2015-07-04
8111. Назовите нормативные акты по организации и ведению делопроизводства в РФ.
2. Дайте определение термину «документ».
3. Что придаёт документам юридическую силу?
4. Порядок адресования документа.
5. Отметки на документе: порядок и практика проставления.
6. Согласование документа.
7. Подписание документа.
8. Утверждение документа.
9. Основные особенности делового языка документа.
10. Распорядительные документы, их назначение, состав, оформление лексика.
11. Кто является автором распорядительного документа?
12. Процесс подготовки распорядительного документа.
13. Организационные документы, их назначение, состав, оформление и лексика.
14. Процесс подготовки организационных документов.
15. Справочно-информационные документы, назначение, состав, оформление и лексика.
16. Процесс подготовки акта.
17. Процесс подготовки делового письма (инициативного).
18. Процесс подготовки делового письма (ответного).
19. Опишите документооборот организации (учреждения).
20. Регистрация документов.
21. Индексация документов.
22. Регистрационные формы. Их назначение.
23. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
24. Контроль исполнения документов.
25. Работа с обращениями граждан.
26. Виды обращений граждан.
27. Виды документов по личному составу.
28. Признаки формирования дел.
29. Перечислите общие требования к систематизации документов.
30. Периодичность составления и ведение номенклатуры дел.
31. Использование номенклатуры дел в делопроизводстве, оперативном и архивном хранении дел.
32. Основные правила формирования дел.
33. Экспертиза ценности документов и документной информации
34. Оперативное хранение документов и дел.
35. Организация информационно-справочной работы по документам оперативного хранения.
36. Подготовка дел к архивному хранению. Составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, оформление обложек дел.
37. Каким документом установлены сроки хранения дел?
38. Объясните назначение описи дел. Сколько составляется описей? Какова структура описи?
39. Кем составляются акты на уничтожение дел?
40. Объясните разницу между внутренней описью документов дела и описью дел, составляемой для передачи дела в архив.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Опорный курс лекций
для студентов заочного отделения
подготовила
Гурова Виктория Владимировна
Ростов-на-Дону
2005
ВВЕДЕНИЕ
Учебный курс «Делопроизводство» определяет разделы и последовательность изучения основных положений организации общего делопроизводства на предприятии и включает правила создания, оформления и хранения общей для всех видов предприятий организационно-распорядительной и информационно-справочной документации, а также документации по личному составу предприятия и методику работы с ней. Ограничение курса исходит из того, что специальная документация (торговая, финансово-инвестиционная, бухгалтерская, государственная, юрисдикционно-правовая, технологическая, архивная и т.п.) изучается в рамках специальных дисциплин. Курс «Делопроизводство» адаптирован для студентов заочного отделения с применением активных методов обучения. Лекции и практические занятия проводятся в ситуации деловой игры.
Курс состоит из четырех разделов – введение в предмет делопроизводства, организационные документы предприятия, распорядительные документы и документы документация по личному составу предприятия.
Промежуточный контроль знаний – тестирование по каждой из тем и выполнение студентом контрольной работы. Контрольная работа – сброщюрованный комплект разработанных по программе деловой игры документов, характеризующий получение учащимися знаний и основные навыки работы с документами.
Итоговый контроль знаний – зачет.
Представляемый конспект лекционного курса содержит краткое изложение основных вопросов по каждой теме учебной программы. Для глубокого освоения курса «Делопроизводства», разумеется, конспекта курса лекций недостаточно. В этих целях в конспекте лекционного курса приводятся как основные учебники и учебные пособия, так и литература, специально рекомендуемая по каждой теме. Материалы данного лекционного курса могут быть полезны и для глубокого усвоения содержания смежных учебных дисциплин: этики делового общения, управления персоналом, уголовного процесса, гражданского процесса.
• Конспект лекционного курса по предмету «Делопроизводство» для студентов МИПП подготовлен преподавателем Гуровой В.В.
• Рецензенты: к.ф.н., доцент Щербина В.Ф., к.э.н., доцент Албастова Л.Н.
