Правила презентации

1 2 3 4 5

ТЕМА: ПРЕЗЕНТАЦИЯ В ДЕЛОВОМ МИРЕ

План

1. Планирование и подготовка деловой презентации

2. Правила презентации

3. Проведение успешной презентации

4. Работа с аудиторией

5. Оборудование и наглядные пособия для презентации

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА ДЕЛОВОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ

1. Убедить или заинтересовать своим товаром;

2. Научить пользоваться свойствами товара;

3. Стимулировать работу мысли в выгодном направлении;

4. Предоставить информацию о товаре и производителе;

5. Развлечь аудиторию.

Особые задачи

Сформулируйте в одном предложении и запишите цель Вашей презентации.

Например:

-Убедить артель “Московские баранки” закупить нашу муку.

-Проинформировать сотрудников компании о новой форме отчетности в регионах.

-Стимулировать сотрудников подумать о целесообразности сверхурочных работ.

Что это дает?

-Это поможет Вам отобрать правильный материал для подготовки презентации.

-Это с самого начала даст четкое направление работы мысли при подготовке.

-Это будет руководить Вами в процессе презентации.

-Это поможет вам достигнуть планируемых результатов.

ЗНАНИЕ СВОЕЙ АУДИТОРИИ

Что мы должны знать об аудитории?

1. Сколько приглашено человек и какое количество реально примут участие?

2. Что они знают о предмете презентации и какого качества эти знания?

3. Почему они пришли на презентацию:

- по собственному желанию,

- по специальному приглашению,

-заказали специальную.

4. Могут ли быть у них какие-либо предубеждения по поводу предмета презентации, Вашей компании или Вас лично?

5. К какой возрастной категории они относятся?

6. Что, по Вашему мнению, они ожидают от презентации?

Проанализировав эту информацию, Вы ясно сможете определить для себя материал для презентации и правильный подход к ней. Презентация должна соответствовать уровню восприятия слушателей.

ПОДГОТОВКА УЧЕБНОГО ЗАЛА

У Вас может не быть возможности выбрать подходящее помещение, но хотя бы увидеть зал, где будет проходить презентация, Вы обязаны.

Прежде всего, это необходимо для того, чтобы проверить:

1. Какие возможны помехи?

2. В порядке ли:

1) освещение;

2) окна;

3) шторы/жалюзи;

4) вентиляция;

5) электропитание

3. Как расположены стулья/столы:

1) Театральный вариант – официально, трудно установить зрительный контакт со всеми участниками.

2) В виде подковы – неофициально, располагает людей к участию в презентации.

3) Кабаре (люди сидят группами за столами) – удобно, если Вы хотите «разбить» аудиторию на группы для дискуссий.

РАСЧЕТ ВРЕМЕНИ

На расчет времени влияют три основных фактора:

1. ВРЕМЯ СУТОК

Начало в 9.00 – хорошо

Перед обедом – хорошо (но не перестарайтесь)

После обеда – плохо («тихий час»)

Вечер – хорошо или плохо (зависит от Вас)

2. ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ

Оптимальный временной интервал для проведения успешной презентации – 20 минут. Планирование времени – обязательный элемент подготовки успешной презентации. Об этом заранее нужно договориться с организаторами и поставить в известность участников. Всегда лучше закончить раньше, чем затянуть.

3. ПРОБЛЕМЫ КОНЦЕНТРАЦИИ ВНИМАНИЯ

Уровень концентрации внимания для каждой аудитории всегда разный и зависит от следующих факторов:

1) Кто говорит;

2) Тема презентации;

3) Пришел человек по собственному желанию или нет;

4) «Меня собираются проверять…»;

5) Методы подачи материала.

Однако, самый высокий уровень концентрации внимания на любой теме в среднем держится в течение первых 20 минут. В целом, как правило, уровень концентрации внимания всегда высок в первые 3–5 минут и последние 3–5 минут во время проведения любой презентации. Таким образом, выигрышными моментами являются интересное начало и решающее заключение.

ПРАВИЛА ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. СНАЧАЛА БЫЛА ПАПКА

В зависимости от отведенного Вам на подготовку времени возьмите большой конверт или папку и начните собирать вырезки, статьи, истории, газеты, журналы, записывать свои мысли, отрывки из книг и журналов, кассеты и т.д., которые в последствии Вы сможете использовать в своей презентации.

2. МЫСЛИТЕЛЬНЫЕ СХЕМЫ И ФИКСИРОВАНИЕ «ГЕНИАЛЬНЫХ» МЫСЛЕЙ.

В 1960;х годах англичанин по происхождению психолог Тони Бузан работал над принципом – «Мыслительные схемы». Он также разработал мнемоническую систему информационной модели любого предмета или понятия. Очень важно записывать все Ваши мысли и идеи по поводу предстоящей презентации на бумаге. Для этого существует очень удобный и эффективный способ – составление мыслительных схем. Это удивительно творческий подход фиксирования своих собственных гениальных идей.

На протяжении многих веков люди организовывали и представляли информацию в виде списков, следуя укоренившемуся представлению, что мозг естественным образом преобразует ее в линейную форму. Однако исследования показали, что мозг человека постоянно анализирует, переводит и «жонглирует» всеми взаимосвязанными сетями мыслей и идей. Мыслительные схемы по сравнению с обычным списком информации, позволяют мозгу воспринимать информацию намного естественней и эффективней, поскольку представляют ее в виде переплетающегося узора взаимосвязей.

