Организационно-правовая документация (устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, договор)

Дисциплина Основы делопроизводства в отрасли.

Практическое занятие.

Тема: Составление и оформление основных видов документов.

План занятия:

Распорядительная документация.

Организационно-правовая документация.

Информационно-справочная и информационно-аналитическая документация

Дата: 24 марта.  

Распорядительная документация (приказ, распоряжение, указание, Постановление, решение)

Основное назначение распорядительных документов – это регулирование деятельности организации, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач и получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организации.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры управления, характера, содержания, средств и способов осуществ-ления основной деятельности организации.

К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание, Постановление, решение. Каждый документ имеет свой набор обязательных реквизитов, необходимых для его составления и обеспечивающих ему юридическую силу.

Для составления приказа, распоряжения и указания такими реквизитами являются: наименование организации, вид документа, дата документа, регистрационный номер документа, место состав-ления или издания документа, заголовок к тексту, текст документа, согласование документа, подпись.

Для Постановления и решения: герб РФ (для Постановлений), наименование организации, вид документа, дата документа, реги-страционный номер документа, место составления или издания до-кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем орга-низации (единолично), с целью разрешения основных и оперативных задач управления, стоящих перед организацией.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично, с целью разрешения оперативных вопросов в рамках действующего должностного лица.

 

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично, по во-просам информационно-методического характера, а также по во-просам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий и фирм с целью разрешения наиболее важных вопросов их деятель-ности.

 

 

Организационно-правовая документация (устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, договор)

С разработки именно этих документов начинается создание организации, установление ее структуры, определение штатной численности и состава должностей сотрудников, организация труда работников организации.

Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы админи-стративного права и являются правовой основой деятельности ор-ганизации.

Разрабатываются руководителем организации или руководи-телями структурных подразделений с привлечением других квали-фицированных специалистов. Текст этих документов обладает большой информационной емкостью и составляется на основе ти-повых форм данных документов.

Устав – это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, определяющий порядок организации работы структурного подразделения, права и обязанности его персонала.

Инструкция по отдельным видам деятельности – это пра-вовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специ-альные стороны деятельности учреждений, организаций, их под-разделений и должностных лиц.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый с целью регламентации организационно-правового положения ра-ботника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечиваю-щий условия для его эффективной работы.

Штатное расписание – это правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников органи-зации с указанием должностных окладов.

Правила внутреннего распорядка организации – это право-вой акт, определяющий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыска-ния, а также другие вопросы регулирования трудовых отношений.

Договор (контракт) – это документ, подтверждающий до-стижение договоренности об участии сторон в данной деятельности.

При подписании договора особого изучения требуют положе-ния о правах и обязанностях сторон, о сроках исполнения и порядке оплаты (только в рублях), о возможности расторжения договора и возврата денег, о санкциях к каждой стороне за невыполнение обя-зательств договора в соответствии с действующим Российским за-конодательством.

Договор – это многостраничный документ, поэтому рекомен-дуется его пронумеровать и заверить подписью каждый лист дого-вора, чтобы исключить возможность подделки и действий недобро-совестных партнеров.

 

3. Информационно-справочная и информационно-аналитическая документация (протокол, служебная записка, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, пресс-релиз, дайджест, акт, справка, заключение, отзыв, перечень, список).

Эти документы содержат объективную и достоверную информацию о фактическом положении дел в системе управления данной организации. Они сообщают сведения, инициирующие принятие управленческих решений.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения во-просов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и конференциях.

Обязательными реквизитами для этого документа являются: наименование организации, вид документа, дата заседания колле

 

гиального органа, регистрационный номер документа, место со-ставления или издания документа (только на бланке), заголовок к тексту, текст документа, подпись председателя коллегиального ор-гана и секретаря. Докладная записка – это документ, адресованный руководи-телю данной или вышестоящей организации, содержащий изложе-ние вопроса с выводами и предложениями составителя.

Предложение (служебная записка) – это документ, пред-ставляющий собой разновидность докладной записки и содержа-щий перечень конкретных предложений по определенному вопро-су.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий при-чины какого-либо действия, факта, происшествия и составляемый работником организации по требованию вышестоящего должност-ного лица.

Пояснительная записка – это документ, поясняющий от-дельные положения другого (основного) документа (плана, отчета, положения и др.).

Реквизитами, необходимыми для составления записок, являются: наименование организации или структурного подразделения, вид документа, дата документа, регистрационный номер докумен-та, место составления или издания документа (только на бланке), адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе.

Отдельные разновидности информационно-справочных доку-ментов относятся к переписке, которая используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в от-ношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Таким документом является служебное (деловое) письмо.

1. Письмо-просьба (письмо-запрос, инициативное письмо) – это письмо, требующее ответа.

2. Письмо-ответ – это ответ на инициативное письмо: положи-тельный, отрицательный или нейтральный.

