Сущность и виды коммуникаций

Глава 3.1 Коммуникации В СИСТЕМЕ

УПРАВЛЕНИЯ

Сущность и виды коммуникаций

Коммуникации - это обмен информацией между двумя и более людьми. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию.

Описывая работу менеджера в разделе 1 данного пособия, мы ссылались на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации (рис.1.4.2).

Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называют связующим процессом

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями (межуровневые коммуникации).

Коммуникации между организацией и ее средой представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, комитеты, поставщики и т.п.

Межуровневые коммуникации – коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации. В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями:

1) коммуникации по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие, ко­гда подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, реко­мендуемых процедурах и т.д. Например, заместитель директора по производству может сообщать главному технологу (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, главный технолог должен проинформировать подчиненных ему начальников цехов об особенностях готовящихся изменений.

2) коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

3)коммуникации между различными отделами (подразделе­ниями) - организации нуждаются в горизонтальных коммуни­кациях. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специальные элементы работали совместно, продвигая организацию в нуж­ном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отно­шений - важной составляющей удовлетворенности работников организации;

4)коммуникации руководитель - подчиненный - наиболее очевидный компонент коммуникации в организации. Некото­рые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с проявлением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением во­влеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эф­фективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

5)коммуникации между руководителем и рабочей группой – позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность размышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе.

6) неформальные коммуникации. В разделе 1 настоящего пособия указывалось, что организации могут быть формальные и неформальные. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространенияслухов.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов в организации:

- предстоящие сокращения производственных рабочих;

- новые меры по наказаниям за опоздания;

- изменения в структуре организации;

- грядущие перемещения и повышения;

- подробное изложение спора руководителей на последнем совещании;

- кто кому назначает свидания после работы.