Назначение номенклатуры дел

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет ряд функций.

1. Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

2. Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, часто является первым этапом экспертизы ценности документов.

3. Номенклатура дел используется при построении формационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

4. Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

5. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

1.2. Основные требования к составлению номенклатуры дел

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций. Они устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т.д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.

При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

Ø Номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

Ø Формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

Ø Дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные.

В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности.

Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года, вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце раздела номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т.д.)

Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами.

Разделами второй номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры – это всегда название службы делопроизводства. Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.

1.3. Правила заполнения номенклатуры дел

Заполнение каждой графы номенклатуры дел производится с учетом требований, закрепленных в нормативно-методических документах.

Каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру дел, присваивается свой индекс. Индексы имеют большое значение для практического использования номенклатуры.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02). При обозначении индексов дел используются арабские цифры.

Индексация должна быть постоянной и повторяться в номенклатуру каждый год под одним и тем же индексом.

Заголовки дел располагается в определенной последовательности, которая основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполнения им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск дел.

Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.

Вначале располагают заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к действительности организации в целом (например, устав, штатное расписание и т.д.) или структурного подразделения, если составляется его номенклатура (например, положение и должностные инструкции работников); затем – заголовки дел с организационно-распорядительными документами вышестоящих органов. Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию.

Например:

01-01 Устав фирмы

01-02 Штатное расписание

01-03 Приказы Федеральной службы по финансовым рынкам

01-04 Приказы генерального директора по основной деятельности

01-05 Договоры по работам, выполняемым фирмой и т.д.

Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности.

Вначале располагают заголовки дел с годовыми плановыми и отчетными документами, затем – с квартальными и месячными. Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности: переписка с вышестоящими органами власти и управления, переписка с подчиненными организациями, переписка с подведомственными организациями, филиалами или представительствами.

Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков дел.

Основное требование – заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основные содержания и состав документов комплекса, т.к. именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако, в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются: название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протокол, договоры и др.)

Далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:

Ø Наименование автора документов (наименование организации, должностного лица или структурного подразделения);

Ø Адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);

Ø Обобщенное краткое содержание документов дела;

Ø Указание на местоположение организаций-корреспондентов (территория, местность);

Ø Даты, к которым относятся документы дела;

Ø Указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

Заголовки должны быть конкретными. При их составлении такие формулировки, как «Разные материалы», «Общая переписка», «Материалы», «Документационные материалы» и пр., не употребляются.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью его решения, употребляют термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляют основные виды документов, которые должны быть в деле.

Например:

Документы об открытии счетов и совершения расчетных операций (положения, справки, письма, карточки и др.).

Этот же термин применяется, если в деле содержаться документы, являющиеся положением к какому-либо другому документу.

Например:

Документы к протоколам заседаний ученого совета института за 2004г. (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.).

Свои особенности имеют заголовки дел, сформированных по видам документов.

При группировке в деле распорядительных документов, в т.ч. протоколов, в заголовке указываются вид документа, автор и год.

Например:

Приказы генерального директора по производственным вопросам за 2006г.

или

Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2006г.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, период, на (за) который составлены планы или отчеты.

Например:

Годовой план финансовой деятельности фирмы

или

Годовой отчет о финансовой деятельности фирмы

или

Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиками.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются название форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Например:

Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и оказанным услугам (форма 1-пс).

В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. При составлении заголовков нужно учитывать следующее:

1. Если переписка ведется с одним корреспондентом, в заголовке дела указываются название организации и вопрос, по которому ведется переписка.

Например:

Переписка с префектурой Юго-Восточного административного округа о содержании зданий в надлежащем техническом состоянии и благоустройстве дворов.

2. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, содержится их обобщенное название, каждый корреспондент отдельно не называется.

Например:

Переписка с транспортно-экспедиторскими компаниями о перевозке грузов.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке.

Например:

Переписка с вузами г.Москвы об открытии факультетов довузовской подготовки.

3. в случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке дела они не указываются. В этом случае заголовок содержит лишь вопрос переписки.

Например:

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную и муниципальную собственность.

1.4. Количество единиц хранения

Толщина дела не должна превышать 4 см., что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей – томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.

