Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из СПС Консультант плюс. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

       В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

       На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

       Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;

- данные паспорта сотрудника;

- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);

- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;

- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;

- рабочий график, оплата переработки;

- причины для прекращения действия договора и иные условия;

- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

       Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

 

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

       Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

- разработать внутреннюю нормативную базу;

- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;

- произвести штатную расстановку;

- подготовить трудовые соглашения;

- разработать формы по личному составу;

- оформить карточки Т-2;

- утвердить бланки заявлений для сотрудников;

- подготовить внутренние приказы.

           

       Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

 

       Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

В нем содержатся следующие данные:

- список структурных подразделений и должностей;

- количество единиц штата по каждой должности;

- оклады, надбавки по должностям;

- фонд зарплаты организации.

       Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

       Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

       График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

- название подразделения;

- наименование должности;

- ФИО и табельный номер труженика;

- число дней отпуска;

- даты ухода в отпуск по плану и факту;

- основание переноса отпуска, предположительная дата.

       За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под подпись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

 

       Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;

- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;

- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;

- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;

- оформление и регистрация приказа в книге учета;

- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);

- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

 

       При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);

- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);

- карточки Т-2;

- трудовые;

- соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

- штатное расписание;

- положение по ОТ;

- журнал регистрации командировок;

- правила внутреннего распорядка;

- прочие.

           

       После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

       Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

       Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

       Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

       Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

       Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: 1. Изучение актуальных нормативов. 2. Определение списка требуемых документов. 3. Составление плана дальнейшей работы организации. 4. Определение ответственных за документы лиц. 5. Формирование штатного расписания. 6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. 7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: - Получение необходимых бумаг. - Оформление заявления. - Составление и подписание соглашения. - Формирование приказа на прием. - Заведение карточки Т-2. - Внесение записи в трудовую. - Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	- В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. - Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. - Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

 

       Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.