Рационализация трудовых процессов в деятельности органов внутренних дел. Организация использование рабочего времени. Особенности условий труда сотрудников органов внутренних дел

При организации работы того или иного органа внутренних дел, аппарата, службы, подразделения и т.д. важно иметь в виду специфику работы, проявляющуюся в функциях, возлагаемых на работников, особенностях приемов и методов сбора и обработки информации, видах решений, принимаемых на основе информации, в формах и способах контроля за исполнением решений.

С учетом особенностей труда работников органов внутренних дел к основным должностным категориям работников, занятых управленческим трудом, относят руководителей (начальников), инспекторский состав, специалистов, следователей, рядовой и младший начальствующий состав, технических исполнителей.

Руководители (начальники) в пределах своей компетенции принимают управленческие решения, организуют и проверяют их исполнение. Они осуществляют функции, связанные как с внутренним (внутри системы), так и внешним управлением. При этом, чем выше уровень руководителя, тем в большей степени он осуществляет внутрисистемное управление.

Инспекторский состав образуют работники административных служб, аппаратов оперативно-розыскных служб и других подразделений органов внутренних дел. Их деятельность состоит в реализации задач и функций преимущественно внешнего управления, в принятии и реализации решений в пределах установленной компетенции.

В категорию специалистов входят работники, осуществляющие функции общего управления и обеспечивающие функции. Результатом труда специалистов, осуществляющих функции общего управления, является управленческая документация, информационные материалы, проекты решений и т.п. Работники обеспечивающих аппаратов осуществляют подготовку кадров, обеспечивают материально-техническое снабжение органов внутренних дел, разработку и внедрение технических средств в практику и др.

Следователи осуществляют расследование преступлений. Работники следствия воздействуют на участников уголовного процесса и других лиц в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством.

Рядовой и младший начальствующий состав - это наиболее многочисленная категория работников органов внутренних дел. К ней относятся постовые и патрульные полицейские, а также рядовой и младший начальствующий состав других служб органов внутренних дел. Рассматриваемая категория работников обычно выполняет функции в сфере внешнего управления. Труд рядового и младшего начальствующего состава заключается в восприятии и переработке информации, принятии на ее основе решений и их исполнении.

К техническим исполнителям в органах внутренних дел относятся служащие (секретари, машинистки, стенографистки, лаборанты и др.), характер труда которых состоит в обслуживании деятельности других категорий работников органов внутренних дел. Технические исполнители (обслуживающий персонал) призваны создавать нормальные условия для успешного выполнения функций, возложенных на руководителей, специалистов и других работников.

Технические исполнители получают управленческую и иную документацию, фиксируют ее, обрабатывают и обеспечивают ее хранение. Результатом их труда является информация, облеченная в соответствующую форму, которая облегчает пользование ею руководителями, специалистами и другими работниками.

Разработка и внедрение рекомендаций НОТ в органах внутренних дел должны осуществляться применительно к рассмотренным выше должностным категориям на основе изучения их труда по основным направлениям, к которым относятся, рациональное использование рабочего времени, рационализация трудовых процессов и операций, улучшение условий труда и организации рабочих мест. Научная организация труда предполагает комплексное и одновременное по всем направлениям внедрение рекомендаций НОТ, поскольку эти три направления находятся во взаимосвязи и взаимозависимости.

Разработку и внедрение научной организации управления и трудовых процессов в органах внутренних дел, аппаратах, службах и подразделениях призваны непосредственно возглавлять руководители соответствующих органов, аппаратов, служб и других звеньев системы органов внутренних дел.

Высокую продуктивность как умственной, так и физической деятельности обеспечивают многие факторы: правильный режим работы, разумное чередование рабочего и свободного времени, рациональное использование последнего в целях восстановления работоспособности, повышения общекультурного развития и профессиональных знаний и др. Наукой и практикой давно доказано, что люди, в том числе и сотрудники органов внутренних дел, устают не столько от высоких нагрузок, сколько от плохой организации труда, нераспорядительности, не умения продуктивно использовать свой рабочий день.

Одной из важнейших предпосылок рационального использования служебного времени является планирование личной работы сотрудниками органов внутренних дел. Содержанием его (этого вида планирования) является определение перечня мероприятий, подлежащих выполнению в плановом периоде, последовательности их осуществления и объективно необходимых затрат времени на их выполнение.

