголовок к тексту | ||||
| Отметка о контроле | ||||
| Текст документа | ||||
| Отметка о наличии приложения | ||||
| Подпись | ||||
| Гриф согласования документа | ||||
| Визы согласования документа | I | |||
| Оттиск печати | ||||
| Отметка о заверении копии | ||||
| Отметка об исполнителе | ||||
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | ||||
| Отметка о поступлении документа в организацию | ||||
| Идентификатор электронной копии документа |
ПРИЛОЖЕНИЕ №3
Тесты для оценки степени усвоения дисциплины
и для самоконтроля знаний
1. Какой закон определил обязательность документирования информации?
| Ответ 1 | "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ |
| Ответ 2 | "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ |
| Ответ 3 | "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ |
| Ответ 4 | "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 |
2. Продолжите «Делопроизводство» — это..
| Ответ 1 | Система хранения документов |
| Ответ 2 | Составление документов |
| Ответ 3 | Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами |
3. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин "делопроизводство".
| Ответ 1 | Документирование |
| Ответ 2 | Система документации |
| Ответ 3 | Документационное обеспечение управления |
| Ответ 4 | Документированная информация |
4. В каком (каких) нормативном акте (актах) понятие «Документ» определено как «...зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»?
| Ответ 1 | ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования" |
| Ответ 2 | Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» |
| Ответ 3 | Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" |
5. В каком (каких) нормативном акте (актах) понятие «Документ» определено как «… зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»?
| Ответ 1 | ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования" |
| Ответ 2 | Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» |
| Ответ 3 | Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" |
6. В каком (каких) нормативном акте (актах) дано понятие «Электронного документа» как документа, «… в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»?
| Ответ 1 | ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования" |
| Ответ 2 | Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"), ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» |
| Ответ 3 | Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" |
7. Какие организационные формы делопроизводства Вы знаете?
| Ответ 1 | Централизованная, децентрализованная, смешанная |
| Ответ 2 | Директивная, экономически обоснованная, адаптивная |
| Ответ 3 | Ручная, механизированная, автоматизированная |
8. К какому документу относится следующая характеристика "является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации"?
| Ответ 1 | Инструкция по делопроизводству |
| Ответ 2 | Номенклатура дел |
| Ответ 3 | Регламент работы |
9. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
| Ответ 1 | Да |
| Ответ 2 | Нет |
10. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
| Ответ 1 | Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки |
| Ответ 2 | Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми |
| Ответ 3 | Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства |
11. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?
| Ответ 1 | Образцы документов, формы документов, различные списки или перечни |
| Ответ 2 | Образцы подписей руководителей, формуляры документов, списки должностных лиц, имеющих право подписи документов |
12. Какие вопросы освещаются в Основных правилах работы архивов организаций?
| Ответ 1 | Требования к номенклатурам дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве, порядок выделения документов к уничтожению, подготовка дел к передаче в архив |
| Ответ 2 | Комплектование архива, обеспечение сохранности документов архива, организация документов в архиве, учет документов в архиве, научно-справочный аппарат к документам архива, использование документов архива, порядок передачи документов архива на постоянное хранение, организация работы архива |
| Ответ 3 | Ответы 1 и 2 правильные |
13. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
| Ответ 1 | Организационные и распорядительные документы |
| Ответ 2 | Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы |
| Ответ 3 | Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям |
14. Зачем документ нужно правильно оформлять?
| Ответ 1 | Чтобы придать юридическую силу |
| Ответ 2 | Чтобы подготовить к размножению |
| Ответ 3 | Чтобы подготовить к согласованию |
15. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
| Ответ 1 | ГОСТ 6.37-98 |
| Ответ 2 | ГОСТ Р 6.30-2003 |
| Ответ 3 | ГОСТ Р 6.30-97 |
| Ответ 4 | ЕГС ДОУ |
16. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?
| Ответ 1 | На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД |
| Ответ 2 | На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия |
| Ответ 3 | На управленческие и экономические документы |
17. Восстановите пропущенное слово: "Реквизит - это обязательный элемент оформления... документа".
| Ответ 1 | Официального |
| Ответ 2 | Служебного |
| Ответ 3 | Любого |
| Ответ 4 | Белового |
18. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
| Ответ 1 | |
| Ответ 2 | |
| Ответ 3 |
19. Что такое формуляр документа?
| Ответ 1 | Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности |
| Ответ 2 | Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа |
| Ответ 3 | Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста-трафарета |
20. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на документе?
