Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения

12.1. Со дня провозглашения приговора осужденному или оправданному в течение 5 суток вручается копия приговора. В тот же срок копии приговоров вручаются его защитнику и обвинителю, а потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, их представителям - при наличии ходатайства[50].

12.2. После рассмотрения уголовного дела, по которому подсудимый освобожден из-под стражи в связи с оправданием или прекращением дела, осуждением к мере наказания, не связанной с лишением свободы, или с освобождением от отбывания наказания либо в связи с избранием на время до вступления приговора в законную силу иной меры пресечения, начальнику места предварительного заключения через начальника конвоя немедленно направляется копия приговора, определения, постановления.

В случае, когда осужденный после провозглашения приговора взят под стражу в зале судебного заседания, начальнику конвоя вручаются под расписку копия приговора и справка о судимости, заверенные подписью мирового судьи и гербовой печатью.

12.3. При освобождении из-под стражи или взятии под стражу нескольких лиц копии указанных документов вручаются в количестве, соответствующем их числу.

12.4. В исключительных случаях, когда немедленное изготовление копии полного текста судебного постановления является невозможным (наступление ночного времени, рассмотрение дела в выездном судебном заседании, большой объем документа), допускается выдача выписки из приговора. В этих случаях копии приговора, определения, постановления должны быть изготовлены и направлены не позднее следующего рабочего дня.

12.5. Сторонам и другим лицам, участвующим в гражданском деле, не явившимся в судебное заседание, копии определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылаются не позднее чем через 3 дня со дня вынесения определения[51]. Копия заочного решения мирового судьи высылается ответчику и истцу, не присутствовавшему в судебном заседании, – не позднее чем в течение 3 дней со дня его принятия с уведомлением о вручении[52].

12.6. Судебный приказ изготавливается в двух экземплярах, которые подписываются мировым судьей. Один экземпляр судебного приказа остается в производстве, а другой удостоверяется гербовой печатью мирового судьи и выдается взыскателю. Для должника изготавливается копия судебного приказа[53].

Копии определения об отмене судебного приказа направляются сторонам не позднее 3 дней после дня его вынесения[54].

12.7. Лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения мирового судьи высылаются не позднее чем через 5 дней со дня принятия решения в окончательной форме[55].

В остальных случаях копии решений, определений и постановлений мирового судьи выдаются сторонам только по их просьбе.

12.8. Прокурору копия решения (определения) направляется в случае его участия в деле.

12.9. С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписью мирового судьи, гербовой печатью и направляются по принадлежности.

12.10. Если копия судебного акта состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы, прошиты прочной ниткой, концы которой выведены на оборотную сторону последнего листа, заклеены бумажной наклейкой (на которой ставится заверительная надпись о количестве листов документа, подпись секретаря суда, делается расшифровка подписи) и опечатаны печатью «Канцелярия». Печать должна частично накладываться на бумажную наклейку, заклеивающую концы нити.

Оттиск гербовой печати заверяет подлинность подписи мирового судьи в судебных актах, а также в иных документах, предусматривающих подтверждение подлинной подписи мирового судьи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Подпись не должна перекрываться оттиском печати, а сам оттиск должен быть насыщенным, отчетливым, легко различимым во всех деталях.

Конкретное место расположения оттиска печати может также обозначаться специальной отметкой, например «М.П.» (место печати).

Гербовой печатью мирового судьи личная подпись секретаря суда (и других работников аппаратов мировых судей) не заверяется.

12.11. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»[56]; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Пример:

Мировой судья подпись Т.С. Левченко

(печатается словом)

Верно

Мировой судья Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

12.12. На выдаваемой копии судебного акта делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что он в законную силу не вступил.

Пример:

Мировой судья подпись Т.С. Левченко

(печатается словом)

Верно

Мировой судья Личная подпись Т.С. Левченко

Решение вступило в законную силу: «___»___________200_ года

Мировой судья Личная подпись Т.С. Левченко

12.13. Повторная выдача копий судебных актов лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению и при наличии письменного разрешения мирового судьи.

12.14. До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в суд апелляционной инстанции в связи с поступлением апелляционных, частных жалоб и представлений дело хранится в сейфе (металлическом шкафу) у секретаря суда (в канцелярии судебных участков).

12.15. Протокол судебного заседания изготавливается секретарем судебного заседания и может быть написан от руки, напечатан на машинке либо на компьютере. Также допускается использование стенографирования, средств аудиозаписи и иных технических средств. При этом содержание протокола должно соответствовать требованиям ст. 259 УПК РФ, ст. 229 ГПК РФ.

В соответствии с ч. 3 ст. 230 ГПК РФ протокол судебного заседания по гражданскому делу должен быть составлен и подписан не позднее чем через 3 дня после окончания судебного заседания, протокол отдельного процессуального действия - не позднее, чем на следующий день после дня его совершения.

В соответствии с ч. 6 ст. 259 УПК РФ протокол по уголовному делу должен быть изготовлен и подписан председательствующим и секретарем судебного заседания в течение 3 суток со дня окончания судебного заседания. Протокол в ходе судебного заседания может изготавливаться по частям, которые, как и протокол в целом, подписываются председательствующим и секретарем. По ходатайству сторон им может быть предоставлена возможность ознакомиться с частями протокола по мере их изготовления.

