Тема 10.4. Особенности построения сводных таблиц и диаграмм

Цель занятия – освоить приёмы использования ЭТ для построения сводных таблиц и диаграмм: создавать сводные таблицы, проводить по ним расчёты данным и строить диаграммы.

Теоретические сведения

В Microsoft Excel 2010 мастер сводных таблиц и диаграмм, доступный в предыдущих версиях Excel, был заменен командами Сводная таблица () и Сводная диаграмма () на вкладке Вставка в группе Таблицы. Мастер сводных таблиц и диаграмм всё ещё доступен, и его при необходимости можно использовать, добавив на панель быстрого доступа или запустив с помощью сочетания клавиш ALT + D + P.

При создании сводной таблицы приложение Excel выводит список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавлять в таблицу новые поля, изменять расположение и порядок полей и удалять ненужные поля. По умолчанию список полей сводной таблицы включает два раздела:

1) раздел полей в верхней части, предназначенный для добавления и удаления полей в сводной таблице;

2) раздел макета в нижней части, предназначенный для изменения положения и порядка полей.

Можно закрепить список полей сводной таблицы у одной из сторон окна Excel и изменить его горизонтальный размер. Также можно отменить закрепление списка полей сводной таблицы; в этом случае можно будет изменить его размер по вертикали и по горизонтали.

Если на экране нет списка полей сводной таблицы, щёлкните любое место сводной таблицы.

Важно понимать, как работает список полей сводной таблицы и как можно настроить различные типы полей так, чтобы добиться нужного результата при размещении полей отчёта сводной таблицы или сводной диаграммы. Для этого обратимся к рис. 10.19, на котором иллюстрируется общий порядок действий.

На рис. 10.19 цифрами обозначены источник данных и выполняемые действия:

1 – внешний источник данных (содержит структурированные данные, организованные в одно или несколько полей (также называемых столбцами), которые выводятся в списке полей);

2 – переместите поле в область «Фильтр отчета» в списке полей; одновременно с этим поле будет перемещено в область «Фильтр отчета» в отчёте сводной таблицы;

3 – переместите поле в область названия столбца в списке полей; одновременно с этим поле будет перемещено в область названия столбца в отчёте сводной таблицы;

4 – переместите поле в область названия строки в списке полей; одновременно с этим поле будет перемещено в область названия строки в отчёте сводной таблицы;

5 – переместите поле в область значений в списке полей; одновременно с этим поле будет перемещено в область значений в отчете сводной таблицы.

При размещении полей руководствуйтесь следующими правилами.

1. Поля значений. Если флажок установлен только для числового поля, оно по умолчанию перемещается в область значений.

2. Поля строк и столбцов. Любое поле (как числовое, так и нечисловое) можно добавить в область фильтр отчета, названия строк или названия столбцов только один раз. При попытке добавить одно и то же поле несколько раз (например, в области названий строк и названий столбцов в разделе макета) оно автоматически удаляется из исходной области и появляется в новой.

3. Оценки. В источниках данных OLAP (упорядочены иерархически и хранятся не в таблицах, а в кубах) часто встречается множество полей (или оценок), организованных в иерархию различных измерений, иерархий и уровней. При поиске нужного поля используйте кнопку развертывания , чтобы развернуть ветку иерархии, и кнопку свертывания , чтобы свернуть её.

4. Оценки, вычисляемые оценки и ключевые индикаторы производительности можно перемещать только в область значений.

5. Иерархии, атрибуты и именованные наборы можно перемещать только в области названий строк, названий столбцов и фильтров отчётов.

Список полей сводной таблицы имеет пять различных представлений (табл. 10.2), разработанных и оптимизированных для различных типов задач сводных таблиц.

Таблица 10.2

В представлениях Разделы полей и областей в столбик и Разделы полей и областей рядом можно изменить ширину и высоту каждого раздела, наведя указатель мыши на разделитель разделов, чтобы он принял вид вертикальной или горизонтальной двунаправленной стрелки, и перетащив эту стрелку вверх, вниз, влево или вправо.