Где проставляется виза согласования?

Выполните задания, которые будут встречаться в информационном тексте, дайте ответы на вопросы, пользуясь источниками, государственным стандартом, учебными пособиями.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – пересылкой по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке ……… (укажите вид бланка) формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Оформите в тетради формуляр письма, подчеркните в формуляре наименования реквизитов, которые встретились вам впервые, т.е. те, которых не было в формулярах организационных и распорядительных документов.

Формуляр служебного письма

01 –герб 02 – эмблема 03 –товарный знак (знак обслуживания)
05 – наименование организации 08 – справочные данные об организации 10 – дата 11 – регистрационный номер 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа		15 – адресат

17 – заголовок к тексту документа

18 – текст документа
19 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
25 – отметка об исполнителе
21 – виза

Приведите примеры оформления адресата из ГОСТ Р 7.0.97-2016 (повторение из пр.р. № 1)

Если документ адресован руководителю организации, то в наименование должности входит наименование организации. Должность и фамилию пишут в дательном падеже. Фамилию и инициалы (с новой строки).
Если документ адресуют физическому лицу, то адресат оформляют как на конверте: фамилия, инициалы, адрес в соответствии с правилами услуг почтовой связи России.

Адрес в адресате указывают, если переписка ведется редко или для отправки используется конверт с прозрачным окном. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Что является датой служебного письма?

Датой письма является дата его подписания и отправки.

Какой реквизит заполняется, если письмо ответное? Пример оформления запишите.

Если письмо является ответным, то в бланке указывают номер и дату письма, на которое дается ответ, т.е. заполняется реквизит «12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

Например: На № 03-13/124 от 01.03.2018

На какой вопрос отвечает заголовок к тексту служебного письма?

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь реквизит 17 - заголовок к тексту документа, который отвечает на вопрос «О чем?».

Составьте заголовок к тексту, если в письме сообщается о том, что ваша организация предлагает юридические услуги по защите авторских прав.

7. Запишите из каких композиционных элементов состоит текст письма, всегда ли присутствуют все элементы текста письма? Обязательно ли соблюдать порядок их расположения?

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым и сложным. Простые письма состоят из одной (заключение) или двух частей (вступление и заключение). Сложные в композиционном плане текст письма содержит: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

8. Приведите примеры форм изложения текста из ГОСТ Р 6.30-2003 (п.5.18):

В деловых (служебных) письмах используются следующие формы изложения (вставьте текст ответа):

- _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Сколько вопросов может быть затронуто в письме? Каким может быть объем письма?

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более вопроса, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. содержать один вопрос.

Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

10. Как оформляется отметка о наличии приложения? Приведите примеры из ГОСТа (п.5.19). Точно перепишите пример!

1) Если прилагаемый документ назван в тексте письма:

________________________________________________________________________________

2) Если прилагаемый документ не назван или прилагаемых документов несколько:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Кто имеет право подписать служебное письмо?

Письма подписывает руководитель организации, его заместители в рамках предоставленной им компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая включает в себя фамилию имя, отчество исполнителя, должность и номер его служебного телефона. Она проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

В какой отметке указывают исполнителя, составлявшего проект служебного письма?