Тема 1. ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Основные вопросы
1.1. Делопроизводство предприятия как деятельность по документированию производственных и трудовых правоотношений.
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства.
1.3. Цели, задачи, функции службы ДОУ.
1.4. Классификация документов.
1.5. Унификация документов.
1.6. Структура и объем документооборота.
1.1. Делопроизводство предприятия как деятельность по документированию производственных и трудовых правоотношений.
Успех любого начинания в какой либо сфере деятельности (бизнес, политика,
наука …) зависит от многих факторов. В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Однако, это лишь одна из проблем, возникающих перед любым предприятием при работе с документами. В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи в архив на хранение или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство».
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами.
Документ – любой письменный источник, соответствующим образом оформленный и поэтому имеющий юридическую силу.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование.
Документирование – запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеет юридическую силу.
Юридическая сила – свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции:
Общие функции официальных документов:
• информационная (документ создают для сохранения информации);
• социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
• коммуникативная (документ выступает средством связи и другими общественными структурами);
• культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).
Специальные функции официальных документов:
• управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы);
• правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы приобретающие на время правовую функцию);
• историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.
Официальные документы подразделяют на:
• управленческие;
• научные;
• технические;
• технологические;
• производственные.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.
В состав управленческой документации входит следующая документация:
• организационная;
• распорядительная;
• информационно-справочная;
• по личному составу;
• плановая.
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р.6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.») от
1 июля 1998 г.
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства
Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:
• законов;
• нормативных правовых актов;
• методических документов.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Методические документы регламентируют:
• технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;
• работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение)
В России существует государственная система документационного
обеспечения управления (ГС ДОУ)
Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:
• управленческого труда и охране труда;
• архивного хранения документов.
1.3. Цели, задачи, функции службы ДОУ
Документационное обеспечение управления организации выполняет
специальное структурное подразделение.
Возможное название структурного подразделения службы ДОУ:
• управление делами;
• общий отдел;
• канцелярия;
• секретариат.
В организациях, где объем документов не велик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
ЦЕЛИ службы ДОУ:
• организация работы;
• руководство документационным потоком;
• координация видов работ с документами;
• контроль за последовательностью работы с документами;
• организация работы по документационному обеспечению управления.
ЗАДАЧИ службы ДОУ:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования;
• обеспечение единого порядка работы с документами;
• контроль за исполнением документов;
• хранение документов;
• унификация форм документов№
• сокращение во возможности документооборота;
• методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
ФУНКЦИИ службы ДОУ:
• разработка и внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
• обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
• доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
• контроль за прохождением, использованием и оформлением документов в намеченные сроки;
• изготовление и размножение документов;
• разработка номенклатуры дел, хранение дел;
• контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
• организация работы архива;
• повышение квалификации работников службы ДОУ.
1.4. Классификация документов
Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении,
оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Существуют различные системы документирования:
• административная;
• статистическая;
• коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования. Административная система документирования по видам делится на:
1. Организационно-распорядительную документацию (ОРД):
• положения;
• уставы;
• инструкции;
• приказы;
• решения;
• протоколы
2. Справочно-информационную документацию:
• письма;
• телеграммы;
• телефонограммы;
• докладные записки;
• справки;
• акты.
3. По личному составу:
• приказы;
• личные дела;
• заявления;
• трудовые книжки;
• характеристики;
• договоры и т.д.
ЦЕЛЬ классификации документов:
• повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации;
• экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога);
ЗНАЧЕНИЕ классификации документов:
• обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
• повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела.
Дело – совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.
Классификация является основой правильного формирования дел. Основной признак классификации – содержание документа.
