Работа с базами данных в среде Microsoft Access
Цель работы: Освоить основные технологические операции при работе с базой данных “Борей”.
Теоретическая часть
База данных (БД) является современной формой организации хранения и доступа к информации. В реляционных БД вся информация хранится в виде таблиц. В Microsoft Access таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, название фирмы, ее адрес и специализация), а поле – однородные данные о всех объектах (например, адреса всех занесенных в таблицу фирм). Примером является учебная база Борей.
В окне БД Microsoft Access систематизированы объекты базы данных – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению. Форма – бланк позволяет упростить процесс заполнения базы или удаления ненужной информации. Она служит средством защиты конфиденциальной информации от действий неквалифицированных пользователей.
|
|
Запросы предназначены для отбора данных на основании заданных критериев. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.
Постановка задачи
На примере учебной базы данных “Борей” освоить процедуры:
- ввода новых записей;
- удаления записей;
- составления запроса.
Порядок выполнения работы
Процедуру ввода новых записей рассмотрим на примере использования формы – бланка.
1. Войти в режим работы Microsoft Access.
Открыть базу данных, выбрать учебную базу “Борей”. Для просмотра имеющихся записей используем таблицу с данными “Товары”. Установить режим “Создание формы с помощью мастера” или режим “Создать – Мастер форм”. Выбрать в качестве источника таблицу “Товары”. Из доступных полей кнопкой “<<” выбрать все поля. Далее выбрать тип формы (например “в один столбец”, “стандартный”) и название формы. Используя значки, расположенные в нижней части формы, просмотреть записи таблицы “Товары”.
Для добавления новых записей в таблицу “Товары” используем возможности панели Форма. Из меню выбрать “Вид - Конструктор”, затем “Вид - Панель элементов”, позволяющий вывести на экран дополнительную панель инструментов. На панели элементов выбрать элемент “Кнопка”, т.е. щелкнуть на ней левой кнопкой мыши и поместить ее в нижнюю часть создаваемой Формы, предварительно увеличив нижнюю часть бланка. В режиме “Создание кнопок” выбрать категорию “Обработка записей” на левой панели и действие “Добавить запись” на правой панели, далее выбрать режим “Текст” и задать имя кнопки (рисунок 6.1).
|
|
2. Аналогично создается Форма с кнопкой для удаления записей. При этом в окне “Обработка записей”, необходимо выбрать действие “Удаление записей”.
3. Процедуру составления запроса рассмотрим на следующем примере: составить запрос по товарам категории “Приправа”, имеющих стоимость меньше 600 руб. за упаковку, поставляемых сотрудником фирмы Вороновой.
Для выбора необходимой информации используем таблицы базы данных Борей: “Заказы”, “Заказано”, “Товары”. При создании Запроса установить режим “Запросы – Создать - Конструктор”, выделить и поочередно “Добавить” необходимые таблицы и затем нажать кнопку “Закрыть”. В результате появится макет Запроса с полями выбранных таблиц и межтабличными связями. Следует перенести в бланк Запроса необходимые поля из выбранных таблиц. Надо иметь в виду, что сотрудник Воронова имеет код 4, товар “Приправа” имеет код 2. Критерий отбора “меньше 600”, код сотрудника и код товара помещаются в строку “Условие отбора” бланка Запроса (рисунок 6.2). Затем необходимо закрыть бланк и задать имя Запросу. Фрагмент полученного Запроса представлен на рисунке 6.3.
Контрольные вопросы
1. Дать определение основным объектам БД.
2. Описать рассмотренные в работе основные режимы работы в БД.
3. Как формируются условия отбора в запросе?
4. Какие логические операции используются при формировании запроса?
5. Какие пакеты программ по работе с базами данных вам известны?