1.5. Сроки хранения дел

Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, шестнадцать лет и т.д.)

Сроки хранения дел устанавливаются для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, т.к. документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроком хранения один год, три года, пять лет, то все дело хранится пять лет. Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих дел всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, снабжение, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.д.), независимо от места предприятий в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2000г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий соответствующей отрасли.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией. Экспертные комиссии определяют конкретные сроки и в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка «До минования надобности». Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.

В графе «Срок хранения» могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новыми», «ЭК», «ЭПК». Отметка «ЭК», помимо прочего, может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2004г., исчисляется с 1 января 2005г.

При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу «Примечание».

1.6. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования.

Номенклатура дел организации представляется руководителем службы документационного обеспечения или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это в основном негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется ЭК организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации. В таких организациях составляется три экземпляра номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого подразделения после ее согласования с архивом организации.

Номенклатура дел (сводная) организаций, которые сдают документы в государственный архив, должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один, хранится в службе ДОУ, является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службу ДОУ.

Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий передается в архив организации, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

2. Порядок формирования дел в организации

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещают в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

Дело – это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела – важная задача. Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них, не меньше значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е как сформированы дела.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка – скоросшиватель или папка – регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

При централизованном ведение делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе ДОУ. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например, секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документа. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Нормы и правила формирования дел содержатся в ряде общегосударственных документов, и таких, как государственная система документационного обеспечения управления, типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, основные правила работы архивов организаций. Кроме того, в конкретных организациях или учреждениях должны руководствоваться своими внутренними документами (инструкция по делопроизводству и др.), положения которых учитывает специфику документационного обеспечения их деятельности.

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в основных правилах работы архивах организации:

Ø В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

Ø Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

Ø В дела включаются по одному экземпляру каждого документа, при этом запрещается группировать дела черновики и буклетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы подлежащие возврату;

Ø Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако, приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

Ø В дело группируются документы одного календарного года.

Исключение составляют:

Ø Переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

Ø Личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

Ø Дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

Ø Дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);

Ø В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные подшивать запрещается;

Ø Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела.

Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Расположение в хронологическом порядке предлагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).

С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предлагает размещение документов в деле в логической последовательности решение вопросов, нумерационный – группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности); протоколы, приказы, акты и т.д.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов ит.д.

Нужно иметь ввиду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют различную специфику систематизации.

Независимо от того, какой признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах все групп документов располагают по хронологии.

При заведении дела в делопроизводстве обязательно формируют его обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

3.

Когда дела сформированы (закончены), их в течение определенного времени хранят по месту формирования в структурных подразделениях до передачи в архив организации. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела.

И в структурных подразделениях, и у секретаря (в небольших фирмах) должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются на полках вертикально в той последовательности, в которой они перечислены в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, например, 01-01, 01-02 и т.д. Номенклатура дел должна быть закреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

Номенклатура дел является справочным инструментом для поиска нужной информации. Так, чтобы определить, где искать необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Завершение дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение срока, указанного в номенклатуре. Затем они уничтожаются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет для справочной работы, после чего передаются в архив организации. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руководителя.

В течение года для работы могут понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заменитель.

В листе-заменителе указываются данные о выданном документе, когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших и получивших документ.

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком.

На выданное дело заполняется карта-заместитель с указанием структурного подразделения, индекса дела, даты выдачи, кому выдано дело, даты его возвращения. Также предусматриваются графы для росписи в получении и приеме после возвращения дела.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае основанием выдачи является письменный запрос и разрешение руководителя предприятия, где дело сформировано и находится на хранении.

Компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.

 

Контрольные вопросы

1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?

2. В соответствии, с какими общими правилами составляется номенклатура дел?

3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?

4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел разных категорий документов? Каков порядок их расположения в номенклатуре?

5. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?

6. Что понимается под термином «формирование дела»?

7. Каков порядок систематизации документов внутри дела?

8. Как определяются сроки хранения дел?

9. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?

 

 

 

пстем, но и в целом делопроизводства предприятия.ия является важным инструментом организации не только информационно-