Практическая работа №4

Анализ формуляра документов

Цель: изучить формуляр документа.

Задание: 1. Изучить перечень реквизитов организационно-распорядительных документов по ГОСТу 6.30-2003 Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов. 2. Проанализировать образцы документов,выделив в их составе реквизиты. Указать место их расположения. 3. Разработать формуляр-образецы отдельных видов документов.

1. 01. Государственный герб Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04. Код организации

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06.Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

07. Код формы документа.

08. Наименования организации.

09. Справочные данные об организации.

10. Наименование вида документа.

11. Дата документа.

12.Регистрационный номер документа.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа.

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст документа.

21.Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования документа.

24.Визы согласования документа.

25. Оттиск печати.

26. Отметка о заверении копии.

27. Отметка об исполнителе.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

30. Идентификатор электронной копии документа.

Организационно-распорядительные документы бывают:Уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.

Требования к оформлению документов:

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

· 20 - левое;

· 10 - правое;

· 20 - верхнее;

· 10 - нижнее.

 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.

 Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

 Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

 Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

 При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.