| Ответ 1 | От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации |
| Ответ 2 | От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним |
| Ответ 3 | От решения автора документа и от квалификации исполнителя |
21. Какое определение для бланка документа дано в ГОСТе Р 51141-98?
| Ответ 1 | Стандартный лист бумаги с заранее подготовленной информацией |
| Ответ 2 | Лист бумаги с логотипом фирмы |
| Ответ 3 | Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа |
22. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?
| Ответ 1 | Один |
| Ответ 2 | Два |
| Ответ 3 | Четыре |
| Ответ 4 | Пять |
23. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?
| Ответ 1 | Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа |
| Ответ 2 | Бланк внутренний, внешний и для факсов |
| Ответ 3 | Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок |
24. В соответствии, с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
| Ответ 1 | В соответствии с уставом (положением об организации) |
| Ответ 2 | В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы |
| Ответ 3 | В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации |
25. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
| Ответ 1 | Когда оно закреплено в учредительных документах организации |
| Ответ 2 | Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа |
| Ответ 3 | Когда приказом руководителя разрешено его использование |
26. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
| Ответ 1 | Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации |
| Ответ 2 | Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации |
27. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в "Справочных данных об организации-авторе".
| Ответ 1 | ОАО "Пилот" ул. Золотаревская, 3, офис 112, г. Ульяновск, 212109 |
| Ответ 2 | ОАО "Пилот" 212109, г. Ульяновск, ул. Золотаревская, 3, офис 112 |
28. "Дата" - обязательный реквизит в любом документе?
| Ответ 1 | Нет |
| Ответ 2 | Да |
29. Какой момент может считаться основной датой документа?
| Ответ 1 | Всегда - это дата подписания документа |
| Ответ 2 | Это может быть дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем |
| Ответ 3 | Это дата утверждения или согласования документа |
30. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?
| Ответ 1 | 14.12.2003 |
| Ответ 2 | 14.12.03 |
| Ответ 3 | 14.12.2003 г. |
| Ответ 4 | 14.12.2003 года |
| Ответ 5 | 2003.12.14 |
31. Регистрационный номер документа - это... (выберите правильный вариант продолжения определения).
| Ответ 1 | Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации |
| Ответ 2 | Порядковый номер документа в организации-отправителе |
| Ответ 3 | Порядковый номер документа в организации-получателе |
| Ответ 4 | Порядковый номер документа в организации-разработчике |
32. В каких случаях используется реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"?
| Ответ 1 | Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо |
| Ответ 2 | Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию) |
33. Когда оформляется реквизит "Место составления или издания документа"?
| Ответ 1 | Всегда, на каждом документе |
| Ответ 2 | В тех случаях, если затруднено определение места составления или издания документа по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации" |
| Ответ 3 | Во всех случаях, когда документы отправляются из организации |
34. Выберите правильный вариант оформления реквизита "Гриф утверждения", когда утверждение происходит должностным лицом.
| Ответ 1 | УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО "Пилот" Подпись А.В. Петров 23.09.2003 |
| Ответ 2 | Утверждаю Директор ЗАО "Пилот" Подпись А.В. Петров 23.09.2003 |
| Ответ 3 | "Утверждаю" Директор ЗАО "Пилот" Подпись А.В. Петров 23.09.2003 |
35. Выберите правильный вариант оформления реквизита "Гриф утверждения", если "Правила внутреннего трудового распорядка" утверждаются решением Совета директоров.
| Ответ 1 | УТВЕРЖДЕНО решение Совета директоров от 12.01.2003 № 2 |
| Ответ 2 | УТВЕРЖДЕНЫ РЕШЕНИЕ Совета директоров от 12.01.2003 № 2 |
| Ответ 3 | УТВЕРЖДЕНЫ решением Совета директоров от 12.01.2003 № 2 |
36. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?
| Ответ 1 | В левом верхнем углу |
| Ответ 2 | По центру верхнего поля |
| Ответ 3 | В правом верхнем углу |
37. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?
| Ответ 1 | Перед фамилией |
| Ответ 2 | После фамилии |
38. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?
| Ответ 1 | Перед фамилией |
| Ответ 2 | После фамилии |
39. Может ли адресат в письме выглядеть следующим образом:
| Ответ 1 | Нет |
| Ответ 2 | Да |
40.Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?
| Ответ 1 | Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату |
| Ответ 2 | Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату |
| Ответ 3 | Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись |
41. Как называется срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом?