Документы КЛАССИФИЦИРУЮТ:
ПО ВИДАМ:
• организационно-распорядительные
• справочно-информационные
• по личному составу
ПО ФОРМЕ:
• индивидуальные
• типовые
• трафаретные
ПО СОДЕРЖАНИЮ:
• простые (отражающие одну тему, один предмет, один вопрос)
• сложные (в них находят отражение несколько вопросов, тем, предметов, явлений. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки)
ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ:
• официальные (документы исходят от учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц)
• личные (документы, созданные отдельными лицами)
ПО МЕСТУ ПРОИСХОЖДЕНИЯ:
• внешние (документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации – сторонние учреждения и лица);
• внутренние (документы созданные самим учреждением в процессе документирования его деятельности. Автором является данное учреждение)
ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ:
• постоянно
• свыше 10 лет
• до 10 лет
ПО ГЛАСНОСТИ:
• секретные
• несекретные
ПО СРЕДСТВАМ ФИКСАЦИИ:
• рукописные
• машинописные
• графические
• звуковые
• фото-кинодокументы
ПО СТАДИЯМ:
• подлинники (первый или единственный экземпляр официального документа)
• черновики (рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом)
• копии (документы, воспроизводящие информацию другого документа и все его внешние признаки)
• выписки (копии части документа. Например: выписка из приказа, выписка из протокола)
• отпуски (копии отосланных документов)
ПО СРОЧНОСТИ:
• срочные
• несрочные
Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют
классификационные схемы – классификаторы. Они бывают двух типов:
• структурные и
• производственно-отраслевые.
В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями – названия видов документов. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.
1.5. Унификация документов
Одной из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация или унификация.
Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления и создание трафаретных текстов.
Создание трафаретных целесообразно для групп документов, оформляющих идентичные действия. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов.
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование учреждения», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфные адрес», Номера телефона, факса, Номер счета в банке – показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом.
Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ.
Все реквизиты делятся на:
• постоянные (наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа)
• переменные (наносимые при составлении конкретного документа)
При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. К этой группе реквизитов относятся:
• оттиск штампа, который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления;
• оттиск печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу;
• дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления;
• подписи уполномоченных должностных лиц являются обязательным реквизитов документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа.
1.6. Структура и объем документооборота
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
• прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
• распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
• необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);
• единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
• поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены: постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструкциями, запросами, письмами, заявлениями граждан)
• отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме: писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок)
• внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде: протоколов, актов, докладных записок)
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота – это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребности в организационной и вычислительной техники, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
Тренировочное задание к разделу 1.4.
Классифицируйте документы:
1. индивидуальные
2. сложные
3. по личному составу
4. свыше 10 лет
5. черновики
6. срочные
7. организационно-распорядительные
8. простые
9. выписки
10. машинописные
11. секретные
12. внутренние
13. официальные
14. постоянно
15. внешние
16. звуковые
17. несрочные
18. справочно-информационные
19. трафаретные
20. копии
21. личные
22. отпуски
23. рукописные
24. до 10 лет
25. типовые
26. графические
27. подлинники
28. несекретные
29. фото-кинодокументы по видам:
по форме:
по содержанию:
по происхождению:
по месту происхождения:
по срокам хранения:
по гласности
по средствам фиксации
по стадиям
по срочности:
Тест к теме 1.
1.1. Административная система документирования по видам документов делится на:
а. организационно-распорядительную;
б. простую;
в. официальную;
г. по личному составу;
д. справочно-информационную;
е. внешнюю;
ж. секретную.
1.2. Унификация документов – это:
а. деление документов на классы;
б. создание трафаретных текстов;
в. контроль за работой с документами.
1.3. Реквизит – это элемент документа:
а. информационный;
б. распорядительный;
в. констатирующий.
1.4. Какой из реквизитов определяет положение документа во времени
а. наименование структурного подразделения;
б. адресат;
в. дата;
г. подпись.
1.5. Какой из реквизитов определяет положение документа в пространстве
а. дата;
б. подпись;
в. наименование учреждения;
г. оттиск печати.
1.6. Определите реквизиты, подтверждающие наличие юридической силы документа
а. адресат;
б. резолюция;
в. дата;
г. оттиск печати;
д. подпись;
е. гриф утверждения.
1.7. Какие из реквизитов являются постоянными реквизитами документа
а. дата документа;
б. наименование организации;
в. индекс документа;
г. почтовый адрес;
д. № счета в банке;
е. подпись должностного лица.