12.16. Копия протокола изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет.

12.17. Подготавливая рассмотренное уголовное или гражданское дело к сдаче в канцелярию судебных участков, секретарь судебного заседания подшивает в дело документы в хронологическом порядке: определения (постановления), предшествующую судебному заседанию переписку, вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз и т.п.), все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления, подписку об ответственности по статьям 307, 308 УК РФ свидетелей, экспертов, переводчиков; протокол судебного заседания или совершенного вне судебного заседания отдельного процессуального действия, проверенный и подписанный в установленном порядке; объявленная резолютивная часть решения; решение; копия сопроводительного письма о направлении исполнительного документа для исполнения.

Хронологический порядок размещения документов соблюдается также в случае формирования судебного дела по папкам или листам-разделителям: документы, представленные истцом, документы, представленные ответчиком и т.д.

Если заключительный судебный акт выполнен рукописно, в дело подшивается и машинописная его копия.

12.18. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист. Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Дело прошивается в четыре прокола.

12.19. Документы, подтверждающие направление копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся. При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

12.20. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты, черновики и копии документов, уже имеющихся в деле. Представленные сторонами, участвующими в деле, документы возвращаются им секретарем судебного заседания (если дело не сдано в канцелярию) по письменному заявлению и на основании резолюции мирового судьи о направлении документов заказным письмом с уведомлением или вручаются под расписку.

12.21. Секретарь судебного заседания нумерует листы дела и составляет за своей подписью внутреннюю опись находящихся в деле документов или продолжает опись, составленную органами расследования.

12.21.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

12.21.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

12.21.3. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

12.21.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

12.21.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

12.21.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

12.21.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

12.21.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

12.21.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

12.21.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь, сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (форма № 56).

12.21.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела, листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

12.21.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

12.21.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.

12.21.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

12.21.15. Заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе, оформляется в делах, по которым производство завершено (форма № 17).

12.21.16. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Пример:

В настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. Всего 5 (пять) листов внутренней описи.

Секретарь суда Личная подпись Т.А. Смирнова

15.04.2008 г.

12.22. Секретарь судебного заседания прилагает к делу статистические карточки[57] (на осужденных, оправданных, лиц, дела, в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных невменяемыми, к которым применены принудительные меры медицинского характера), карточки по учету сумм ущерба[58] (по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу). В соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики статистические карточки, карточки по учету сумм ущерба заполняются и подписываются мировым судьей.

12.23. Секретарь судебного заседания в конце рабочего дня делает отметки о результатах рассмотрения дела (с указанием сумм, штрафов, присужденных к взысканию) в списке дел, назначенных к рассмотрению (форма № 36), который в тот же день передает главному специалисту (заведующему канцелярией). Главный специалист (заведующий канцелярией) хранит списки дел в соответствующем наряде.

В соответствии со сданным списком секретарь суда проставляет отметки о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2);

12.24. Секретарь судебного заседания выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению[59].

12.25. После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее 3 дней после его рассмотрения и вынесения решения в окончательной форме секретарь судебного заседания передает дело секретарю суда. Секретарь суда проверяет выполнение секретарем судебного заседания всех действий, предусмотренных для него настоящей Инструкцией.

12.26. Секретарь суда обязан тщательно проверить выполнение всех перечисленных действий, отметить в учетно-статистической карточке все действия, которые производились по делу мировым судьей (дату, результат рассмотрения и т.п.) и в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2), поставить подпись, подтверждающую получение дела.

Схема оформления, учета уголовных и гражданских дел, после их рассмотрения:

Секретарь судебного заседания не позднее 3 дней после рассмотрения дела и вынесения судебного решения в окончательной форме передает дело секретарю суда. Протокол судебного заседания должен быть составлен и подписан в сроки, предусмотренные ч. 3 ст. 230 ГПК РФ и ч. 6 ст. 259 УПК РФ.

___________________________________↓___________________________

↓ ↓

Уголовные дела

Гражданские дела

↓_______________________________________________↓

↓

Подшивает документы в хронологическом порядке

↓

Нумерует страницы

↓

Составляет внутреннюю опись (форма № 16)

↓

Выписывает исполнительные документы (если судебное решение подлежит немедленному исполнению)

↓

Передает мировому судье для проверки и подписания

↓

Отмечает результаты рассмотрения дел в списке дел, назначенных к рассмотрению (форма № 36), по которому секретарь суда делает отметку в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2). Списки дел (форма № 36) хранятся в соответствующем наряде у главного специалиста (заведующего канцелярией).

↓

Секретарь суда

↓

Тщательно проверяет выполнение всех действий секретарем судебного заседания по оформлению судебного дела, и в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2), расписывается в его получении.

↓

Заполняет учетно-статистические карточки (форма № 5 или форма № 6).

↓

Выписывает исполнительные документы и направляет для исполнения судебного акта.

12.27. Кроме того, после рассмотрения дела либо в случаях отложения его разбирательства, а по распоряжению мирового судьи – и до окончания рассмотрения дела секретарь судебного заседания отмечает в повестках вызванных к мировому судье лиц, время их явки и ухода, заверяет эту отметку своей подписью и штампом мирового судьи.