Чек-лист «Уровень (само)организации сотрудника»

Часть 1. «Организация работы сотрудников».

 

Прежде чем начать разговор о мотивации сотрудников, давайте договоримся о том, что будем иметь ввиду под «мотивацией».

Мотивация – это количество энергии, которое есть у человека. Много энергии – высокая мотивация. Мало энергии – мало мотивации к деятельности.

Мотивацию могут давать разные вещи: вдохновение/воодушевление, информирование, поддержка или напряжение сотрудника.

У 3% людей энергии много, и они сами по себе активны.

Их нет необходимости мотивировать, они сами знают куда и зачем им двигаться, иногда их важно направлять и проверять в одну ли сторону они с вами идут))

17% людей важно мотивировать для того, чтобы они не забывали переходить от «думания» к «деланию».

И важно добавлять им таким образом энергии для движения = выполнения планов.

80% необходимо мотивировать постоянно.

Потому что у них главный закон – закон сохранения собственной энергии: чем меньше делаю, тем лучше. Однако, организовав работу таких сотрудников, мотивировать их будет проще.

 

Так в чем заключаются особенности мотивации сотрудников как в офисе, так и на удаленном рабочем месте?

1) Прежде - организация, потом - мотивация.

Часто руководитель совершает ошибку (№1): Мотивация предшествует организации работы сотрудников.

Если день/неделя сотрудника не организована, то руководителю приходится постоянно мотивировать сотрудников, чтобы те выполняли поставленные задачи. И у сотрудников формируется рефлекс: надо что-то сделать - руководитель их «замотивирует». Такая связка: неорганизованный сотрудник – мотивирующий руководитель, становится порочной, образуя замкнутый круг. Чем больше не организован сотрудник, тем чаще его стимулирует руководитель. Карамельки или тумаки работают 30 минут, потом энергии на работу опять нет. И цикл повторяется. Именно поэтому сначала требуется организовать рабочий день/неделю/месяц сотрудника, а потом уже мотивировать. И не в коем случае не наоборот, если хотите постепенно превратить своих работников в самостоятельных и ответственных сотрудников.

 

2) Каждому сотруднику свой мотиватор.

Ошибка №2 – это мотивация сотрудников с опорой на личный опыт руководителя: «так действовал мой начальник» или «на мне бы это сработало» или интуитивный подбор мотиваторов. Часто руководитель становится заложником одного привычного способа мотивации, который «почему-то» срабатывает не всегда.

Поэтому подбор мотиваторов должен быть индивидуальным: каждому сотруднику свой мотиватор. Разнообразие сотрудников не так велико, всех можно условно разделить на четыре группы. Про эти группы и мотиваторы пойдет речь во второй части «Особенности мотивации сотрудников (на удаленке)» - «Мотивация сотрудников».

 

А мы вернемся к организации сотрудников.

А) Организация сотрудника на (удаленном) рабочем месте.

Следуя простым правилам и инструментам, руководитель облегчит себе процесс организации сотрудника и поймет каким образом можно увеличить организованность сотрудника (уменьшить дезорганизованность), оптимизировать процессы выполнения задач и повысить эффективность работы. Все правила и инструменты включены в чек-лист и по ним легко посчитать уровень самоорганизации каждого сотрудника.

Чек-лист «Уровень (само)организации сотрудника»

№	Критерии	Иванов	Сидоров	Петров
	Тайминг рабочего времени
1.	Использует QualityTime
2.	Использует Тoggl
3.	Использует Tick
	Оснащение рабочего места
4.	Ритуал начала дня
5.	Комфортное рабочее место
6.	Рабочее место как рефлекс
	Разделение труда и отдыха
7.	Планирование по ½ дня
8.	«Помидор» (45 мин)
9.	Физическая активность (15 мин)
	Продуктивность
10.	Список жестких задач
11.	Список гибких задач по алгоритму
12.	Принцип 3-15-60-90
	Итого:

 

 

Уровень самоорганизации сотрудника (%) =(сумма баллов)/12*100

 

Если уровень самоорганизации ниже 60%, руководителю следует активно подключаться к организации работы сотрудника и по чек-листу проверять использование тех или иных инструментов самоорганизации.