1.8. Какие из реквизитов являются переменными реквизитами документа
а. оттиск печати;
б. наименование вышестоящей организации;
в. наименование структурного подразделения№
г. № телефона, факса;
д. подпись должностного лица;
е. текст.
1.9. Объем документооборота – это количество документов организации
а. за день;
б. за год;
в. за 5 лет;
г. за 10 лет.
1.10. Документооборот состоит из следующих потоков:
а. входящих документов;
б. исходящих документов;
в. внутренних документов;
г. суммы входящих, исходящих и внутренних документов.
Вопрос 3. Организационно-распорядительная документация предприятия
Основные вопросы
2.1. Требования к разработке бланков документов.
2.2. Оформление реквизитов документов.
2.3. Требования к текстам документов.
2.4. Организационные документы.
2.1. Требования к разработке бланков документов
Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация и есть место для переменной информации.
Бланки изготавливаются типографским способом, а также с помощью компьютера. Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документов. Он имеет установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.
ГОСТы предполагают такие виды бланков как:
• общий бланк;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма;
• бланк для письма.
Бланки структурных подразделений имеют право на существование, если руководитель структурного подразделения обладает правом подписи.
ГОСТом установлено два формата бланков А4 и А5:
* А4 (210 х 297);
* А5 (148 х 210).
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
=========
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строчки от левого и правого поля.
===
===
Чаще используют угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа – «флаговый» способ их расположения.
• =======
=========
Ряд фирм в верхней части бланка располагают эмблему и наименование организации, а адрес, № телефона, факса, банковские реквизиты – на нижнем поле листа.
Предприятиям, имеющим зарубежных партнеров, нужны бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке.
=== ===
=== ===
При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатают реквизиты на русском языке, а справа – на иностранном.
При продольном расположении реквизитов на бланке сначала
=========
=========
их печатают на русском языке, а ниже – на иностранном.
Реквизиты для бланка письма
• герб РФ;
• эмблема;
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации – автора документа;
• наименование структурного подразделения (если у руководителя есть право подписи);
• адрес организации;
• дата документа;
• индекс;
• ссылка на индекс и дату входящего документа;
• адресат;
• заголовок;
• текст.
Реквизиты для общего бланка
• герб РФ;
• эмблема;
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации – автора документа;
• место для вида документа (АКТ);
• дата;
• индекс;
• место составления.
Реквизиты для бланка конкретного документа
• герб РФ;
• эмблема или товарный знак;
• наименование организации;
• наименование вида документа (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ…)
• дата, номер и заголовок документа;
• место составления;
• отметка о контроле.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ подлежат учету.
Гербовые бланки изготавливают по заказам органов государственной власти, государственных организаций, определенных Положением о Государственном гербе и правовыми актами субъектов Федерации.
Гербовые бланки хранят в опечатываемых шкафах.
Уничтожение бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагают на сотрудника, ответственного за делопроизводство.
Проверку наличия, использования, хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год, комиссией, назначаемой руководителем организации.
ГЕРБ изображают на бланках министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения.
Герб изображают в строгом соответствии с действующим законодательством. Диаметр герба – не более 20 мм.
*
====
Размещают герб на бланках с угловым расположением реквизитов – на верхнем поле над серединой строки наименования организации;
*
=========
с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля.
* =======
На бланке может помещаться эмблема организации. Рекомендуется изображать эмблему на левом поле бланка на уровне названия организации. Эмблема не заменяет названия организации.
Бланки имеют поля: левое – 20 мм
правое - 10 мм
верхнее - 15 мм
нижнее - 20 мм
Бланки печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов, используя для нанесения надписей краски насыщенного цвета, чтобы лучше было тиражировать документы.
2.2. Оформление реквизитов документов
Реквизит «Адресат»
место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ.
Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя следующие элементы:
индекс, область (край), город, улицу, дом.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения:
• обл. (область)
• г. (город)
• пос. (поселок)
• с. (село)
• р-н (район)
• ул. (улица)
• пер. (переулок)
• наб. (набережная)
• пр. или просп.
