Создание оглавления, сноски, схема документа

Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами.

Создание оглавления займет совсем немного времени, если, конечно, документ оформлен соответствующим образом. Если при создании документа вы не ленились его структурировать, Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно.

Прежде чем воспользоваться кнопкой Оглавления, необходимо провести структуризацию документа. Оно заключается в указании заголовков в документе. Указать заголовки можно двумя способами:

Применить стили Заголовки к абзацам текста, которые являются заголовками в тексте.
Воспользоваться режимом Структура.

Первый способ. Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:

· стиль Обычный – основной текст;

· стиль Заголовок 1 – названия разделов;

· стиль Заголовок 2 – названия подразделов;

· стиль Подзаголовок – названия выделенных небольших участков текста.

Стили находятся на вкладке Главная в группе Стили.

Второй способ. Для перехода в режим Структура нужно воспользоваться одним из способов:

· на вкладке Вид щелкнуть на кнопке Структура в группе Режимы просмотра документа;

· щелкнуть на кнопке Структура в строке состояния.

При переходе в режим Структура на ленте появляется вкладка с одноименным названием (рис. 1). С ее помощью можно быстро работать с текстом. Используя инструменты этой вкладки, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (рис. 8).

Рис. 8. Режим просмотра Структуры.

Рис. 9. Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень

Текст документа теперь будет состоять не из привычных абзацев, а только из заголовков абзацев разных уровней (от 1 до 9) и основного текста, параметры которых можно регулировать.

Для лучшей работы в режиме «Структура» заголовки должны быть отформатированы одним из встроенных или созданных стилей.

Слева от текста заголовка располагается знак «+» или «–» (символы структуры). Знак «+» сообщает, что в данном заголовке прячется подзаголовок более низкого уровня или основной текст (например, первый уровень – самый высший, в нем может находиться второй уровень, третий и т.д., во втором уровне – третий, четвертый и т.д.). Знак «–» показывает, что внутри данного абзаца подзаголовков и основного текста нет. Рядом с абзацами основного текста располагается кружок.

· Уровень 1 присваивается разделам.

· Уровень 2 присваивается подразделам.

· Уровень 3 присваивается подразделам второго уровня и т.д.

И так оформили свои заголовки одним из способов. Теперь можно проводить сборку оглавления. Из режима Структура перейти надо в режим Разметки страниц.

Сборка оглавления происходит в несколько этапов:

1. Word находит заголовки с заданными стилями.

2. Заголовки сортируются по уровням.

3. Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Для создания оглавления сделайте следующее:

1. Установите курсор в место, где будет располагаться оглавление.

2. Перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление. В появившемся списке выберите нужный тип оглавления (рис. 10). В этом меню есть два типа оглавления, которые программа формирует автоматически, а также заготовка оглавления, которое нужно заполнять вручную. При щелчке на заголовке автособираемого оглавления оно будет сразу вставлено в документ.