| Ответ 1 | Типовой срок исполнения документа |
| Ответ 2 | Индивидуальный срок исполнения документа |
| Ответ 3 | Фактический срок исполнения документа |
| Ответ 4 | Формальный срок исполнения документа |
42. Если срок исполнения документа проставляется в резолюции или устанавливается организационно-распорядительным документом организации, то какой это срок?
| Ответ 1 | Типовой срок исполнения документа |
| Ответ 2 | Индивидуальный срок исполнения документа |
| Ответ 3 | Фактический срок исполнения документа |
| Ответ 4 | Формальный срок исполнения документа |
| Ответ 5 | Общий срок исполнения документа |
43. Что должен включать реквизит "Заголовок к тексту"?
| Ответ 1 | Краткое содержание документа |
| Ответ 2 | Аннотацию |
| Ответ 3 | Краткое название документа |
44. На какие вопросы может отвечать реквизит "Заголовок к тексту"?
| Ответ 1 | О чем (о ком)? Чего (кого)? |
| Ответ 2 | Кому? Чему? |
| Ответ 3 | Что? Кто? |
45. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?
| Ответ 1 | Причины, основания, цели составления документа |
| Ответ 2 | Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации |
46. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
| Ответ 1 | Приложение: на 5 л. в 2 экз. |
| Ответ 2 | Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз. |
47. Как оформляют отметку о наличии приложения, не названного в тексте письма?
| Ответ 1 | Указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют |
| Ответ 2 | Указывают число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют |
48. Зачем проводится согласование документа?
| Ответ 1 | Для проверки целесообразности и своевременности составления документа, соответствия его действующим нормативным актам |
| Ответ 2 | Для соблюдения всей технологии подготовки документа |
| Ответ 3 | Для сокращения времени на подготовку документа |
49. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?
| Ответ 1 | Визой согласования |
| Ответ 2 | Грифом согласования |
50. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?
| Ответ 1 | Визой согласования |
| Ответ 2 | Грифом согласования |
51. Выберите правильный вариант оформления "Грифа согласования" с должностным лицом.
| Ответ 1 | "Согласовано" Директор ОАО "Пилот" Подпись В.В. Петров 08.04.2003 |
| Ответ 2 | СОГЛАСОВАНО Директор ОАО "Пилот" Подпись В.В. Петров 08.04.2003 |
| Ответ 3 | "СОГЛАСОВАНО" Директор ОАО "Пилот" Подпись В.В. Петров 08.04.2003 |
52. Выберите правильный вариант оформления "Грифа согласования" при согласовании другим документом.
| Ответ 1 | СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава России от 05.09.2000 № 65-17/184 |
| Ответ 2 | СОГЛАСОВАНО Письмом Минздрава России от 05.09.2000 № 65-17/184 |
| Ответ 3 | "СОГЛАСОВАНО" Письмо Минздрава России от 05.09.2000 № 65-17/184 |
53. Что включает в себя виза согласования документа?
| Ответ 1 | Подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания |
| Ответ 2 | Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона |
| Ответ 3 | Подпись визирующего документ и дату подписания |
| Ответ 4 | Должность визирующего документ, фамилию, инициалы и дату |
54. Выберите правильное оформление визы согласования, когда специалист согласен с содержанием документа.
| Ответ 1 | Согласен Юрисконсульт Подпись Т.Д. Иванова 23.09.2003 |
| Ответ 2 | Юрисконсульт Подпись Т.Д. Иванова 23.09.2003 |
55. Выберите правильное оформление визы согласования, когда специалист не согласен с содержанием документа.
| Ответ 1 | Не согласен Юрисконсульт Подпись Т.Д. Иванова 23.09.2003 |
| Ответ 2 | Замечания прилагаются Юрисконсульт Подпись Т.Д. Иванова 23.09.2003 |
| Ответ 3 | Неправильное распределение обязанностей Юрисконсульт Подпись Т.Д. Иванова 23.09.2003 |
56. Где проставляют визы на документе, подлинник которого остается в организации?
| Ответ 1 | В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа |
| Ответ 2 | В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа |
| Ответ 3 | В верхней части оборотной стороны первого листа подлинника документа |
| Ответ 4 | В нижней части лицевой стороны первого листа подлинника документа |
57. Где проставляют визы на документе, подлинник которого отправляют из организации?
| Ответ 1 | В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа |
| Ответ 2 | В нижней части оборотной стороны копии отправляемого документа |
| Ответ 3 | В верхней части оборотной стороны подлинника отправляемого документа |
58. Подпись - обязательный реквизит служебного документа?