• корп. (корпус)
• кв. (квартира)
Города, в наименование которых входит слово «град» или «город», а также столицы указывают без сокращений «г.» (Новгород, Волгоград, Москва). Остальные – с сокращением (г. Омск, г. Мурманск)
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят.
При литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а)
* =======
«__»
Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке, нанесенных типографским способом.
Если документ напечатан на листе бумаги, то адресат оформляют с 4-го положения табулятора, через 1 межстрочный интервал, с 2 интервалами между составными частями реквизита.
Составные части реквизита «Адресат»
• наименование организации
• наименование структурного подразделения
• должность
• фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ
• почтовый адрес
Каждый из элементов реквизита «Адресат» должен начинаться с новой строки.
В конце смысловых строк знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются.
Например:
Ярославский часовой завод
Отдел сбыта
Или ____________________________________________
Ярославский часовой завод
Отдел сбыта
г. Иванову В.И.
Название организации и структурного подразделения пишут в именительном падеже, фамилию должностного лица – в дательном, инициалы ставят после фамилии через пропуск.
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:
Например:
Директорам школ и техникумов
или _______________________________________________
Директорам книжных магазинов
В одном документе может быть указано не более четырех адресатов, отделенных друг от друга 2 интервалами.
При направлении документа более чем в 4 адреса составляют список рассылки. При этом на каждом документе указывают только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который пишут после названия организации и должностного лица.
Например:
Директору колбасного завода
«Прогресс»
г-ну Степанову В.И.
153217, г. Псков
ул. Садовая, 15
Почтовый адрес не указывают, если документ адресован в правительственные органы или постоянным корреспондентам.
Если документ адресован частному лицу, то сначала пишут адрес, а затем указывают фамилию и инициалы адресата.
Например:
653174, г. Смоленск
ул. Почтовая, д. 3
г-же Мишиной А.С.
Реквизит «Дата документа»
обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака.
Датой документа может быть:
• дата его подписания (для распоряжений, приказов, писем, справок, докладных записок);
• дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);
• дата утверждения (для положений, уставов, инструкций);
• дата составления – дата, когда событие произошло (для протокола, акта)
Оформляют дату тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Они
соответствуют числу, месяцу и году (15.06.80)
Если цифра одна, то перед ней ставят «ноль» (03.09.96)
Дату оформляют от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа.
Датируется документ должностным лицом при его подписании или утверждении. Дата проставляется руководителем от руки в установленном месте.
Реквизит «Регистрационный индекс документа»
это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления и хранения.
Индекс проставляют на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.
Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) – индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.
Для исходящих документов, индекс состоит из следующих частей:
• индекса структурного подразделения, составившего документ;
• номера дела по номенклатуре, куда подшиваются копия отправленного документа;
• порядковый номер регистрации
03-08/116, где 03 – индекс структурного подразделения,
08 – номер по номенклатуре,
116 – порядковый регистрационный номер документа
На документах, отправляемых из организаций (исходящих), индексы ставят как на подлиннике, так и на копии, остающейся в учреждении.
Реквизит «Визы согласования документов»
используют для внутреннего и внешнего согласования документов и ознакомления с ними.
Внутреннее согласование оформляют визой. Данный реквизит включает в себя следующие элементы:
• личную подпись;
• расшифровку подписи;
• дату визирования;
• наименование должности визирующего (при необходимости)
Например:
Заведующий отделом
Личная подпись И.О. Фамилия
00.00.00
или
Личная подпись И.О. Фамилия
00.00.00
Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, а визу оформляют следующим образом:
С п.7 не согласен
Личная подпись И.О. Фамилия
00.00.00
или
«Возражаю»
Личная подпись И.О. Фамилия
00.00.00
Визу располагают ниже реквизита «Подпись». Наименование должности, личную подпись, дату и дополнительные надписи пишут от границы левого поля. Расшифровка подписи – после 16 печатных знаков от левого поля. Элементы отделяют друг от друга расстоянием в 2 интервала.
