Основные возможности MS Excel

Программа обработки электронных таблиц Microsoft Excel

Программа обработки электронных таблиц Microsoft Excel (в дальнейшем для крат­кости используются названия Excel или MS Excel), как и текстовый редактор MS Word, входит в пакеты семейства Microsoft Office. В настоящее время используются в основном версии MS Excel 7.0, MS Excel 97, MS Excel 2000, которые вхо­дят в пакеты MS Office 95, MS Office 97 и MS Office 2000 соответственно. В посо­бии рассматриваются общие вопросы работы с программой обработки электронных таблиц, которые в той или иной форме представлены во всех упомянутых версиях. Поэтому а пособии нигде не конкретизируется версия программы. Приведенные в пособии примеры получены в редакторе MS Excel 97.

Назначение MS Excel

Программа MS Excel — это мощный и достаточно простой в использовании пакет обработки электронных таблиц, предназначенный для решения широкого круга планово-экономических, учетно-статистических, научно-технических и других задач, в которых числовая, текстовая или графическая информация с некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном виде. Электрон­ная таблица так же, как и обычная таблица, состоит из строк и столбцов, на пересе­чении которых располагаются ячейки. Однако, в отличие от обыкно­венной, электронная таблица служит не только для наглядного представления числовой, текстовой и графической информации.

Основное отличие электронной таблицы от обычной состоит в возможности размещения различных расчетных формул в ее ячейках, а также в широкой автоматизации обработки представленных в табличном виде данных. Пусть, например, в одном столбце таблицы находится доход различных организаций за некоторый период, а в другом столбце нужно по­местить подоходный налог, который определенным образом вычисляется в зави­симости от полученного дохода. Вместо того чтобы выполнять ручной расчет на­лога, в ячейки этого столбца можно записать соответствующие расчетные формулы, а программа Excel сама подсчитает налог и поместит соответствующие значения в нужные ячейки вместо стоящих там. формул. Поэтому программу Excel доста­точно часто называют процессором электронных таблиц.

Основные возможности MS Excel

Программа обработки электронных таблиц MS Excel обеспечивает пользователя богатым набором возможностей создания и изменения таблиц, Которые могут со­держать числа, текст, даты, денежные единицы, графику, а также математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы, их форма­тирование и выполнение различного рода вычислений в значительной степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных в ви­де диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического ана­лиза данных и решения оптимизационных задач.

Кроме специфических инструментов, характерных для работы с электронными таблицами, MS Excel обладает стандартным для приложений Windows набором файловых операций, имеет доступ к буферу обмена и механизмам отмены и возврата.

Документы МS Excel записываются в файлы, имеющие расширение.xls. Кроме того, MS Excel может работать с электронными таблицами и диаграммами, созданными в других распространенных пакетах (например, Lotus 1-2-3), а также пре­образовывать создаваемые им файлы для использования их другими программами.

Основные возможности и инструменты программы MS Excel:

- широкие возможности создания и изменения таблиц произвольной структуры;

- автозаполнение ячеек таблицы;

- богатый набор возможностей форматирования таблиц;

- богатый набор разнообразных функций для выполнения вычислений;

- автоматизация построения диаграмм различного типа;

- мощные механизмы создания и обработки списков (баз данных): сортировка, фильтрация, поиск;

- механизмы автоматизации создания отчетов.

Кроме специфических, характерных для программ обработки электронных таб­лиц MS Excel обладает целым рядом возможностей и инструментов, используе­мых в текстовом редакторе MS Word и в остальных приложениях пакета MS Office, а также в операционной системе Windows:

- мощная встроенная справочная система, наличие контекстно-зависимой справки;

- изменение форм текстового курсора и указателя мыши при изменении теку­щей ситуации в редакторе, облегчающее пользователю ориентацию в произво­димых программой и возможных собственных действиях;

- набор заготовок (шаблонов) документов, наличие мастеров — подсистем, авто­матизирующих работу над стандартными документами в стандартных ситуа­циях;

- возможность импорта — преобразования файлов из форматов других программ обработки электронных таблиц в формат MS Excel, и экспорта — преобразова­ния файлов из формата MS Excel в форматы других программ;

- доступ к буферу обмена, позволяющему осуществлять перенос фрагментов как внутри одного документа, так и между различными документами и приложениями;

- механизмы отмены и восстановления после нее последних выполненных действий (откат и накат);

- поиск и замена подстрок;

- средства автоматизации работы с документами — автозамена, автоформат, автоперенос и т. д.;

- возможности форматирования символов, абзацев, страниц, создания фона, обрамления, подчеркивания;

- проверка правильности написания слов (орфографии) по встроенному словарю на разных языках;

- широкие возможности по управлению печатью документов (определение коли­чества копий, выборочная печать страниц, установка качества печати и т. д.);

- рассылка документов по сети