| Ответ 1 | Да |
| Ответ 2 | Нет |
59. Перечислите элементы реквизита "Подпись".
| Ответ 1 | Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) |
| Ответ 2 | Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) |
| Ответ 3 | Рукописная подпись лица, подписавшего документ |
60. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать название организации?
| Ответ 1 | Да |
| Ответ 2 | Нет |
61. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?
| Ответ 1 | Должность лица в подписи обязательно должна быть указана всегда |
| Ответ 2 | При оформлении на бланке должностного лица |
| Ответ 3 | При оформлении на общем бланке |
64. Как оформляется реквизит "Подпись" при подписании документа несколькими разными должностными лицами одной организации?
| Ответ 1 | Подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (подпись старшего по должности располагается выше) |
| Ответ 2 | Подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (подпись старшего по должности располагается ниже) |
| Ответ 3 | Подписи располагают на одном уровне |
65. Как оформляется должность в реквизите "Подпись" при подписании документа, составленного комиссией?
| Ответ 1 | Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии |
| Ответ 2 | Указывают должности лиц и их место работы |
66. При отсутствии должностного лица в момент подписания документа, - можно ли проставлять косую черту или предлог "за" перед указанием его должности (чтобы мог подписать другой человек)?
| Ответ 1 | Да, всегда можно |
| Ответ 2 | Нет, категорически запрещается |
| Ответ 3 | Иногда можно, в случае острой необходимости |
67. Как заместитель, исполняющий обязанности руководителя подписывает документы в отсутствии руководителя?
| Ответ 1 | За Директор Сидоров А.И.Петров |
| Ответ 2 | Директор Сидоров А.И.Петров |
| Ответ 3 | И.О. директора Сидоров Г.В.Сидоров |
68. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
| Ответ 1 | Для заверения подлинности подписи должностного лица |
| Ответ 2 | Для подтверждения достоверности текста документа |
| Ответ 3 | Для обеспечения гарантии исполнения документа |
69. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?
| Ответ 1 | Да, всегда |
| Ответ 2 | Нет, никогда |
| Ответ 3 | Нужно только гарантийное письмо |
70. Что включает в себя отметка об исполнителе?
| Ответ 1 | Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона |
| Ответ 2 | Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью |
| Ответ 3 | Номер телефона исполнителя |
71. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:
| Ответ 1 | Для оперативной связи с исполнителем |
| Ответ 2 | Для придания документу юридической силы. |
72. Выберите правильный вариант оформления "Отметки о заверении копии".
| Ответ 1 | Заверяю: Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2002 |
| Ответ 2 | Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2002 |
73. Идентификатор электронной копии документа - это обязательный реквизит в оформлении документа?
| Ответ 1 | Да, всегда |
| Ответ 2 | Нет, используется по желанию составителя |
| Ответ 3 | Да, если документ вводится в память машины или создан на компьютере |
74. Где проставляется идентификатор электронной копии документа?
| Ответ 1 | В левом нижнем углу каждой страницы документа |
| Ответ 2 | В левом нижнем углу первой страницы документа |
| Ответ 3 | В правом верхнем углу каждой страницы документа |
| Ответ 4 | В правом верхнем углу первой страницы документа |
75. Что включает идентификатор электронной копии документа?
| Ответ 1 | Наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации |
| Ответ 2 | Номер полки, где хранится диск, с электронной версией документа |
| Ответ 3 | Фамилия и инициалы лица, подготовившего электронную версию документа |
76. К какому реквизиту относится следующее определение: "надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение"?
| Ответ 1 | Отметка о поступлении документа |
| Ответ 2 | Резолюция |
| Ответ 3 | Отметка об исполнении документа |
77. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?
| Ответ 1 | Лицо, указанное в списке исполнителей первым |
| Ответ 2 | Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя |
| Ответ 3 | Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение |
78. Когда на документе проставляется реквизит "Отметка о контроле"?
| Ответ 1 | Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю |
| Ответ 2 | Если документ требует исполнения и берется на контроль |
| Ответ 3 | Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа |
79. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?
| Ответ 1 | Обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" |
| Ответ 2 | Обозначают буквой "И", словом или штампом "Исполнено" |
| Ответ 3 | Обозначают буквой "В", словом или штампом "Выполнено" |
80. Кто подписывает и датирует реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"?
| Ответ 1 | Руководитель организации |
| Ответ 2 | Руководитель службы ДОУ |
| Ответ 3 | Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его структурного подразделения |
| Ответ 4 | Секретарь канцелярии |
81. Выберите правильный вариант оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело.