Обязательность планирования личной работы сотрудниками органов внутренних дел из числа руководящего и оперативно-начальствующего состава прямо закреплена нормативными актами, регулирующими их деятельность. Необходимым условием и важнейшим средством организации труда сотрудников является планирование личной работы. Достижение целей планирования личной работы возможно лишь при соответствии планов личной работы сотрудников определенным требованиям. К их числу относятся: реальность, преемственность, полнота планов.

Требование реальности предполагает сбалансированность плана по сложности, трудоемкости запланированных работ и времени, отведенного для их исполнения.

При определении перечня работ, подлежащих выполнению в планируемый период, следует правильно рассчитать объективно необходимое время для выполнения этих работ с учетом их сложности, уровня работоспособности сотрудника, имеющихся навыков выполнения подобных работ, распорядка рабочего дня (недели) и других факторов. Это возможно лишь на основе учета и анализа выполняемых ранее аналогичных работ и затрат времени на их выполнение. Реальность плана обеспечивается, прежде всего выделением резерва времени в течение планируемого периода, которое может потребоваться для выполнения непредвиденных работ.

Требование полноты предполагает необходимость включения в план всех мероприятий, всех работ, объективно подлежащих выполнению. В противном случае могут оказаться своевременно невыполненными работы, без окончания которых нельзя приступить к исполнению намеченных. Кроме того, выполнение значительного числа «мелких «, не включенных в план работ, требует в совокупности затрат значительного количества времени, что может поставить под угрозу срыв выполнения работ, включенных в план. Соблюдение требования полноты в этой части обеспечивает и реальность плана личной работы сотрудника.

Требование преемственности предполагает связь мероприятий плана личной работы с мероприятиями планов работы органа (подразделения) и планов по делам, находящимся в производстве у сотрудника. Эти мероприятия должны получить конкретизацию и регламентацию по времени выполнения в процессе планирования личной работы сотрудника. Обеспечивается преемственность тщательным изучением текущих и специальных планов и определением вытекающих из них мероприятий, подлежащих выполнению сотрудником в плановый период.

Анализ практики планирования личной работы оперативным (инспекторским) составом отраслевых служб полиции позволяет отметить некоторые типичные недостатки планирования и определить их основные причины. Их рассмотрение имеет целью предупредить возможные ошибки в планировании, а также будет способствовать лучшему уяснению сущности требований, предъявляемых к планам, и методики планирования личной работы.

Отсутствие преемственности планов личной работы с текущими планами работы подразделения, со специальными планами по делам, находящимся в производстве сотрудников. Планы личной работы некоторых сотрудников, составленные на день, неделю или декаду, нередко насыщены мероприятиями «текущего характера»: проверка заявления, исполнение запроса и т.п. Мероприятия по делам, находящимся в производстве сотрудников, в таких случаях планируются преимущественно лишь накануне истечения сроков производства или отчетного периода. В результате этого мероприятия, вытекающие из этих дел ввиду их несвоевременного исполнения, переходят в категорию весьма срочных и требуют больше сил и времени на их исполнение. План личной работы должен быть ориентирован на выполнение мероприятий текущего плана работы подразделения и планов по делам, находящимся в производстве.

Планирование личной работы осуществляется каждым сотрудником ОВД из числа руководящего и оперативно-начальствующего состава. Исходными данными для планирования личной работы являются положения законодательных и иных нормативных актов[60], определяющие компетенцию ОВД в целом, отдельных подразделений, ведомственные нормативные акты, планы оперативно-служебной деятельности, служебной, боевой и физической подготовки, различные графики (дежурств, контроля и др.), функциональные обязанности должностного лица, указания, поручения вышестоящих органов, непосредственных руководителей и т.п.

Процесс разработки личного плана можно представить как состоящий из трех стадий:

1) определение перечня мероприятий (работ), подлежащих выполнению;

2) определение времени выполнения работ;

3) составление (оформление) плана.

Методы планирования:

1. Самофотографирование. Пользуясь этим методом, сотрудник записывает (или отмечает условными символами) все выполненные в течение дня работы и фиксирует время начала и окончания каждой из них.