Рекомендуется при положительном ответе на инициативное письмо указать сроки исполнения и использовать предлог «благо-даря».

При отрицательном ответе на инициативное письмо необхо-димо указать причину отказа и использовать предлог «из-за».

3. Письмо-подтверждение – это письмо, подтверждающее согласие с условиями договора, участия в конференции, а также наличие места в гостинице, аренду зала, предоставление льгот и др.

4. Письмо-напоминание – это вежливое напоминание о при-ближении или истечении срока исполнения или срока действия.

5. Сопроводительное письмо – это письмо, составляемое для сопровождения приложенных к нему документов и выполняющее функцию контроля наличия и отправки этих документов.

6. Договорное письмо – это разновидность сопроводительного письма, которое составляется при отправке договора.

7. Гарантийное письмо – это письмо, гарантирующее испол-нение изложенных в нем обязательств.

8. Благодарственное письмо – это письмо, содержащее благо-дарность и признательность, адресованные получателю письма.

9. Письмо-приглашение – это письмо, содержащее просьбу, приглашение об участии получателя в конференции, семинаре и других мероприятиях.

10. Информационное письмо – это письмо общего информа-ционного, рекламного характера.

11. Оферта (коммерческое письмо) – это предложение о за-ключении сделки на товары, работы и услуги. В твердой оферте устанавливается срок действия данного предложения. В свободной оферте срок действия данного предложения не указывается. Пись-мо-ответ на оферту называется акцептом. Акцепт – это письмо, со-держащее подтверждение или отклонение условий коммерческого предложения. При положительном ответе на оферту между дело-выми партнерами завязывается переписка и согласование положе-ний будущего договора/ контракта.

12. Рекламация (письмо-претензия) – это претензия к другой стороне, нарушившей договорные обязательства, с требованием о возмещении нанесенного ущерба.

13. Рекомендательное письмо – это письмо, содержащее пози-тивную оценку деловых качеств работника и адресованное его ра-ботодателю.

14. Инструктивное письмо (директивное) – это письмо от вы-шестоящих организаций с указаниями по исполнению других до-кументов.

Телеграмма – это документ, выделяемый в связи с особым способом передачи информации – по телеграфной сети. Телеграмма оформляется на телеграфном бланке в установленном порядке.

Факсограмма – это копия документа (письменного, графиче-ского, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи. Факсограмма не может считаться отдельным видом доку-мента, так как по факсу можно передать любой документ.

Телефонограмма – документ, выделяемый в связи с особым способом передачи информации – по каналам телефонной связи. Для записи телефонограммы можно использовать специальный бланк или регистрационный журнал для телефонограмм. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи. После записи следует проверить правильность телефонограммы повторным чтением.

Пресс-релизы – краткое, актуальное, социально-значимое письменное сообщение от имени организации для формирования имиджа организации, продвижения ее продукции на рынке. Пресс-релизы составляются под юбилейные даты, научные открытия, бла-готворительные акции. Работа с пресс-релизами является сферой деятельности службы по связям с общественностью.

Дайджест – это фрагменты текстов (цитаты, выдержки, кон-спекты, рефераты), подобранные по определенной тематике, сгруп-пированные для решения поставленных задач и необходимые для выполнения заданий специалистами организации.

При подготовке дайджеста необходимо делать ссылки на ис-пользованные источники информации, чтобы не быть обвиненными в плагиате и в нарушении законодательства об авторском праве.

Функциональное назначение пресс-релиза и дайджеста тесно связано с разработкой миссии фирмы.

Информационно-аналитическую документацию составляют акты, справки, заключение, отзыв, перечень, список.

Акт – это документ, составляемый для подтверждения установленных фактов, действий и событий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

1. Акты приема-передачи документов, материальных ценностей и др.

2. Акты обследования условий труда, техники безопасности, противопожарной безопасности, результатов деятельности.

3. Акты испытаний образцов, систем, технологий.

4. Акты ревизии, инвентаризации.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов деятельности организации или подтверждения сведений биографи-ческого и служебного характера.

Заключение – это документ, содержащий мнение и выводы организации, комиссии или специалистов по какому-либо докумен-ту или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, ди-пломные проекты), проекты стандартов и др.

Отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рас-смотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва со-ответствует заключению.

Перечень – это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ и составленный с целью распространения на них определенных норм и требований (перечень документов, на которых проставляется печать; перечень документов, подлежащих утверждению).

Список – это документ, содержащий перечисление лиц, пред-метов, объектов в определенном порядке. Списки составляются с целью регистрации, учета и контроля.

 

Контрольные вопросы

1. Состав и особенности организационно-правовой документации.

2. Состав и особенности распорядительной документации.

3. Состав и особенности информационно-справочной и информационно-аналитической документации.

4. Порядок составления и окончательное оформление при-каза, распоряжения и указания.

5. Порядок оставления и окончательное оформление прото-кола.

6. Составление и окончательное оформление служебного письма. Виды служебных писем.