Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

Как учитывать горюче-смазочные материалы

 

Приобретение и списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) учитывают в обычном порядке. Но для списания топлива нужен путевой лист или иной документ, подтверждающий его использование. Если же вы применяете УСН, то стоимость ГСМ можете признавать в расходах на дату оплаты независимо от использования.

 

Оглавление:

1. Как отражать ГСМ в бухгалтерском учете

2. Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

 

Как отражать ГСМ в бухгалтерском учете

Поступление ГСМ учитывают в обычном порядке в зависимости от принятой в организации учетной политики.

Есть особенности в отражении операций по приобретению ГСМ:

· через подотчетное лицо за наличный расчет;

· с использованием топливных карт.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете отражают в порядке, установленном в учетной политике.

Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

· путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов;

· путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, - если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается (Письма ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов. На обязательные реквизиты путевого листа из Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 вы можете ориентироваться при разработке собственных форм, но вам необязательно приводить их все.

Если в организации установлены нормы расхода ГСМ, то в случае выявления отклонений от норм причины перерасхода надо проанализировать. В зависимости от причины сверхнормативные затраты могут быть списаны:

· в расходы по обычным видам деятельности, если сверхнормативный расход обоснован (п. 5 ПБУ 10/99);

· на виновных лиц, если они установлены;

· на прочие расходы, если сверхнормативный расход нельзя объяснить объективными причинами или виновные лица не установлены (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании ГСМ, использованных в деятельности организации, в том числе для управленческих нужд, как правило, делают запись:

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Себестоимость ГСМ включена в расходы по обычным видам деятельности	26 (44, 20)	10-3

 

Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67).

Топливо учитывают в расходах на основании путевых листов или иных документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства, в тех отчетных периодах, за которые составлены эти документы (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от 27.09.2018 N 03-11-11/69335, от 23.12.2009 N 03-11-09/413).

Нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН не установлено ни для легковых автомобилей, ни для каких-либо других (Письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189, от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). Расходы учитываются полностью.

Однако если организация в добровольном порядке установила собственные нормы ГСМ в целях контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли может:

· учитываться в расходах в обычном порядке, если он обоснован (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 N 26-12/7430);

· учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе (хищении) ГСМ лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 N 03-03-06/1/9693);

· учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. Отсутствие виновного лица должно быть документально подтверждено, например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 N 03-03-06/1/63646);

· не признаваться в расходах, если превышение норм не имеет разумных причин или отсутствие виновного лица не подтверждено (Определение ВАС РФ от 09.07.2012 N ВАС-8327/12, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 N Ф08-5527/2015).

В целях налогообложения единым налогом, уплачиваемым при применении УСН, учтенную в расходах на дату оплаты стоимость сверхнормативных ГСМ нужно восстановить, за исключением случая, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. Ведь учет убытков от хищений в расходах п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрен, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие признания расхода, установленное п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

 

См. также: Как рассчитать расход ГСМ по нормам

 

Как учитывать приобретение бензина за наличный расчет и его списание в расходы В бухгалтерском учете операции по приобретению бензина через подотчетное лицо отражают на основании авансовых отчетов и кассовых чеков. В учете сделайте следующие проводки:   Содержание операций Дебет Кредит Оплачен бензин через подотчетное лицо 60 71 Если есть счет-фактура или НДС принимается к вычету на основании кассового чека Бензин принят к учету по стоимости приобретения за вычетом НДС 10-3 60 Отражен НДС со стоимости бензина 19 60 НДС принят к вычету 68 19 Если НДС к вычету не принимается Бензин принят к учету по стоимости приобретения, включающей НДС 10-3 60   НДС при приобретении бензина за наличный расчет через подотчетное лицо принимается к вычету на основании счета-фактуры. Вы можете принять НДС к вычету на основании кассового чека, но это рискованно. В налоговом учете стоимость приобретенного за наличный расчет бензина формируют в обычном порядке - исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДС (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, не принимаемого к вычету по причине отсутствия счета-фактуры, в расходы не включайте. Списание бензина в бухгалтерском и налоговом учете отражайте в обычном порядке.

 

Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете В бухгалтерском учете приобретение бензина по топливным картам отражают следующим образом. Как правило, денежные средства на лицевые счета топливных карт перечисляются авансом. Перечисленные поставщику ГСМ авансы в расходах не учитываются (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99). Бензин принимают к учету на основании подтверждающих документов, полученных от поставщика (обычно это товарная накладная и реестр операций по топливным картам). В связи с приобретением бензина нужно сделать следующие проводки:   Содержание операции Дебет Кредит Перечислены денежные средства на лицевой счет топливной карты 60-аванс 51 Отражен НДС с аванса 19 60-НДС (76-НДС) Принят к вычету НДС с аванса 68 19 Принят к учету бензин, приобретенный с использованием топливной карты 10-3 60-расчеты за ГСМ Отражен НДС со стоимости приобретенного бензина 19 60-расчеты за ГСМ Принят к вычету НДС со стоимости приобретенного бензина 68 19 Аванс зачтен в оплату приобретенного бензина 60-расчеты за ГСМ 60-аванс Восстановлен НДС с аванса 60-НДС (76-НДС) 68   В налоговом учете стоимость приобретенного по топливным картам бензина формируют в обычном порядке - исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДС (п. 2 ст. 254 НК РФ). Списание бензина в бухгалтерском и налоговом учете отражайте в обычном порядке.