Объяснительная записка

Составление и оформление докладной и объяснительной записки

Задание: изучите содержание урока и ответьте на вопросы.

Вопросы по теме «Оформление докладной записки»

1. Кому адресуют докладную записку?

2. Какую информацию должна содержать докладная записка?

3. По чьей инициативе составляется докладная записка?

4. На какие группы подразделяются докладные записки по своему содержанию?

5. Как оформляются докладные записки?

6. Какие реквизиты должна содержать внешняя докладная записка?

7. Какие реквизиты должна содержать внутренняя докладная записка?

Докладная записка

 

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на ини­циативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Ес­ли она адресована руководителю данного учреждения, то счи­тается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наимено­вание организации, наименование вида документа (докладная за­писка), дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структур­ного подразделения, наименование вида документа, дату, адре­сат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

 

Пример оформления внутренней докладной записки:

Вопросы по теме «Оформление объяснительной записки»

1. В каких случаях составляются объяснительные записки?

2. Кому адресуют объяснительную записку?

3. По чьей инициативе составляется объяснительная записка?

4. Чем объяснительные записки отличаются от докладных?

5. Кто подписывает объяснительную записку?

6. Перечислите требования к оформлению и составлению объяснительных записок.

 

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояс­нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче­та, разработки). По своему оформлению объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возни­кающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисципли­ны, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от ру­ки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок автора записки или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распростра­няются и на объяснительные записки.

 

Пример оформления объяснительной записки: