Поиск данных (записей) по критерию

Этот режим позволяет отображать в форме только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Переход в режим поиска записей по критерию осуществляется выбором команд: ДАННЫЕ -> Форма -> Критерии (DATA-Form…-Criteria). Затем следует задать в полях условия поиска. При этом можно использовать следующие символы-заменители:

? – заменяет один символ,

* - заменяет любое количество символов,

< > <= >= = используются для записи условий.

После задания критерия нажатие кнопок Назад и Далее будет приводить к переходам только на те записи, которые удовлетворяют заданным условиям.

Для упорядочивания данных служит операция сортировки: ДАННЫЕ -> Сортировка… (DATA-Sort…).

Перед вызовом команды мы поставили курсор в одно из полей таблицы. После выбора команды ДАННЫЕ -> Сортировка (DATA-Sort…) открылось диалоговое окно. В этом окне можно задать три критерия сортировки. В полях Сортировать по (Sort by), Затем по (Then by), В последнюю очередь по (Then by) задаются названия сортируемых полей. Справа размещены переключатели направления сортировки: по возрастанию (Ascending) – от первой буквы алфавита к последней, от меньшего числа к большему, от более ранней даты к более поздней и по убыванию (Descending)– в обратном направлении. Переключатели Идентифицировать поля по подписям и Идентифицировать поля по обозначениям позволяют соответственно включать и не включать верхнюю строку таблицы в процессе сортировки. Кнопка Параметры… открывает диалоговое окно, позволяющее установить последовательность нестандартной сортировки. Для нашей базы сортировка будет осуществляться по полю Вид молока, затем Цены, и в последнюю очередь по Весу заказанных продукций.

Для отображения записей базы, удовлетворяющих задаваемым условиям, и перевода остальных в скрытое состояние, служит фильтрация данных: ДАННЫЕ->Фильтр->Автофильтр (Data-Filter-AutoFilter) или ДАННЫЕ->Фильтр->Расширенный фильтр… (Data-Filter-Advanced Filter…)

Рассмотрим сначала работу с Автофильтром. При выборе команды ДАННЫЕ->Фильтр->Автофильтр (Data-Filter-AutoFilter) в строке названий полей размещаются кнопки раскрывающихся списков. С помощью этих кнопок в выпадающих окнах можно задавать критерии отбора строк (фильтрации). При задании критериев в нескольких полях они объединяются по принципу логического умножения.

Кроме выбора одного критерия, в выпадающем окне Автофильтра можно выбрать пункт Условие (Custom Filter…). В этом случае открылось окно Пользовательского фильтра, в котором можно задать более сложный критерий выбора для текущего поля. На нашей таблице для поля Цена задали диапазон цен больше 80 и по 1000 рублей.

К предыдущему критерию добавили для поля Вид продукции диапазон для молока ослиц и молока буйволицы.

третьим критерием задали для поля Вес диапазон веса больше 12 и по 70 кг.

Теперь рассмотрим использование расширенного фильтра (ДАННЫЕ->Фильтр->Расширенный фильтр…) (Data-Filter-Advanced Filter…) для более сложных критериев фильтрации.

Возможности расширенной фильтрации рассмотрим на примере решения следующей задачи.

На основе имеющейся базы нам надо сформировать таблицу из полей с записями, соответствующими условиям:

1. заказ оформлен в период 04.01.2000-30.05.2000 на продукцию Предприятие "Новые услуги" при цене молока более 50 рублей,

2. а также (или) заказ оформлен в период 02.02.2000-14.02.2000 на продукцию ОАО "Маршак", а также при цене молока менее 400 рублей,

3. а также (или) все заказы, оформленные в период 01.05.2000-30.05.2000,

4. а также (или) все заказы на продукцию ИП "Нежные услуги".

Для решения задачи необходимо выполнить следующие действия:

Создать область критерия. Для этого необходимо заполнить ячейки на Лист2.

Здесь столбцы соответствуют критериям, отобранным для фильтрации. Каждая строка описывает соответствующее условие из четырех условий фильтрации, сформулированных выше. Условия, записываемые в одной строке, объединяются условием И. Условия, записанные в разных строках, объединяются условием ИЛИ.

Далее на том же листе, где находится база (основная таблица), справа или ниже ее заполняем ячейки именами полей таблицы, которая будет создана после фильтрации (№ п\п, Дата, Заказчик, Адрес заказчика, Ф.И.О. заказчика, Название, Производитель, Вид, Цена (руб.), Вес (кг), Дата оплаты, Дата отправки/получения). Мы сделаем это в области, расположенной справа от базы.

Устанавливаем курсор на любую ячейку базы данных и вызываем диалоговое окно Расширенный фильтр (ДАННЫЕ->Фильтр->Расширенный фильтр…) (Data-Filter-Advanced Filter…).

Устанавливаем переключатель скопировать результат в другое место. В этом случае мы сможем видеть и исходную базу, и таблицу с отфильтрованными данными. Задаем исходный диапазон (соответствует координатам базы). Задаем диапазоны условий и размещения результата. Нажимаем OK и получаем результат:

Теперь рассмотрим процесс получения Итогов по данным базы. После поля Вес, обозначающее количества молока в заказе, добавим поле Сумма заказа, обозначающее сумму заказа. В ячейки записей на пересечении с полем Сумма заказа вставим формулу произведения содержимого ячеек полей Цена и Вес. Для этого, предварительно выделив ячейку первой записи поля Сумма заказа, в поле ввода формулы введем формулу =I3*J3; в ячейку поля Сумма заказа второй записи введем формулу =I4*J4 и т.д. Для ускорения этого процесса после ввода формулы в ячейку первой записи можно выделить эту ячейку однократным нажатием и отпусканием левой кнопки мыши, затем поставить курсор мыши на правый нижний угол ячейки и нажав левую кнопку мыши тянуть ее вниз до конца таблицы, т.е тиражировать. Произойдет копирование формулы во все ячейки. В результате будем иметь таблицу, которая отличается от базовой таблицы.

Теперь сформулируем задачу получения итогов по базе данных. Требуется получить результаты продаж молока в натуральном и денежном эквиваленте по каждому виду отдельно и вместе. Для решения данной задачи вначале отсортируем порядок записей по полю Производитель (ДАННЫЕ -> Сортировка…) (Data-Sort…).

Теперь вызываем команду Итоги… (ДАННЫЕ ->Итоги…) (Data-Subtotals…). Результатом стало появление диалогового окна. Задаем значение полей как показано на рисунке. В поле При каждом изменении в: (At each change in) указываем имя поля по группам позиций которого требуется получение итогов. В поле Операция (Use function) указываем операцию над значениями ячеек. В нашем случае это сумма как для веса, так и для величин сумм заказов. В поле добавить итоги по: указываем те поля, для которых собственно требуется получение итогов. Это поле Вес и поле Сумма заказа. Нажимаем OK и получаем результат:

Слева появилась карта структуры базы данных. Кнопки со знаком минус позволяют свернуть соответствующую ей группу данных, от которой остается только одна итоговая строка, а на кнопке появляется знак плюс.

Столбец Вид указывает, что итоги получены по видам продукции (молока), и группировка данных произведены по видам продукции.