2. При осуществлении анализа выполняемых работ и затрат времени на их выполнение могут использоваться помимо логических, статистические и графические методы. Проведенный анализ выполненных работ и затраченного времени позволяет рационально планировать будущую работу с учетом времени, реально необходимой для ее выполнения. Особенно необходимы учет и анализ выполняемых работ начинающим сотрудникам, так как отсутствие у них практического опыта не позволяет без предварительного и систематического учета и анализа рассчитать время, объективно необходимое для выполнения тех или иных видов работ. Такой учет и анализ помогут лучше спланировать работу, организовать рабочий день сотруднику, испытывающему стойкий дефицит времени («сбои» в работе).

Многообразие функций, выполняемых сотрудниками органов внутренних дел, определяет большое количество трудовых операций, которые приходится ими осуществлять в процессе повседневной деятельности. Они не только значительны по объему, но и довольно многообразны, зачастую сложны и отличаются существенной спецификой, обусловленной особенностями организации и функционирования как системы органов внутренних дел в целом, так и ее структурных элементов. Вот почему рационализация трудовых процессов является одним из важнейших направлений организации труда сотрудников органов внутренних дел. Она включает в себя комплекс мероприятий, направленных на сокращение числа излишних операций, составляющих трудовой процесс; совокупность приемов наиболее эффективного выполнения сотрудником трудовых процессов (операций). Рационализация трудовых процессов обеспечивает экономию времени и сил сотрудников за счет применения наиболее эффективных организационных и технических приемов труда.

Различают два взаимосвязанных направления рационализации трудовых процессов в органах внутренних дел: организационно-тактическое и техническое.

Организационно-тактическое направление охватывает комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников органов внутренних дел за счет наилучшей организации и тактики осуществления трудовых операций. Эти меры применительно к труду сотрудников органов внутренних дел связаны, прежде всего, с совершенствованием технологии работы с документами и устранением непроизводительных затрат при проведении организационных мероприятий (совещаний, инструктажей и т.п.)

Для большинства сотрудников органов внутренних дел рационализация трудовых процессов заключается, прежде всего, в совершенствовании технологии работы с документами.

Рационализация работы с документами включает в себя: совершенствование работы по составлению и оформлению документов и совершенствование системы хранения и поиска документов.

Создание излишних документов, отражение в них избыточной информации ведет к нерациональному расходованию сил и времени, создает видимость работы, затрудняет возможность в последующем разобраться в делах, найти действительно необходимые документы, получить требуемую (значимую для работы) информацию.

Рационализация работы с точки зрения техники составления документов предполагает использование оргтехники и компьютерных технологий в работе с документами.

Кроме дел, находящихся в производстве сотрудников, у них на исполнении имеются различные документы (заявления, запросы, поручения, рапорты и т.п.). Для хранения таких документов целесообразно иметь две папки «на исполнение» и «для доклада». В одной из них следует хранить секретные документы, в другой обычные. Такой порядок хранения документов обеспечивает их сохранность и быстроту поиска.

Перечисленные приемы хранения и поиска носителей информации могут с успехом использоваться каждым сотрудником органов внутренних дел и не требуют каких-либо материальных затрат или проведения специальных организационных мероприятий, преобразований.

Однако сотрудники работают не только с документами, ими составляемыми или у них хранящимися. Они нередко обращаются к информационным, документационным системам, создаваемым в органах (подразделениях) и формируемым из документов, поступающих от вышестоящих органов внутренних дел. Работа с ними требует значительных затрат времени и сил.

Служебные и оперативные совещания занимают значительное место в работе сотрудников органов внутренних дел. Это традиционный и широко практикуемый метод выработки и принятия управленческих решений. Он не только не утратил своей значимости сегодня, но и приобретает особую роль в условиях непрерывно усложняющейся системы управления, возрастания значимости задач охраны общественного порядка и борьбы с преступностью.