| Ответ 1 | Ответ направлен 16.09.2003 № 24-54-16 Я.П. Горохов |
| Ответ 2 | Ответ направлен 16.09.2003 № 24-54-16 В дело 12-11 Я. П. Горохов 18.09.2003 |
| Ответ 3 | Ответ направлен 16.09.2003 № 24-54-16 В дело 12-11 Я. П. Горохов |
| Ответ 4 | Ответ направлен В дело 12-11 Я. Горохов 18.09.2003 |
82. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов ГОСТ.
| Ответ 1 | Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм |
| Ответ 2 | Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм |
| Ответ 3 | Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм |
| Ответ 4 | Левое =20 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм |
83. Где проставляются номера страниц в многостраничном документе?
| Ответ 1 | Посередине верхнего поля листа |
| Ответ 2 | В правом углу верхнего поля листа |
| Ответ 3 | Посередине нижнего поля листа |
| Ответ 4 | В правом углу нижнего поля листа |
84. Приступая к составлению текста документа, какими правилами целесообразно руководствоваться в первую очередь?
| Ответ 1 | Уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению; изучить законодательную базу, регулирующую порядок решения вопросов такого типа |
| Ответ 2 | Уточнить требуемый размер документа; выяснить, для кого он предназначен; собрать необходимые материалы по проблеме, которой будет посвящен документ |
85. Чем обеспечивается способность побудить к действию или убедить в тексте служебного документа?
| Ответ 1 | Аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов |
| Ответ 2 | Соблюдением правил орфографии и синтаксиса |
| Ответ 3 | Грамотным оформлением, соблюдением требований стандарта |
| Ответ 4 | Краткостью и ясностью изложения |
86. Как правильно сделать в тексте документа ссылку на другой документ (выберите правильный вариант)?
| Ответ 1 | В соответствии с приказом ректора... |
| Ответ 2 | В соответствии с приказом ректора от 15.01.2003... |
| Ответ 3 | В соответствии с приказом ректора от 15.01.2003 № 12... |
| Ответ 4 | В соответствии с приказом ректора от 15.01.2003 № 12 "О результатах проведения конкурса на лучшую дипломную работу студентов"... |
87. От какого лица излагается текст в распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия?
| Ответ 1 | От первого лица единственного числа |
| Ответ 2 | От третьего лица единственного числа |
| Ответ 3 | От первого лица множественного числа |
От какого лица излагается текст в распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности?
| Ответ 1 | От первого лица единственного числа |
| Ответ 2 | От третьего лица единственного числа |
| Ответ 3 | От первого лица множественного числа |
88. Зачем текст документа делится на абзацы?
| Ответ 1 | Для облегчения подготовки и проверки |
| Ответ 2 | Для лучшего восприятия |
89. Как называются типовые формы документов в компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов?
| Ответ 1 | Трафарет |
| Ответ 2 | Шаблон |
| Ответ 3 | Блок |
| Ответ 4 | Эталонный модуль |
90. К какому документу относится следующее определение "организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений "?
| Ответ 1 | Правила внутреннего распорядка |
| Ответ 2 | Положение |
| Ответ 3 | Инструкция |
| Ответ 4 | Протокол |
91. Кем подписывается положение о структурном подразделении?
| Ответ 1 | Руководителем службы ДОУ |
| Ответ 2 | Руководителем самого структурного подразделения |
| Ответ 3 | Руководителем организации |
| Ответ 4 | Специалистом по делопроизводству |
| Ответ 5 | Руководителем отдела кадров |
92. Выберите установленный перечень разделов должностной инструкции.
| Ответ 1 | Общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности) |
| Ответ 2 | Цели и задачи, должностные обязанности, права, ответственность |
| Ответ 3 | Квалификационные требования к должности, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения |
| Ответ 4 | Общие положения, должностные обязанности, ответственность, взаимоотношения (связи по должности) |
93. Что закрепляет раздел "Права" должностной инструкции?
| Ответ 1 | Полномочия сотрудника для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции |
| Ответ 2 | Права сотрудника по установлению связей с другими специалистами, необходимыми для выполнения своих функций |
| Ответ 3 | Возможности сотрудника по предоставлению достоверной информации руководителю для принятия решения |
94. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
| Ответ 1 | Должностные инструкции | |
| Ответ 2 | Положения о структурных подразделениях | |
| Ответ 3 | Штатное расписание | |
| Ответ 4 | Правила внутреннего распорядка |
|
|
6759
6598