Мыслительные схемы легко построить. Возьмите чистый лист бумаги. Напишите цель своего выступления вверху листа, а в центре напишите главную тему Вашего выступления. Запишите все свои идеи и мысли по поводу данного предмета, начиная от центра, вокруг него. Постарайтесь расслабиться и думать только о предмете Вашего выступления. Пусть для Вас будет не так уж важно, в каком порядке и где расположены на листе записанные идеи, пускай это не останавливает Ваше мышление. Ваши записи должны легко плыть по велению мыслей на бумаге. По окончании обведите в круг все взаимосвязанные идеи и секции и установите для себя порядок, в котором Вы будете их организовывать.

3. СТРУКТУРИЗАЦИЯ И ОТБОР ИНФОРМАЦИИ

После того, как Вы проанализировали информацию, выберите основные темы для формирования Вашего плана. Составление этого плана должно быть продиктовано следующими факторами:

1. ЗАДАЧА – отбросить информацию, которая не соответствует задаче Вашего выступления.

2. АУДИТОРИЯ – что они уже знают об отобранном Вами материале.

3. СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ МНЕ ПРЕДОСТАВЛЕНО?

4. Я ОБЯЗАН, МНЕ СЛЕДОВАЛО БЫ, Я МОГ БЫ:

1) О чем я обязан им рассказать?

2) О чем следовало бы им рассказать?

3) О чем я мог бы им рассказать?

Приоритеты должны быть отданы информации, которую Вы обязаны предоставить и которую следует предоставить.

План любого выступления должен быть составлен таким образом:

 - скажите им, о чем Вы собираетесь им рассказать;

- расскажите им;

- скажите им, о чем Вы уже рассказали.

4. ВСТУПЛЕНИЕ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Введение успешной презентации строится по схеме INTRO:

I – interest Завладеть вниманием

N – need зачем им нужно слушать

T – title назвать тему

R – raiting подтвердить значимость

O – objective обозначить цели

- ИНТЕРЕС

С самого начала выступления привлеките внимание аудитории чем-нибудь интересным. Не рекомендуется употреблять выражения типа «для меня так непривычно выступать на публике…»

- ЗАЧЕМ?

Объясните аудитории, зачем ей нужно слушать то, что Вы хотите им рассказать. Какую пользу они из этого извлекут?

-ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТЕМЫ

Это и является частью – «Скажите им, о чем Вы собираетесь рассказать». Расскажите им о предмете Вашего выступления, и какие темы Вы собираетесь осветить в нем.

- ЦЕЛЬ

Решать Вам, что нужно напрямую заявить аудитории о цели Вашего выступления. Если Вы решите этого не делать, то цель, тем не менее, должна прослеживаться в течение всей презентации

- ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Последняя часть Вашего выступления должна нести в себе заключение, вывод, поэтому Ваше выступление не должно оканчиваться словами «Я думаю, это все, что я хотел Вам рассказать». Запомните – Ваша последняя фраза будет последним, что запомнит Ваша аудитория.

ВСТУПЛЕНИЕ

Задачей вступления является завоевание внимания аудитории. Это первые несколько слов, которые Вы скажете, представляя себя и тему выступления:

- сделайте паузу и посмотрите на аудиторию (это даст им понять, что Вы готовы начать),

- улыбайтесь, если тема разговора это позволяет, продумайте вступление, которое будет подходящим для Вашей аудитории и соответствовать задачам презентации.

Исследование показало, что из всей презентации слушатели лучше всего запоминают вступление и заключение.

Есть много различных вариантов начала презентации:

- АНЕКДОТ

Это отлично «разбивает лед», потому что все начинается с юмора, и своим смехом аудитория выражает понимание и поддержку выступающему.

- ЦИТАТА

Если Вы используете этот прием, то убедитесь, что цитата соответствует теме Вашего выступления. Цитата может относиться и к показу видеозаписи, и к обобщению. Это важный элемент тренинга.

- ХУДОЖЕСТВЕННЫЕ ПРИЕМЫ

Это очень интересный и эффективный способ для того, чтобы произвести впечатление и привлечь внимание слушателей. Метафоры, лозунги – призывы, использование иностранного языка, художественное описание – все это поможет Вам усилить впечатление в начале презентации. Однако помните, что не нужно чрезмерно драматизировать или казаться слишком эмоциональным.

- ДОСТИЖЕНИЯ И ТРАДИЦИИ

Это хорошо известный прием. Люди очень живо реагируют на упоминание или похвалу своих достижений или успехов от тех, кого они уважают. Однако, избегайте лести – похвала всегда должна быть искренней.

- ИСТОРИЧЕСКИЕ ФАКТЫ

Используйте факты из истории, которые, например, произошли в прошлом в такой же день, как и дата проведения презентации.

- ДРУГИЕ ВАРИАНТЫ НАЧАЛА ПРЕЗЕНТАЦИИ

-Начните с подходящего рассказа или истории;

-Начните с категоричного заявления;

-Поставьте вопрос;

-Сделайте резкое вступление.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Заключение – это последний раунд в Вашей презентации. Помните, что на заключение должно уйти не больше 10% от всего времени выступления.

-Повторите все ключевые моменты;

-Скажите аудитории, что им нужно сделать (например, заполнить анкету..);

-Закончите на «высокой» или позитивной ноте;