Чек-лист также можно использовать, когда возникают вопросы к организованности сотрудника.

1. Тайминг рабочего времени

- заблокировать ненужные для работы сайты и приложения (QualityTime)

- использовать программу Toggl для оценки времени работы: нажимаете кнопку “пуск” и начинаете работать, прерываетесь/заканчиваете – “стоп”

- если успешно были применены предыдущие тайм-трекеры – подключайте Tick, чтобы оценить время работы на каждую операцию, проанализировать и оптимизировать.

2. Оснащение рабочего места

- начать день с привычных действий на работе/ритуалов: чашка кофе, 5 мин новостной ленты и т.д.

- создать комфорт: стол, свободный от лишнего; удобный стул; компьютер/ноутбук, наушники, стакан воды, канцтовары; одежда согласно офисному дресс-коду.

- сформировать на рабочее место рефлекс: за рабочем столом только работа, как только появляются нерабочие вопросы/темы – встать из-за стола) – и это самый главный пункт во втором блоке

3. Разделение труда и отдыха

- планировать по пол-дня: утром планировать до обеда, после обеда – до вечера.

- работать с детьми по очереди с супругой/супругом и/или вовремя сна детей (школьники уже сами себя занять смогут). Без детей придерживаться привычного рабочего графика

- использовать принцип «помидора»: 45 мин работать 15 мин отдыхать. Важно: отдых за пределами рабочего места, начинается с физ. активности (потянуться, попрыгать, поприседать и т.п.).

4. Продуктивность

- разделить все задачи на день на две группы: жесткие и гибкие.

Жесткие задачи задаются другими (руководитель, договоренности с клиентом/подрядчиком/поставщиком) и обычно привязаны к конкретному времени.

Гибкие задачи ставятся самому себе в свободные от жестких задач «окна».

Алгоритм работы с гибкими задачами:

· Составить список

· Расставить приоритеты

· Занести на канбан-доску (можно даже на листочке) и перемещать по мере выполнения задач

 

Надо сделать	Делаю	Сделал

 

- использовать принцип 3-15-60-90

· задачи до 3 минут делать сразу

· задачи до 15 мин формировать в блоки по 60 минут и выполнять в начале раб.дня и после обеда

· задачи по 60 минут (части большой задачи на месяц/неделю) распределять по всему дню

· задача на 90 минут одна в день, когда мах продуктивность и минимум отвлечений

5. Проверка уровня самоорганизации сотрудника

- ставьте «+», если использовали инструмент более чем в 50% случаев и «-», если менее 50%.

Каждый «+» соответствует одному баллу.

 

Б) Организация работы подразделения.

Общие принципы организации:

· Утренняя оперативка на 15-20 минут о задачах и планах на день

· Вечерняя оперативка на 15-20 минут о том, что выполнено за день

· Текущий контроль(частота зависит от типа сотрудника)

+

· Еженедельный отчет, который заполняется сотрудникам по итогам недели и включает в себя следующие критерии:

- что хорошо получилось

- что плохо/проблемы

- предложения/решения проблем

Варианты решений обсуждаются, тестируются и корректируются при необходимости. Затем заводятся в банк решений и становятся рабочими инструментами сотрудников.

Нет смысла нагружать сотрудниками ежедневными письменными отчетами, потому что велик риск превратить такие отчеты в отписки. На вечерней оперативке руководитель сам фиксирует для себя результаты дня, а в конце недели сверяет с отчетом сотрудников.

Безусловно, CRM облегчает процесс контроля, но даже при отсутствии оной контроль не займет много времени, если следовать вышеописанным принципам.

 

Главное помнить, что ответственность за организацию сотрудников лежит на руководителе.