Достоинства совещаний давно признаны как практическими работниками, так и теоретиками в области управления. Совместный опыт обсуждения общих проблем сплачивает сотрудников разных служб, позволяет выделить общие интересы, способствует взаимопомощи и развитию коллективистических черт. Кроме того, обсуждение в коллективе позволяет всесторонне обсудить вопрос, значительно уменьшить, а в некоторых случаях свести на нет субъективизм в принятии решений и ограничить проявление местничества. С помощью коллективного обсуждения проблем достигается лучшая включенность сотрудников в управление – члены коллектива, совместно обсуждая вопрос и принимая решение, невольно разделяют ответственность за его исполнение.

Наряду с этим, в коллективе при обсуждении разнообразных вопросов реализуются учебные и воспитательные цели. Тщательно подготовленное и четко проведенное совещание – это наглядный урок для молодых сотрудников, воспитывающий у них организованность и деловитость. Вместе с тем следует признать, что далеко не каждое совещание бывает эффективным и достигает желаемых целей. Велико еще и их количество. Продолжительность проведения доводит порой их участников до изнурения и безразличия к обсуждаемым вопросам.

Таким образом, с одной стороны, необходима решительная борьба с заседательской суетней, а с другой – без совещаний не обойтись, что возможно при определенных условиях, основные из которых заключаются в том, чтобы каждый участник совещания прилежно и со всей ясностью воспринял обсуждаемый вопрос и постарался бы определить поставленные цели; обсуждение собрало компетентных людей (вооруженных соответствующей информацией и подготовленных в данной области); каждый из участников мог возразить против принятого решения и предложить свое; у председательствующего был четкий план проведения совещания и чтобы он постарался эффективно провести заседание; всем участникам быть готовым и, за неимением своих, искренне принимать выдвинутые другими идеи, и суметь выбрать правильную позицию по отношению к рассматриваемой проблеме для принятия эффективного решения.

Для этого необходимо прежде всего:

- уделять особое внимание предварительной подготовке вопросов при коллективном обсуждении;

- умело отбирать наиболее актуальные вопросы для коллективного обсуждения;

- заблаговременно снабжать участников совещания необходимой информацией, повышать их активность и заинтересованность путем их привлечения к обсуждению актуальных вопросов и повышения внимания к предложениям каждого участника совещания;

- более эффективно использовать время в ходе проведения разного рода совещаний;

- приглашать для коллегиального обсуждения вопросов только заинтересованных и авторитетных сотрудников;

- вести работу по созданию ценностно-целевого и мотивационного единства всех участников совещания;

- развивать и всячески стимулировать между всеми участниками совещания высокую степень доверия, а также критику и самокритику при обсуждении актуальных вопросов;

- целенаправленно формировать группы и коллективы, способные принимать оптимальные управленческие решения;

- устранять формализм и неорганизованность в подготовке и проведении совещаний.

Организация служебных совещаний на научной основе предполагает проведение их в заранее определенные дни, если это, конечно, не вызывается чрезвычайными обстоятельствами. Нужно помнить, что другие сотрудники органов внутренних дел планируют свое рабочее время, в связи с чем приглашение их на незапланированное совещание выбивает из графика, вносит дезорганизацию в работу.

Говоря о времени проведения совещания, нельзя преподнести готовые рецепты, когда его лучше проводить. Оно определяется конкретными условиями. Единственное, что можно рекомендовать в связи с этим: совещание нежелательно проводить в середине рабочего дня, чтобы не разрывать его.

Совещание непременно нужно начинать в точно установленное время, невзирая на то, что не прибыли вовремя некоторые его участники. Это дисциплинирует людей, свидетельствует об организованности руководителя, характеризует стиль работы в целом. Оно открывается кратким (3-5 мин.) вступительным словом ведущего, не навязывающего свою точку зрения по обсуждаемому вопросу. Свое отношение к нему целесообразно высказать в нейтральной форме.

Обязательным условием любого совещания должен быть четкий регламент. Обязательно следует делать перерывы: через час при небольшом числе участников совещания и через полтора часа – при их значительном количестве. Не рекомендуется проводить совещание в ущерб обеденному перерыву.

Совещание необходимо протоколировать. Этот документ должен храниться в доступном месте (секретариат, канцелярия) с тем, чтобы при необходимости заинтересованные лица могли обратиться к его содержанию.

С организационно-тактическим направлением рационализации трудовых процессов тесно связано техническое направление, заключающееся в использовании различных технических средств, позволяющих сократить время на выполнение работ, устранить излишние перемещения работников. Это, прежде всего, использование средств компьютерных технологий, мультимедийных презентаций.

