2020-08-05
577Комплектование архива
Комплектование – пополнение архива документами в соответствии с его профилем
Профиль архива – установленный состав документов
Источник комплектования – учреждение, организация, лицо, которые должны передавать документы в ТИИ архив
Этапы работы по комплектованию:
- установить профиль архива (при организации АФ РФ – 1-й уровень)
- определить источники комплектования
- определить состав документов, который должен храниться в архиве (при экспертизе цен-ти)
- организовать комплектование.
Определение источников комплектования (списки ИК готовит Росархив)
| Существуют критерии для определения ИК: | ||
| Для учреждений | Для документов ЛП | Особая группа ИК |
| - Значение уч-я в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждение какого уровня: союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения); - полнота отражения деятельности уч-я в документах; - соответствие документов профилю архива - функционально-цлевое назначение (новизна товаров, услуг, стабильность Е-я, конкурентоспособность…); - масштаб деятельности (многоплановость производства, V уставного фонда, состав учредителей, числ-ть работников); - вид организации (наличие иностранного партнера, уникальных или типичных структур); - полнота отражения информации (степень повторения информации в фондах др. организаций) | - значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общест.жизни… - степень сохранности ЛФ, наличие ценных документов в фонде, который собрал ф/об.; - наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей. | 1. общественные организации (партии, союзы, движения, студии, клубы..) - критериев пока нет, только «классификационные»: культурные, политические, правозащитные… - политические /ся на либеральные, национал-патриотические, социал-демократические… ( в каждой из групп выделяются «лидирующие» организации (их документы сохраняют обязательно,т.к. они наиболее полно отражают важнейшие события жизни страны, региона) |
| На основе этих критериев утверждаются списки ИК | ||
Потенциальные ИК делятся на несколько групп:
| Учреждения, которые ОБЯЗАТЕЛЬНО сдают в гос. архив свои док-ты | Учреждения, чьи документы сдаются в гос.архивы в составе фондов вышестоящих инстанций или выборочно | Учреждения, которые не сдают документы (не являются ИК) | |
|
| Выборочный прием документов |
| |
| групповой | повидовой | ||
| когда из многих фондов однотипных учреждений, которые действуют на одной территории, сдаются в гос.архив 1 или несколько фондов (лучший, средний, худший) | В гос.архив сдаются отдельные виды и разновидности документов | ||
| все от избранного | немногое от всего | ||
Организация комплектования.
| Передача документов и дел | |||||||||||||||||||
| в ВЕДОМСТВЕЕНЫЙ архив | в ГОСУДАРСТВЕННЫЙ архив | ||||||||||||||||||
Сдаются:
- дела, оконченные делопроизводством;
- дела по личному составу;
- на 10 и более лет
- по описи (составляется в структурном подразделении)
Что проверяется при передаче:
1. формирование дела (установить соответствие меду заголовком дела на обложке и его содержанием);
2. правильность и полнота оформления дела:
дело переплетено/подшито, листы пронумерованы, в конце должна быть заверительная подпись об общем количестве листов в деле, обложка должна содержать: название учреждения/структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок, крайние даты, срок хранения, количество листов);
на особо ценные, личные, судебные дела составляется ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (в ней указывается заголовок, дата, индекс КАЖДОГО документа, №№ листов дела, где находится документ).
3. сопоставляется количество дел в номенклатуре и в описи (если в описи дел меньше, чем заведено в соответствии с номенклатурой - составляется справка, проводится розыск дела (если не нашли – спец.документ готовится).
Сроки хранения документов в архиве учреждения:
| Сдаются:
- из ведомственных архивов учреждений-ИК
- с переодичностью раз в 1 год/ 3-5 лет
- по описи
- с визой ЭПК
- по акту приема-передачи (основной документ)
Если у гос.архива много ИК, то у него есть ГРАФИК приема документов.
Этапы комплектования госархива:
Опись: ведомственный архив получает копию описи от госархива. При передачи документов сотрудник вед.архива передает в госархив еще 2 экземпляра описи; 1 опись – себе (т.е. к моменту передачи дел вед.архив готовит 3 экземпляра описи). Вед.архив ставит отметку о передаче документов в госархив на всех 3 экземплярах описи, которые отдаются в госархив (1 – которую ЭПК утвердила, 2 – которые вед.архив подготовил). Итак, всего готовятся 4 экземпляра описи (3-в госархив, 1- в вед.архиве остается).
Прием документов от ИК-негосударственной части АФ РФ. - с собственником документов архив оформляет договор о передаче права собственности госархиву (музею, библиотеке). В договоре прописываются условия доступа к документам (есть ли ограничения доступа, на какой срок, к каким документам …). - документы ЛП передаются в госархив по договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда о признании документов бесхозными. - на временное хранение документы ЛП принимаются на основании личного заявления владельца. При приеме: акт приема-передачи, сдаточная опись | ||||||||||||||||||
| ИК | Срок передачи |
| Федеральные органы госвласти, генпрокуратура, органы госвласти и прокуратуры республик, отраслевые академии, гособъединения, УПО федерального и республиканского подчинения | 15 |
| органы госвласти и прокуратуры краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, округов; прокуратура городов, районов, госУПО краевого, областного подчинения | 10 |
| Органы местного самоуправления; УПО городского и районного подчинения, предприятия с/х | 5 |
| Совместные предприятия с участием гос-ва; организации и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или госсобственности | 10 |
