справочно-инф документация

Докл записка

-док, адрес-й рук-лю организации(вышестоящ), содерж излож какого-л вопроса ч выводами и предл-ми. Сост-ся вслучае необх пост в извест-ть рук-ля о каких-л фактах\событиях. ДоклЗап может быть инициат-й,отчётной, внутр и внеш. Внутр ДЗ адрес-ся непоср-но рук-лю и подпис составителем, может оформл-ся рукопис или печат сп-бом. Внеш ДЗ напр в вышест организ,оформл на общ бланке, подп-ся рук-лем орг-ии. ДЗ может иметь загол к тексту и текст сост из 2-х ч.(1-указ повод для напис;2-выводы предл). Рекв-ты: наим огр;вид док-та;дата,№; место изд;загол;текст;адресат;подпись;резолюция; Объясн зап – док-т,объясн причины какого-л действия,факта,сост работн-м и предост вышест долж лицу.

Письмо

Письмо- это обобщ-е название разл-х по содерж-ю док-ов, выдел-мых в связи с особым способом передачи текста. Служебные. П. примен-ся для решения многочисл вопрос, возник-х в управл-й деят-ти: претензии, рекламы, предложения, сопровод-е, гарантийн, подтв-я. Письмами польз-ся разл. орг-ции, незав. от подчинен-ти и формы собст-ти. Письма оформ-ся на бланке для писем, служебные.П включает в себя след. реквизиты: герб/эмблема, наим.вышестоящ орг-ции, наимен орг-ции, почтовый адрес, коммун-е. коммерч-е, дата и регист.индекс, ссылка на регистр-ю дату индекс ///адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (просто), реквизит-подпись, печать, отметка об исполнителе.

Письма подпис-ся рук-ем орг-ции и структурных подразделений, согласно их компетенции и распред-ю обяз-й, кот закрепл-ы в лок.актах.

Письма финанс-го хар-ра подпис-ет рук-ль и бухгалтер и подписи удостовер-ся печатью. Письма отпр-емые из учреждения делятся на 2 группы: инициативные (требующ. и нетребующ. ответа) и ответы. Письма-ответы носят завис-й хар-р от инициат-х.

Исходящ письма визируются ответств-м лицом на копии письма, осташегося в орг-ции. На входящих письмах простав-ся отметка о поступ-нии и резолюции руков-ля.

справочно-инф документация

Справочно-инф документация – документация, которая выдает информацию, или с помощью которой осуществляется информационный обмен.
Состав справочно-инф документов:
1. Различного рода записки (докладные, объяснительная, служебная,)
5. Протокол
6. Акт
7. Справка\личная спр

+контракт
(2) Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий выводы и предложения составителя. Записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившихся ситуаций, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешние оформляются на бланке письма, а внутренняя записка может на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, даты и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Объяснительная записка – документ, объясняющий какое либо действие, факта, случая, происшествия, составленный работником организации и представляющий высшему должностному лицу. Текст состоит из 2 частей: 1)содержит факты, послужившие поводом к ее написанию 2) причины, объясняющие сложившиеся ситуацию. Записку подписывает составитель, датой явл дата составления и подписания.
Служебная записка – аналог должностной записки, но направлена одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных, возникшим проблемам внутри организации.
Протокол – документ, фиксирующий ход чего либо и принятия решения по какому-либо вопросу, также протокол бывает заседаний собраний, который фиксирует ход решений вопросов. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Основная часть состоит из разделов и строиться по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Вводная часть – указываются ФИО председателя и секретаря (если протокол заседания), затем отмечаются персонально в алфавитном порядке ФИО присутствующих. Если их более 10 – указывают их кол-во, а список прилагается. Заканчивается повесткой дня. Из протокола может вытекать самостоятельный документ – выписка из протокола. Проводиться дословная запись части протокола. Протоколы бывают полной и краткой формы. Полной формы – отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения. Краткой формы – когда тексты докладов или выступлений прилагаются, а в самом протоколе только название вопроса. Протокол сокращенной формы кратко излагает суть основных докладов и выступлений.
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Текст акта состоит из двух частей: вводная, основная. В водной части указывается основание его составления (документ с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы. Содержание акта может быть распределено на пункты. В конце акта указывается кол-во экземпляров. Кол-во определяется количеством заинтересованных в нем лиц. Акт подписывает председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Содержание может отражают сведенья биографического или служебного характера. Справки отражающие основную деятельность организации могут быть внешними и внутренними. Текст состоит из двух частей: 1) излагаются факты, послужившие основание или поводом для ее составления 2) приводятся конкретные сведенья, отражающие существо вопроса. Справки финансового характера подписывает руководитель орг, бухгалтер и заверяется печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, а внешние – руководитель предприятия.(служ спр - офиц док-т, сод сведения об основной деятельности организации;личн спр – офиц док-т, подтвержд свед-я биогр и\или служеб хар-ра и выд част лицу(о месте раб и заним долж-ти, о разм зарплаты)

Контракт(договор) документ, предст собой соглашение об установл-ии и регулир-ии каких-л отношений.
8. общ хар-ки и особенности оформл справочно-инф док-тов.

Справка- информац.документ, содерж описание или подтвержд. фактов или событий служебного или библтограф. хар-ра. В зав-ти от содерж. справки бывают 1)служебные, 2)личные. Особенность личных – они подпис-ся рук-ми, обязательно заверяются печатью и могут офрмляться на общем бланке либо с помощью трафарета, разработ. организацией. В зав-ти от адресата – 1) внутр, 2) внешн. Внутр оформля-ся на станд. листе бумаги, напр-ся рук-лю орган-ции, подпис-ся сосавителем. Внешн. оформл-ся на общем бланке (трафарете), подпис-ся рук-лем орг-ции, напр-ся в вышестоящее орг-ции.

АКТ – док-т, сост. комиссией, подтвержд. опред. факты или события.

ПРОТОКОЛ-док-т, в кот. фиксир-ся ход обсужд. вопр. и принятия реш. га засед-х.

КОНТРАКТ(договор) – док-т, предст. собой соглаш. об установл. и регулир. к-л отнош

Реквизиты справки: 1 наименов. орг-ции(структ-го подразд), 2)назв вида док-та, 3)дата,4) регистрац индекс, 5)место составл, 6)адресат,7)заголов 8) текст, 9)подпись

АКТ – док-т, сост. комиссией, подтвержд. опред. факты или события.

ПРОТОКОЛ-док-т, в кот. фиксир-ся ход обсужд. вопр. и принятия реш. га засед-х.

КОНТРАКТ(договор) – док-т, предст. собой соглаш. об установл. и регулир. к-л отнош

ПРИКАЗ