Использование компьютерной системы делопроизводства в органах внутренних дел обеспечивает: во-первых, обработку документов (прием, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности в табличной или графической форме), во-вторых, подготовку и редактирование текстов документов (корректировка, хранение, поиск), в том числе: создание и ведение информационно-справочной системы, создание и ведение архива различных данных. Таким образом, учитывая возможности компьютерных технологий все системы для обработки документов (прием, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) на сегодняшний день реализуются с помощью компьютерных технологий мультимедийных презентаций.

Значительно сокращает затраты времени и сил при составлении документов использование звукозаписывающей и звуковоспроизводящей аппаратуры: портативных и канцелярских (стационарных) диктофонов. Последние могут использоваться для записи текстов небольших документов (сопроводительных писем, текстов, телеграмм, телефонограмм, распоряжений и т.п.), которые затем прослушиваются и печатаются.

Таким образом, основная масса документов в документообороте большинства органов и подразделений внутренних дел существует в бумажном виде.

Машины для уничтожения документов осуществляют переработку бумаги в бумажную крошку или полоски (сухим способом) или брикеты (мокрым способом).

Рационализации трудовых процессов в органах внутренних дел служит использование средства административно-управленческой связи и сигнализации.

Современные средства телефонной и громкоговорящей связи позволяют проводить служебные совещания без вызова работников к руководителю, дают возможность нескольким сотрудникам обсудить возникший вопрос, не покидая своих рабочих мест.

Условия труда и их влияние на работоспособность сотрудников органов внутренних дел.

В теории и практике работы по внедрению НОТ под условиями труда понимается совокупность факторов внешней среды, оказывающих влияние на организм человека, его физиологические функции и психику, а, следовательно, и на работоспособность человека в процессе труда [61].

Условия труда определяются уровнем развития производительных сил общества и формируются в зависимости от особенностей производственной (служебной) обстановки - материально-технических, санитарно-гигиенических, социально-психологических и иных факторов. Эти факторы могут быть благоприятными и неблагоприятными. Первые способствуют повышению производительности труда и сохранению здоровья человека, вторые приводят к ухудшению его здоровья, быстрой производственной утомляемости и снижению работоспособности. Утомляемость выражается также в понижении качества работы, невнимательности и т.п.

Условия труда оказывают прямое воздействие на степень его тяжести, напряженности и утомляемости.

Факторы, определяющие условия труда работника органов внутренних дел, могут быть сгруппированы следующим образом: санитарно-гигиенические, психофизиологические, эстетические, социально-психологические.

Санитарно-гигиенические факторы определяют внешнюю производственную среду. К ним относятся метеорологические условия производственной среды (микроклимат); шум; освещенность общая и местная; санитарно-бытовое состояние и обслуживание рабочих (служебных) помещений и др.

Психофизиологические факторы. Эти факторы обусловлены конкретным содержанием деятельности работника, характером его труда. К важнейшим психофизиологическим факторам относятся: физическая нагрузка, нервно-психическое напряжение, монотонность труда, ритмизация труда, рабочая поза, режим труда и отдыха.

Эстетические факторы. К эстетическим факторам относятся: архитектурно-конструкторско-художественное оформление интерьера, служебного оборудования, оснастка рабочих мест, озеленение кабинетов.

Социально-психологические факторы. Создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе является важным условием эффективности труда работников органов внутренних дел. Важную роль в создании благоприятного социально-психологического климата на рабочем месте играет этика служебных отношений, т.е. соблюдение работниками в процессе общения между собой и с гражданами существующих правил поведения (этика), выработанных практикой и обеспечиваемых мерами социального воздействия. В частности, каждый работник органа внутренних дел должен чутко, внимательно и вежливо относиться к людям, с которыми ему в процессе работы приходится иметь дело; быть тактичным во взаимоотношениях во своими товарищами по работе, уважать их труд, ценить их время, оказывать им помощь в работе; быть принципиальным, нетерпимым к бюрократизму и формализму, нарушениям законности; в своей деятельности должен учитывать интересы и нужды не только органа, где работает, но и других органов, учреждений, организаций и граждан.