Исходящие документы визируют на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы – на первом экземпляре.
Внутреннее согласование проводят с:
• руководителями структурных подразделений, где составлен документ;
• заинтересованными должностными лицами других подразделений;
• общественными организациями;
• финансовыми службами;
• юристами.
«Виза ознакомления»
подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:
С приказом ознакомлен
Личная подпись И.О. Фамилия
00.00.00
Реквизит «Гриф согласования документа»
состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами, без кавычек и знаков препинания на конце.
Проставляют от границы левого поля, через 2 интервала указывают наименование должности лица, с Котовым согласовывается документ (от левого поля), затем через 2 интервала – подпись (от левого поля) и расшифровка подписи (после 16 знаков от левого поля), затем дата.
===
===
СОГЛАСОВАНО
Инспектор ОК
Подпись И.О. Фамилия
00.00.00
=== ===
=== ===
Если грифов согласования несколько, то их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора.
Если грифов согласования много, оформляется лист согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Главный инженер Руководитель
АО «Фаворит» отдела Министерства связи
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
00.00.0 00.00.00
Реквизит «Заголовок к тексту»
Должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста документа.
Заголовок может состоять из нескольких строк. Длина строки не должна превышать 28 печатных знаков. Строчки заглавия пишут через 1 интервал, без переносов, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заглавие не должно быть более 4 строк. До заглавия и после него пропускают 2-4 интервала.
Примерные заголовки к тексту:
Приказ - О внесении изменений
в штатное расписание
Указание - О составлении графика
отпусков на 2001 г.
Распоряжение - Об обеспечении сохранности
бланков строгой отчетности
Положение - О производственном
объединении
Правила - Внутреннего трудового
распорядка
Таким образом:
Заголовок – краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом «О», «Об».
Реквизит «Подпись»
включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку.
Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности записывается полное:
Директор
ООО «Прогресс» Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен на бланке, то наименование должности пишется сокращенно:
Директор Подпись И.О. Фамилия
Название должности пишется от левого поля (не более 28 печатных знаков)
Расшифровка подписи (И.О. Фамилия) – с 6 положения табулятора.
Документ может быть подписан несколькими должностными лицами. В этом случае их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Директор завода Подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия
Расстояние между подписями 2 – 3 интервала.
Реквизит «Подпись» отделяют от текста 2- 4 интервала.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне:
Директор Директор
школы № 53 института
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
00.00.0 00.00.00
Реквизит «Резолюция»
включает в себя указание по исполнению документа.
Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает пришедший документ.
Резолюция состоит из следующих элементов:
• фамилия исполнителя;
• содержание поручения;
• срок исполнения;
• подпись руководителя;
• дата написания резолюции.
Петрову С.С
Прошу составить план разработки
и внедрения станка к 00.00.00
Подпись 00.00.00
Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, но ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.
Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте.
Реквизит «Гриф утверждения документа»
Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и знаков препинания после этого слова, наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 2 интервалами.
Оформляют этот гриф с 5 положения табулятора от левого поля, в правом верхнем углу документа.
УТВЕРЖДАЮ
Директор АОЗТ «Тавр»
Подпись И.О. Фамилия
00.00.00
Инициалы и фамилия пишется с 6 положения табулятора от левого поля, другие элементы оформляют с 5 положения табулятора от левого поля.
Документ может быть утвержден каким-либо документом (решением, постановлением, протоколом). В этом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.
УТВЕРЖДЕНО
Протокол собрания трудового
коллектива
00.00.0 № 00
Реквизит «Отметка о заверении копии»
Включает заверительную надпись «Верно», которую пишут с большой буквы от левого поля.
С новой строки указывают наименование должности лица, заверившего копию (от начального поля), подпись, ее расшифровку (от 6 положения табулятора). Ниже – дату заверения.
Верно
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
00.00.00
Если копию выдают на руки или пересылают в организацию, подпись удостоверяют печатью.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Состоит из даты поступления и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа.
00.00.00
№ 00
2.3. Требования к текстам документов
Текст является основным реквизитом документа. Формулировки документа
должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять устаревших слов и выражений (ибо, коего, посему, сего, нежели и др.)
