2015-09-07
9754
Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по данному вопросу. Как правило, в сводке содержатся данные по определенным параметрам из различных источников, но связанные одной темой. Например, «Сводка о результатах исполнения документов за первое полугодие 2004 года», «Сводка данных о проведении научной конференции профессорско-преподавательского
состава» и т.д. В сводке могут содержаться данный только из одного источника, если автор документа их обобщил и переработал.
Для более глубокого анализа и с целью концентрации различных данных в одном источнике в сводке могут быть приведены сведения об источниках
информации; может быть дана характеристика фактического материала по одному или нескольким показателям.
Оформляется сводка по тем же правилам, что и справка.
Реквизиты сводки: наименование организации или структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы. Например:
|
|
|
| Подразделения, исполнители | Исполнено | Оставлено на исполнение | ||||
| Всего | В срок | С нарушением срока | Срок не наступил | С продлением срока | Без продления срока | |
| Управление информатизации Васильев И.П. Громов В.В. Планово-финансовое управление Симонова Н.П. Шевченко Г.П. |
Подписывается сводка руководителем структурного подразделения, или составителем, а при направлении ее в другую организацию – руководителем организации.
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Если перечень является самостоятельным документом, то он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечень документов, не подлежащих регистрации».
Перечни оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни в большинстве своем должны содержать гриф утверждения. Они утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
Конкретные разновидности перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список – это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.
|
|
|
Например, «Список студентов, нуждающихся в общежитии», «Список преподавателей, имеющих детей в возрасте до 14 лет», «Список сотрудников, имеющих право на приобретение разового билета на ж.д. транспорт».
Списки оформляются и составляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.
Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Подписывается список должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. Если список является приложением к распорядительным документам, то они должны визироваться составителем.
Заключение – это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения могут составляться на:
· проекты положений, постановлений, инструкций;
· научные работы (статьи, дипломные проекты, диссертации, отчеты);
· проекты стандартов и т.д.
Заключение может быть оформлено:
- на общем бланке организации (подписывается руководителем организации);
- на стандартном листе бумаги (подписывается специалистом или группой специалистов организации и заверяется печатью).
Реквизиты заключения: Наименование организации, наименование вида документа (ЗАКЛЮЧЕНИЕ), дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения состоит из двух частей:
- в первой части содержится краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка;
- во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту… замечаний нет».
Если заключение направляется в другое учреждение и оформлено не на бланке организации, то необходимо оформить сопроводительное письмо с подписью руководителя.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение, или по поводу работы специалиста или практиканта за определенный период времени.
Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ОТЗЫВ), дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