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как:
- настоящим сообщаю;
- предъявитель сего;
- на предмет выдачи;
- препровождаю;
- доношу;
- действительно работает.
Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет»; «по линии», «в части». Это относится к словам – спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову.
Например:
• Критика – обязательно резкая;
• Поддержка – всегда горячая;
• Размах – обычно широкий.
Не следует употреблять так же слов, которые не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняя его понимание.
Например:
• Своя автобиография (в слове автобиография уже заключено понятие «своя»);
• Отступать назад;
• Не нужны слова «месяц» и «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов):
Например:
• Следует отметить следующие недостатки;
• В целях улучшения работы целесообразно…;
• Объединить воедино;
• Хронометраж времени.
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им
не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не стоит употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские.
Например:
* Утрировать - вместо преувеличивать;
* Индифферентно – равнодушно;
* Конвенция – условие;
* Дефекты – недостатки.
Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы – слова разные по звучанию, но близкие по значению.
Например:
• Договор – условие, соглашение;
• Извещение – известие, сообщение, новость;
• Взгляд – убеждение, мнение, точка зрения;
• Отчетливый – четкий, ясный, определенный, очевидный.
В организационно-распорядительных документах должны применяться только
общепринятые сокращения. Такие как:
* завхоз * главбух
* жилотдел * капремонт
* спецотдел * хозрасчет
* спец. * зам.
* зав.
Допускаются сокращения:
* и т.д. (так далее) * и т.п. (тому подобное)
* и пр. (прочие) * и др. (другие)
* т.е. (то есть)
Не являются общепринятыми сокращения, и поэтому употребляться не должны такие как:
* т.к. (так как) * т.о. (таким образом) * т.н. (так называемый)
Не допускаются сокращения слов через косую черту:
• н/заводе (на заводе)
• д/решения (для решения)
В тексте документов должны быть указаны конкретные даты (точное
календарное время)
Например: 19 декабря 1996 г.,
19.12.1996
Не допускается 19 декабря с.г.,
19 декабря т.г.
При употреблении слова «господин» - вначале пишется фамилия, а затем инициалы. (г-н Шакуров Ф.В.)
При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин», даже при наличии наименования должности, перед фамилией пишут инициалы
(И.И. Петров)
2.4. Организационные документы
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида.
Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти РФ издают такие документы как:
• решения;
• указы;
• распоряжения;
• постановления;
• приказы;
• указания;
• инструкции.
Организации, учреждения, частные предприятия создают
• уставы;
• положения;
• инструкции и др.
УСТАВ
Свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Текст устава состоит из разделов:
• общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);
• организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
• регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
• финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
• отчетная и ревизионная деятельность;
• порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти.
Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.
Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Уставы частных предприятий утверждают их владельцы, при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.
Реквизиты устава:
• наименование организации (автора документа);
• наименование вида документа (УСТАВ);
• дата;
• номер;
• место издания (город);
• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают кем зарегистрировано);
• текст;
• подпись.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
• инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
• должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является
логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения»
Устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности назначение на нее.
Раздел «Должностные обязанности»
Определяет виды работ, выполняемые сотрудником.
Раздел «Права»
Устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел «Ответственность»
Конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом.
Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы.
Утверждают должностные инструкции руководители организаций или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами:
• должен;
• имеет право;
• не допускается;
• запрещается.
Текст излагают от третьего лица в безымянной форме.
Инструкцию подписывает сам автор – составитель, а утверждает – руководитель или специальный распорядительный документ.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.
Инструкцию оформляют на бланке А4.
Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Инструкция состоит из следующих реквизитов:
• наименование организации – автора документа;
• наименование документа (ИНСТРУКЦИЯ);
• дата;
• номер;
• место издания (город);
• заголовок к тексту (в именительном падеже);
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись;
• гриф согласования;
• визы согласования.
ПОЛОЖЕНИЕ
Правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
• индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;
• типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и
инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения и разработчик. Проект положения согласовывают с юридическим отделом.
Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенному ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.
Положение об организации утверждает вышестоящая организация.
Датой положения является дата утверждения документа.
Текст может состоять из следующих разделов:
• общие положения;
• основные задачи и функции;
• права;
• организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.
Положение состоит из следующих реквизитов:
• наименование организации- автора документа;
• наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ);
• гриф утверждения;
• дата, номер;
• место издания (город);
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• гриф согласования;
• визы согласования.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.
Тренировочное задание к разделу 2.1.
Требования к разработке бланков документов
1. Что такое бланк документа?
2. Какие виды бланков предполагают
ГОСТы?
3. Форматы бланков документов
4. Обозначьте схематически
продольное расположение
заголовочной части документа
5. Обозначьте схематически
угловое расположение реквизитов
на бланке документа для
предприятий, имеющих
зарубежных партнеров
6. Диаметр герба на бланке
документа должен быть: а. не менее 40 мм.
б. не более 20 мм.
в. 30 мм
7. Обозначьте схематически место
для изображения герба на бланке с
продольным расположением
реквизитов.
8. Бланки документов имеют поля: левое
правое
верхнее
нижнее
9. Как часто проводят проверку
наличия, использования и хранения гербовых бланков?
10. Какие краски используют для
нанесения надписей на бланках
документов?
Тренировочное задание к разделу 2.2.
Оформление реквизитов документов
1. Оформите несколько видов адресатов:
а. учреждению, его структурному подразделению
б. конкретному должностному лицу
в. частному лицу
2. Сколько адресов можно
максимально поместить на одном
документе?
3. Оформите заголовки к текстам
а. Приказа
б. Указания
в. Распоряжения
4. Какие существуют ограничения при оформлении заголовка к тексту?
5. Какие элементы входят в реквизит «подпись»?
6. Оформите подписи двух лиц не соподчиненных по должности:
7. Составьте и оформите гриф
утверждения каким-либо
документом (решением,
постановлением, протоколом)
8. Где располагаются все виды
согласования документа?
9. Заверьте копию документа для
пересылки в стороннюю
организацию.
10. Оформите отметку о
поступлении документа в
организацию.
Вопрос 3. Виды распорядительной документации
3.1. Приказ
3.2. Выписка из приказа
3.3. Распоряжение
3.4. Указание
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении
учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно:
• по организационным вопросам;
• вопросам планирования;
• производства;
• строительства;
• материально-технического снабжения и сбыта;
• финансов и кредита;
• труда и заработной платы.
Распорядительные документы носят административный характер. Они
обращены к нижестоящим и подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся:
* постановления;
* указания;
* приказы;
* решения;
* распоряжения
3.1. Приказ
Приказ по основной деятельности – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач предприятия.
Приказ – основной распорядительный документ. Приказом оформляются:
• порядок деятельности предприятия;
• решения и поручения по организации работы;
• организационные мероприятия;
• итоги работы;
• результаты ревизии.
Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену
приказов производят только на основе новых приказов.
Текст приказа состоит из двух частей:
• констатирующей
• распорядительной
В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели,
послужившие основанием для создания приказа.
Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно
указать:
• наименование документа;
• его автора;
• дату;
• номер;
• заглавие.
Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут ПРОПИСНЫМИ буквами с нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст делят на пункты.
Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:
1. Исполнитель (наименование должности, инициалы, фамилия или структурное подразделение);
2. Действие;
3. Срок.
Последний пункт приказа формулируют следующим образом:
«Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)»
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа – это дата его подписания.
Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Не допускается подписание документа с предлогом «За» или проставление косой черты перед наименованием должности.
Проект приказа до подписания согласовывают с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом.
Виза включает элементы:
• наименование должности визирующего;
• подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата
Можно дела копии приказов и выписки из них, согласно списку на рассылку. Дополнительные копии – с разрешения руководителя.
Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.
Приказ включает следующие реквизиты:
• Наименование организации – автора документа;
• Наименование вида документа – ПРИКАЗ;
